Taken en functies van medewerkers
in
Om je evenement te doen slagen, is het belangrijk dat de taken en verantwoordelijkheden duidelijk worden verdeeld onder je medewerkers en dat er goede interne afspraken worden gemaakt.
In dit luik behandelen we enkele belangrijke functie die tijdens het volledige evenement het best worden opgenomen door de verantwoordelijken. Daarna gaan we dieper in op de taken van de medewerkers en waarvoor je medewerkers het best inschakelt. Hoeveel taken je opneemt, is ook afhankelijk van de grootte van je evenement. Bij een grote fuif zal je meer mensen moeten inzetten dan bij een kleinere variant.
Afspraken tijdens het evenement
Het is belangrijk dat al je medewerkers op de hoogte zijn van de interne afspraken en weten wie de verantwoordelijken zijn. Het is daarom aangewezen om voor het evenement nog een gezamenlijke briefing te doen en een document met de afspraken en mededelingen aan je vrijwilligers te bezorgen. Daar kunnen ze tijdens het evenement op elk moment op terugvallen.
Wat kan er in dat document staan?
- De namen van de verantwoordelijken, wat ze doen en hoe ze te contacteren zijn
- Interne afspraken, bijvoorbeeld dat ze niet dronken mogen zijn en tijdig aanwezig moeten zijn
- Preventiemaatregelen rond alcohol en drugs
- Wat vrijwilligers in return krijgen. Als dat drankbonnen zijn, wees duidelijk hoeveel en verspreid ze voor het evenement begint.
- Een beknopt overzicht van wie waar en wanneer helpt. Dat document kan je dan ook ophangen achter de bar, inkom en/of vestiaire zodat het altijd snel raadpleegbaar is.
- Instructies over wat te doen bij noodgevallen
- Belangrijke tijdstippen
- Tot hoe laat moeten bezoekers inkomen betalen?
- Tot hoe laat worden er drankbonnen verkocht?
- Tot hoe laat is drank verkrijgbaar?
- Wanneer sluit het evenement?
Functies voor de verantwoordelijken
Je organiseert je evenement waarschijnlijk niet alleen. Het is belangrijk dat onderstaande functies verdeeld worden onder de verantwoordelijken van het evenement zelf en niet onder ‘losse’ medewerkers. De verantwoordelijken hebben al de hele voorbereiding achter de rug en weten het best wat er nodig is. We sommen hieronder enkele belangrijke functies op: