Checklist muziekevenementen

PRAKTISCH: Werkgroep van medewerkers samenstellen om alle taken te verdelen. Denk hierbij aan het brainstormen, kiezen van een thema, inkleding, voorkeur van artiesten, ontwerpen van affiches…

PRAKTISCH: Zaal of locatie (bij tent of openlucht) vastleggen via een contract met de uitbater/eigenaar (voor kleinere zaaltjes is 6 maanden vooraf vaak voldoende, maar grote zalen, weiden en tenten reserveer je best nog vroeger).

PRAKTISCH: Als je een tent- en/of openluchtevenement geeft, denk dan aan elektriciteitstoevoer, dranghekken, frigo’s, toog, verwarmingsinstallatie, podiumstukken… (werk je al jaren met dezelfde leveranciers, dan is 6 maanden vooraf voldoende. Anders breng je dit best eerder in orde). 

PRAKTISCH: Brandverzekering afsluiten (als er geen ‘afstand van verhaal’ is opgenomen in het huurcontract en in de verzekeringspolis van de uitbater).

STAD/GEMEENTE: Vast contactpersoon afspreken die communiceert met de stad/gemeente & zijn gegevens bezorgen aan politie/brandweer/stad/gemeente. 

STAD/GEMEENTE: Bezoekje brengen aan de lokale jeugddienst en/of het evenementenloket. Zij bieden ondersteuning bij de organisatie van je evenement en kunnen uitleggen wat je op lokaal vlak in orde moet brengen.

STAD/GEMEENTE: Toestemming vragen aan het gemeentebestuur als het gaat om een openluchtevenement. Een evenement in een zaal of tent meld je best.

STAD/GEMEENTE: Uitzondering vragen op de geluidsnormen (KB 24/02/’77) als je evenement doorgaat in openlucht, een tent of een zaal zonder milieuvergunning.

STAD/GEMEENTE: Als je sterke drank wil schenken, nagaan wat de procedure is bij de gemeente of stad.

STAD/GEMEENTE: Als er een sluitingsuur is in de gemeente, vraag een verlenging aan.

STAD/GEMEENTE: Nagaan bij de gemeente wat de procedure is voor aanplakking en voor borden langs de weg.

FINANCIEEL: Begroting opstellen met verwachte uitgaven en inkomsten.

PRAKTISCH/FINANCIEEL: DJ’s en/of bands boeken. (Hou rekening met/vraag naar: de kostprijs of uitkoopsom, speelduur en het materiaal dat je als organisator moet voorzien).

PRAKTISCH/FINANCIEEL: Offertes opvragen bij geluid- en lichtinstallatie. Vergelijk ze en leg er één vast.

PROMOTIE/FINANCIEEL: Offertes voor drukwerk opvragen.

PRAKTISCH/FINANCIEEL:  Sponsordossier opstellen en op zoek gaan naar grote sponsors.

PRAKTISCH: Eerste zoektocht naar medewerkers (voor de opbouw van het evenement, tijdens het evenement zelf en de opkuis, extra helpers bij verspreiden van affiches & flyers…)

WETGEVING: Als je kiest voor affiches groter dan 1 m²: aanvraag registratienummer affichetaks (kan ook via de drukker).

WETGEVING/FINANCIEEL: Beslis of je met vrijwilligers, een firma of beiden werkt voor de security op je evenement. Vraag offertes aan & vergelijk ze met elkaar.

FINANCIEEL: Kleine sponsors (< € 250) zoeken.

PROMOTIE: Promotiemateriaal ontwerpen (affiches, sociale media, T-shirts voor medewerkers, toegangskaarten, website, flyers …).

WETGEVING: Vermeld op al het drukwerk de slogan: “Verboden op de openbare weg te gooien”

WETGEVING: Vermeld op al het drukwerk de verantwoordelijke uitgever (naam persoon/naam vzw en adres persoon/adres maatschappelijke zetel – dit is het adres waar je vereniging gevestigd ligt).

PROMOTIE: Drukklaar promotiemateriaal aanleveren bij de drukker.

PROMOTIE: Communicatieplan opstellen.

