Voorzieningen
in
Je evenement lokt bezoekers, en die hebben honger en dorst. Zorg dat ze vlot aan eten en drinken geraken. Naast eten, drinken en toiletten kun je extra voorzieningen aanbieden. Zo verbeter je de ervaring van je bezoekers en verhoog je de veiligheid.
Hoe organiseer je een vlot barbeheer?
Tijdens een fuif of concert is de bar je belangrijkste bron van inkomsten. Zorg dus dat die goed georganiseerd is.
Tips voor een vlot barbeheer:
Hoe voorkom je verlies aan de bar?
Soms ligt de winst van je drankverkoop lager dan verwacht, op basis van de stocktelling voor en na het evenement. Dit zijn de meest voorkomende oorzaken.
Tip:
Organiseer je samen met andere verenigingen? Dan stijgt de kans op misbruik, omdat medewerkers zich minder verantwoordelijk voelen voor het eindresultaat. Zet in dat geval een toogverantwoordelijke van een andere groep bij de dienstdoende ploeg, of meng de groepen. Maak ook vooraf afspraken over het aantal drankbonnen per medewerker per shiftuur, en verdeel ze voor het evenement start.
Moet je een vergunning aanvragen om eten te verkopen?
Neen. Als je jaarlijks eenmalig eten wil verkopen, moet je dat niet melden bij het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen. In de praktijk werk je meestal samen met een cateraar of foodtrucks. Zij moeten wel wettelijk in orde zijn.
Voorzie je enkel eten voor je medewerkers? Volg dan deze eenvoudige regels:
- Koel het eten altijd voldoende, zeker tijdens warme zomers.
- Plaats nooit gasflessen in een lokaal.
- Als je wil frituren, zorg dan dat je een blusdeken bij de hand hebt.
- Voorzie een EHBO-koffer op de plaats waar het eten wordt bereid. Bij brandwonden koel je best niet rechtstreeks op de wonde, maar er vlak naast.
- Werk je met elektrische vuurtjes of ovens? Check op voorhand of je stroomkring voldoende zwaar is. Niets zo vervelend als een evenement waar de stroom voortdurend uitvalt. Een elektrische inductiekookplaat met meerdere warmtezones is de beste keuze: snel, precies en energiezuinig.
Afvalbeheer
Eten voorzien betekent ook dat je meer tijd moet steken in je afvalplan.
Heb je een vestiaire nodig op je evenement?
Met een betaalde vestiaire voorkom je dat mensen zonder jas naar huis moeten. Verplicht je bezoekers om er gebruik van te maken, dan smokkelen ze ook minder makkelijk spullen naar binnen. En wie betrokken raakt bij relletjes, gaat minder snel lopen als die eerst zijn jas nog moet ophalen. Laat je vestiaire best open en bewaakt tot alle bezoekers de zaal of het terrein verlaten hebben.
Ben je verantwoordelijk als je geld vraagt voor een bewaakte vestiaire?
Ja! Als je geld vraagt dan ben je wél verantwoordelijk als er iets misgaat. Een affiche met “wij zijn niet aansprakelijk voor schade of verlies” beschermt je in dat geval niet. Zodra je geld vraagt, sluit je eigenlijk een overeenkomst af, en moet je die goed uitvoeren. Raakt een jas beschadigd of gestolen, dan kan de eigenaar een schadevergoeding van jou eisen.
Let op: er bestaan geen verzekeringen meer die een polis “vestiaire” aanbieden, dus je betaalt die schade zelf.
Ben je verantwoordelijk als je een gratis en onbewaakte vestiaire aanbiedt?
Neen. Maak dan wel duidelijk zichtbaar dat er geen bewaking is en dat jij niet verantwoordelijk bent voor diefstal of beschadiging. Zo weten bezoekers waar ze aan toe zijn en kiezen ze zelf of ze het risico nemen.
Wat hoort er in je EHBO-voorziening?
Voorzie een up-to-date EHBO pakket. Je hebt niet altijd verzorgend personeel nodig op je evenement, maar elke vrijwilliger of medewerker moet wel weten waar het materiaal ligt.
Welke extra voorzieningen maken je evenement veiliger en aangenamer?
Met een paar extra services kan je bezoekers een betere ervaring geven. Formaat volgt hierin het kader van,Feest Wijzer van VAD. Bekijk hieronder enkele dingen die je kan aanbieden!