Zaal
in
Denk je dat je de ideale zaal of locatie gevonden hebt voor jouw evenement? Voor je het contract tekent, kan je best een aantal dingen even nakijken. Het kan je achteraf veel problemen en onverwachte kosten besparen. Hieronder overloop je de belangrijkste aandachtspunten, van geluid en veiligheid tot verzekeringen en drank.
Is de zaal technisch en qua geluid geschikt voor jouw evenement?
Check eerst of de zaal technisch voldoende uitgerust is, ook op het vlak van elektriciteit. Plan je luide muziek? Ga dan na onder welke geluidscategorie de zaal valt. Die categorie bepaalt hoeveel decibel er maximaal geproduceerd mag worden.
Valt jouw evenement buiten die norm, dan moet je bij de gemeente een uitzondering aanvragen om luider te mogen spelen. Vraag ook aan de uitbater of die een uitzondering toestaat: het aantal uitzonderingen per locatie per jaar is beperkt, en het kan dus zijn dat er geen ruimte meer is.
Let op:
de uitbater van een zaal met een milieuvergunning (“ingedeelde inrichting”) is mee verantwoordelijk als de geluidsnormen overschreden worden. Daardoor kan die zonder vergoeding jouw evenement stilleggen als het te luid wordt. Het contract kan zelfs bepalen dat jij als organisator opdraait voor de schade die de uitbater daardoor lijdt.
Moet je de zaaluitrusting gebruiken en is de capaciteit voldoende?
Sommige uitbaters verplichten je om hun eigen installatie te gebruiken. Vraag dit na. Controleer ook of de capaciteit van de zaal groot genoeg is voor je evenement: hoeveel personen er wettelijk toegelaten zijn, vind je terug in het brandweerattest.
Moet je billijke vergoeding betalen als je een zaal huurt?
Ga na of de zaaluitbater een jaarcontract heeft voor de billijke vergoeding. Is dat het “danstarief”? Dan zijn dansactiviteiten en dj-optredens in die zaal al gedekt.
Ben je verzekerd bij brandschade?
Kijk na of het huurcontract voorziet in ‘afstand van verhaal’ bij brand. Dat betekent dat jij als huurder mee kan terugvallen op de brandverzekering van de uitbater. Staat dit niet in het contract? Sluit dan zelf een aparte brandverzekering af.
Kijk ook goed na voor welke schade jij als organisator contractueel verantwoordelijk bent. Veel organisatoren tekenen een contract waarin ze voor alles aansprakelijk zijn, zelfs voor schade aan de buitenkant van het gebouw of de parking. Als huurder kan je daar zelf geen verzekering voor afsluiten: enkel de eigenaar kan zich daartegen indekken via een brandpolis.
Teken dus nooit zomaar een blanco verklaring waarin je alle schade op je neemt, ook al ben je daar wettelijk vaak niet automatisch aansprakelijk voor!
Welke drank mag je schenken?
Ben je vrij om je eigen drankleverancier te kiezen, of moet je via de zaaluitbater bestellen? Breng je toch je eigen wijn mee, dan kan de uitbater “kurkrecht” aanrekenen. Daar betaal je in principe 21 procent btw op.
Mogen minderjarige binnen?
Huur je een commerciële zaal? Dan gelden er strengere regels: minderjarigen onder de 16 jaar mogen in principe niet binnen, tenzij ze begeleid worden door een volwassene.
In welke staat moet je de zaal achterlaten?
Het contract bepaalt meestal in welke staat je de zaal moet achterlaten, en of je verplicht extra moet betalen voor een poetsfirma. Vraag ook na hoe de afvalinzameling verloopt en of daar kosten aan verbonden zijn.
Kan je kosteloos annuleren bij overmacht?
Check vooraf of je bij overmacht de zaal zonder kosten kan annuleren, en hoeveel tijd op voorhand dat moet gebeuren.
Is bewaking verplicht?
Sommige uitbaters verplichten (externe) bewaking, soms via een vaste partner waarmee ze samenwerken.
Waarop let je bij een tijdelijke inrichting zoals een sporthal of loods?
Organiseer je je evenement in een sporthal, fabriekshal of magazijn? Dat kan in principe als het om een “bijzondere gelegenheid” gaat, zoals een eendaagse fuif. Zulke locaties zijn niet gemaakt voor een muziekevenement, ook niet als je de geluidsoverlast onder controle houdt.
- De gemeente waar je evenement plaatsvindt, bepaalt of je bij een occasionele drankgelegenheid een hygiëne-attest nodig hebt (formulier 240i). De locatie moet dan over voldoende hygiënische en sanitaire voorzieningen beschikken.
- Let extra op de brandveiligheid: veel tijdelijke locaties hebben te weinig nooduitgangen. Vraag de brandweer om een verslag op te maken. Daarin staat hoeveel personen er binnen mogen, waar je signalisatie moet voorzien en waar noodverlichting nodig is.
- Voorzie bij een tijdelijke inrichting ook voldoende rookverbodstekens.