Begroting

Eén van de onmisbare ingrediënten voor een geslaagd evenement is een realistische begroting, een overzicht met alle te verwachten uitgaven en inkomsten. Je wil immers niet achterblijven met een financiële kater na je evenement. Een begroting zorgt ervoor dat je als organisatie een duidelijk zicht krijgt op de financiële risico’s en en geeft je als organisator financiële rust.

Hoe maak je een begroting op?

In een begroting zet je alle uitgaven tegenover de inkomsten van jouw evenement. Om je op weg te zetten kan je deze tool gebruiken. Hieronder lijsten we de belangrijkste aandachtspunten op.

  • Uitgaven

    Lijst alle uitgaven op voor je evenement. Hou rekening met:

    • Programmatiekosten (gages en catering artiesten, bookers …)
    • Promotiekosten (lay-out, drukwerk, advertenties, t-shirts …)
    • Zaal/terrein (huur zaal/tent, huur toiletten, huur podium, aankleding, bezoek van de brandweer, schoonmaak …)
    • Beveiliging (inhuren security, huur van walkietalkies …)
    • Licht en geluid (huur materiaal, vergoeding techniekers, huur generator …)
    • Ander materiaal voor op het event (bonnetjes, toegangskaarten, polsbandjes, wegwijzers …)
    • Vergunningen en verzekeringen (extra verzekering, Sabam, billijke vergoeding …)
    • Drank en eten (aankoop drank en eten, huur toog en koeling …)
    • Vrijwilligers en medewerkers (vergoeding, catering …)
    • Afval (containerpark, afvalverwerking …)

    Tel bij de som van al die uitgaven nog eens 10 procent extra voor onvoorziene kosten.

  • Inkomsten

    Inkomsten zijn moeilijk te voorspellen. Probeer de ‘zekere’ inkomsten in te schatten, zoals sponsoring en subsidies, maar ook de onzekere, zoals de voorverkoop van kaarten, inkomgelden en winsten op verkoop van eten en drank.

Monitoring van de begroting

Een begroting moet niet alleen één keer worden opgemaakt, maar ook in de gaten worden gehouden in aanloop naar je evenement. Zo kan je inspelen op risico’s of opportuniteiten die plots opduiken. Stel daarom voor je evenement een ‘budgetbeheerder’ aan, die over de begroting waakt en ten allen tijde het financiële overzicht heeft.

  • Beeld Valerie Vonck