FINANCIEEL / PRAKTISCH: Plan voorverkoop opstellen: Wie krijgt hoeveel kaarten? Wanneer gaan deze in verkoop? Welke afspraken worden er gemaakt rond de betalingen?

FINANCIEEL / PRAKTISCH: Voorverkooppunten contacteren of online voorverkoop opzetten.

PRAKTISCH: Materiaal aanvragen bij een uitleen- of verhuurdienst: tafels, stoelen, podium, nadars …

PRAKTISCH: Taakoverzicht maken.

PROMOTIE: Eerste fase communicatieplan uitvoeren (sociale media: Instagram, Facebook, TikTok…).

PROMOTIE: Fotograaf vastleggen.

PROMOTIE: Drukwerk afhalen.

PROMOTIE: Affiches verdelen in jeugdhuizen, winkels, cafés …

PRAKTISCH: Als je met een eigen brouwer werkt: drank en snacks, (herbruikbare) bekers, tapinstallatie, extra frigo’s … bestellen.

FINANCIEEL: Beslis met welk betalingssysteem je werkt (betaalterminal, QR-code, cash…) en regel dit op voorhand.

FINANCIEEL: Kaarten in voorverkoop verdelen naar medewerkers.

FINANCIEEL: Voorverkoopadressen of online voorverkoop lanceren.

PROMOTIE: Affiches hangen op plaatsen waar jongeren komen (fuiven, festivals…) en op openbare plakplaatsen.

PRAKTISCH: Afspraken maken met DJ’s/groepen (soundcheck, speel(d)uur, vervoer, maaltijden, reservering overnachtingsplaats …).

WETGEVING: Nagaan welke verzekeringen verplicht en interessant zijn en ze afsluiten: burgerlijke aansprakelijkheid, contractuele aansprakelijkheid, ongevallen, polis alle risico’s …

PRAKTISCH: Buren inlichten.

PRAKTISCH: Eetstandje(s) contacteren en/of organiseren.

PROMOTIE: Flyers en affiches verdelen op andere evenementen.

PROMOTIE: Tweede plak- en flyerronde organiseren.

PROMOTIE: Sociale media onderhouden. Denk aan het aankondigen van artiesten, winacties, belangrijke informatie delen, timetable… Doe inspiratie op via de sociale media van andere evenementen.

WETGEVING: Sabam en de Billijke vergoeding (indien nodig) aanvragen via MyUnisono.

FINANCIEEL / PRAKTISCH: Voorverkoop opvolgen.

STAD/GEMEENTE: Afspraken maken rond veiligheid met politie.

PRAKTISCH: Denk na over een veilige ruimte / safe(r) space op je evenement, waar de aanwezigen tot rust kunnen komen. Bepaal op voorhand hoe je dit communiceert voor & tijdens je evenement.

PRAKTISCH: EHBO-koffer voorzien en controleren op inhoud en vervaldatums.

PRAKTISCH: Een regenplan voorzien (indien het een openluchtevent is).

PRAKTISCH: Een warmteplan voorzien: gratis kraanwater, zonnecrème-verdeelpunt, voldoende schaduw plekken… 

PROMOTIE: Persbericht de wereld insturen.

PROMOTIE: Derde plak- en flyerronde organiseren.

PRAKTISCH: Taakverdeling , (barbeheer, opbouw en opkuis,..) opstellen en verspreiden naar de medewerkers en bijkomende zoektocht medewerkers indien nodig.

PRAKTISCH: Verantwoordelijke per post aanduiden voor de dag van het evenement: backstage-, afbraak-, medewerkers-, kassa-, barverantwoordelijke…

PRAKTISCH: Opbouwplan met plattegrond opstellen.

PRAKTISCH: Afbraakplan opstellen.

PRAKTISCH: Bijhouden van levering- en ophaaldatums van gehuurde goederen (podiumelementen, drank, bouwhekken, licht & geluid…).

FINANCIEEL: Contact opnemen met sponsors rond eerder gemaakte afspraken (banners ophalen, gratis tickets verdelen…). 

