Zaal

Denk je dat je de ideale zaal of locatie gevonden hebt voor jouw evenement? Voor je ze definitief reserveert, sta je best even stil bij een aantal zaken. Het kan je veel problemen en kosten besparen.

Waarop moet je letten als je een zaal huurt?

  • Is de zaal technisch voldoende uitgerust, ook wat betreft elektriciteitsvoorzieningen?
  • Is de zaal geschikt voor activiteiten met luide muziek?
    • Ga na onder welke geluidscategorie de zaal valt. De geluidscategorie bepaalt hoeveel decibels er maximaal geproduceerd mogen worden. 
    • Als de geluidscategorie waaronder de zaal valt niet volstaat voor jouw evenement, moet je bij de gemeente een uitzondering aanvragen om luidere muziek te mogen spelen. Ga na of de uitbater van de zaal toestaat dat je een uitzondering aanvraagt. Hou er rekening mee dat het totaal aantal uitzonderingen per locatie per jaar gelimiteerd is. Daardoor zou het kunnen dat de zaal geen uitzondering meer kan bekomen om luidere muziek te mogen spelen.
    • Gezien de uitbater van een ‘ingedeelde inrichting’ mee verantwoordelijk is voor de overschrijving van de geluidsnormen buiten, kan die ook ingrijpen tijdens de activiteit. Concreet wil dat zeggen dat de uitbater, zonder schadeloosstelling, het evenement kan stilleggen als je de geluidsnormen overschrijdt. Het contract kan ook bepalen dat jij als organisator kan opdraaien voor de economische schade die de uitbater lijdt.
  • Ben je verplicht om de installatie van de zaal te gebruiken?
  • Is de capaciteit van de zaal voldoende groot voor je evenement? Hoeveel personen er wettelijk zijn toegelaten, vind je in het brandweerattest.
  • Heeft de zaaluitbater een jaarcontract billijke vergoeding? Zo ja, is dit het danstarief? Via www.ikgebruikmuziek.be kan je zelf een dubbelcheck doen.
  • Voorziet het huurcontract ‘afstand van verhaal’ in geval van brand? ‘Afstand van verhaal’ betekent dat je als gebruiker van de zaal ook kan terugvallen op de verzekering van de zaaluitbater. Zo niet sluit je best apart zelf een brandverzekering af.
  • Voor welke schade ben jij als organisator contractueel allemaal verantwoordelijk? Vele organisatoren tekenen een contract waarbij zij voor alles verantwoordelijk zijn, zoals schade aan de buitenzijde van het gebouw of zelfs de parking. Als huurder kun je daar echter geen verzekeringspolis voor afsluiten. Enkel eigenaars kunnen zich via hun brandpolis verzekeren voor schade aan het gebouw. Ook al ben je als organisator wettelijk niet aansprakelijk of moet er eerst een fout bewezen worden, toch tekenen veel organisatoren een blanco schuldbekentenis.
  • Welke dranken mag/moet jij schenken? Ben je vrij om zelf je drankleverancier te kiezen of ben je verplicht je dranken te bestellen via de zaaluitbater? Moet je kurkrecht betalen als je bijvoorbeeld je eigen wijn schenkt? (Op kurkrecht moet je in principe 21% btw betalen)
  • Als je een commerciële zaal huurt, dan is er sprake van handelskarakter. Min 16-jarigen mogen dan in principe niet binnen, tenzij ze worden begeleid door een volwassene.
  • Het contract bepaalt meestal ook in welke staat je de zaal moet achterlaten. Moet je verplicht extra betalen voor het werk van een poetsfirma?
  • Kan je bij overmacht de zaal zonder kosten annuleren? Hoe lang op voorhand kan dat?
  • Sommige zaaluitbaters verplichten de inzet van (externe) bewaking. Mogelijk werken ze zelf samen met een bewakingsfirma.
  • Hoe gebeurt de afvalinzameling? Moet je er extra voor betalen?

Waarop let je bij de huur van een tijdelijke inrichting?

Een evenement in een sporthal, fabriekshal, magazijn … kan in principe als er sprake is van een ‘bijzondere gelegenheid’ (zoals een 100-dagen-fuif). Zulke locaties zijn niet geschikt om er een muziekevenement te organiseren, ook al slaag je erin de eventuele geluidsoverlast binnen de perken te houden. Het is de gemeente waar de activiteit plaatsvindt die bepaalt of je bij een occasionele drankgelegenheid moet beschikken over een ‘attest hygiëne’ (formulier 240i, KB van 3 april 1953, BS 4 april 1953). De locatie moet onder meer over voldoende hygiënische en sanitaire voorzieningen beschikken.

Een ander aandachtspunt is de brandveiligheid. Veel tijdelijke inrichtingen hebben onvoldoende nooduitgangen. Vraag aan de brandweer een verslag op te maken. Dat geeft aan hoeveel personen er binnen mogen, waar je allemaal signalisatie zal moeten voorzien en waar er noodverlichting aangebracht moet worden.

Bij een tijdelijke inrichting moet jij als organisator ook voldoende rookverbodstekens hangen.

  • Beeld Nikki Lucy