PRAKTISCH: Verzekering voor medewerkers afsluiten.

PRAKTISCH: Klein (bar)materiaal voorzien: (herbruikbare) bekers, afwasmiddel, bonnetjes, bonnetjesdoos, aftrekkers, stempel, kassa …

PRAKTISCH: Denk na over een alcoholplan: polsbandjes voor verschillende leeftijden, bonnetjes… 

PRAKTISCH: Lijst nuttige telefoonnummers opstellen.

PRAKTISCH: Noodplan opstellen met aandacht voor alcohol- en drugspreventie (hoe reageren bij welke problemen, inclusief namen). 

WETGEVING: Indien nodig: Evacuatieplan opstellen.

PRAKTISCH: Preventiemaatregelen opvolgen.

PRAKTISCH: DJ’s en eventueel groepen opnieuw contacteren en briefen over praktisch verloop.

PRAKTISCH: Riders van dj’s en/of artiesten controleren en inkopen doen.

PRAKTISCH: Drukwerk printen (shiftenlijst, dranklijsten, timetable, promo komende events…). 

PRAKTISCH: Parking in orde maken.

PRAKTISCH: Bewegwijzering uithangen en aangeven waar je mag parkeren en waar de ingang is.

PRAKTISCH: Tent/terrein opbouwen.

FINANCIEEL: Wisselgeld halen.

PRAKTISCH: Buurtbewoners (opnieuw) verwittigen.

FINANCIEEL: Voorverkoop afrekenen en resterende kaarten ophalen.

PRAKTISCH: Medewerkers briefen met de laatste afspraken.

PRAKTISCH: Lijst nuttige telefoonnummers aanvullen.

PRAKTISCH: Overzichtelijke taaklijsten maken.

PRAKTISCH: Indien mogelijk: Muziekinstallatie en belichting (sound)checken.

WETGEVING: Indien mogelijk: Noodverlichting, brandblussers en nooduitgangen plaatsen/aanduiden.

STAD/GEMEENTE: Indien mogelijk: Controle van locatie door brandweer.

PRAKTISCH: Discobar, lichtinstallatie, ander materiaal ophalen of laten leveren.

PRAKTISCH: Zaal klaarzetten en inrichten, afspraken met de zaal checken (volgens het contract).

PRAKTISCH: Drank inventariseren (stocktelling).

PRAKTISCH: Onthaaltafel klaarzetten (met gasten- en medewerkerslijst en kassa met wisselgeld).

PRAKTISCH: Safe(r) Space inrichten.

PRAKTISCH: Muziekinstallatie en belichting (sound)checken.

PRAKTISCH: Materiaal ophangen: werklijst, noodnummers, sensibiliseringsaffiches,..

FINANCIEEL: Enveloppen met geld klaarleggen voor contante betalingen.

PRAKTISCH: Medewerkers briefen (algemene afspraken, taken/werklijst en opkuisregeling overlopen).

PRAKTISCH: Verantwoordelijken aanduiden die instaan in geval van dringende zaken/noodgevallen (bv. doktersbezoek, naar brouwer rijden…)

FEEST!

PRAKTISCH: Zaal en directe omgeving opruimen.

PRAKTISCH: Drank inventariseren (stocktelling).

PRAKTISCH: Wegwijzers, affiches, borden weghalen.

FINANCIEEL: Facturen betalen (zaal, DJ, installatie, podium, nadarhekken, tent, P.A., groep(en), drank, schade,tapinstallatie, drukwerk, SABAM…).

PRAKTISCH: Materiaal terugbrengen.

FINANCIEEL: Financieel eindverslag maken.

PROMOTIE: Aftermovie maken.

PROMOTIE: Foto’s online zetten (Houd rekening met de GDPR-regelgeving). 

PRAKTISCH: Medewerkers bedanken (vrijwilligers BBQ, kortingen, gratis deelname, uitstapje met medewerkers…).

PRAKTISCH: Evaluatie met de organisatoren en evaluatie met politie, gemeentebestuur …

PRAKTISCH: Een nieuwe bijeenkomst plannen om de volgende editie voor te bereiden.