Taken en functies van medewerkers

Er moet altijd één iemand zijn die de eindverantwoordelijkheid opneemt tijdens een evenement. Die persoon moet te allen tijde bereikbaar zijn en mag dus niet de handen vol hebben met allerlei kleine deeltaken.

De belangrijkste rol van de algemene coördinator is de verantwoordelijken en problemen dispatchen. Als er bij wijze van spreken gesignaleerd wordt dat het brandt, moet de coördinator niet gaan blussen, wel het probleem analyseren, ervoor zorgen dat het publiek veilig is, de brandweer verwittigd wordt, de communicatie wordt opgestart, desnoods een medische interventie wordt opgezet … Op dat moment zal hij of zij dus een aantal mensen aansturen die op hun beurt ook weer mensen aansturen.

Bij heel wat evenementen zit de algemene coördinator dan ook niet midden in het feestgedruis, maar wel in een kamer of container weg van het lawaai en met telefoon, internet, walkietalkie en andere communicatielijnen binnen handbereik.

Het spreekt voor zich dat de algemene coördinator stressbestendig moet zijn en in het beste geval ervaring heeft met evenementen of andere vormen van crisismanagement.

De veiligheidscoördinator coördineert de veiligheid. Dat houdt op zich al heel wat subtaken in.

• Crowd-management: zorgen dat het publiek zich veilig kan bewegen over het festivalterrein of binnen de zaal. Dat houdt in dat je goed in de gaten houdt of er ergens een bottleneck ontstaat en indien nodig ingrijpt, bijvoorbeeld door mensen nog voor ze aan de ticketbalie komen heel even tegen te houden
  
• Verkeersveiligheid: als je merkt dat er in de onmiddellijke omgeving van je evenement een verkeersinfarct dreigt, moet je dat proberen op te lossen. Uiteraard is daar best lang op voorhand over nagedacht en liggen de scenario’s en afspraken met de politie daarvoor klaar.
  De essentie van mobiliteitsorganisatie is communicatie. Door het publiek vooraf heel goed duidelijk te maken hoe ze met het openbaar vervoer of met de fiets ter plekke raken, vermijd je dat iedereen met de auto komt. De auto’s die toch komen, probeer je af te leiden naar goed georganiseerde parkings vanwaar ze te voet of met shuttles naar het terrein gebracht worden. Hoe meer je kunt vermijden dat voetgangers en auto’s door elkaar moeten rijden en lopen, hoe veiliger je de situatie maakt.
• Bewaking: zowel de muzikanten als de technische crew hebben doorgaans voor duizenden euro’s materiaal bij. Als veiligheidscoördinator sta je ervoor in dat al die spullen veilig kunnen worden opgeborgen en niet beschadigd of gestolen kunnen worden. De praktijk leert dat dat vooral neerkomt op ervoor zorgen dat alleen zij die écht in de buurt van dat materiaal moeten komen er ook kunnen komen
• Controle: in principe moet de veiligheidscoördinator altijd zijn fiat geven vóór het terrein of de zaal geopend kan worden. Dat moet hem of haar in staat stellen om nog een laatste controle te doen op alle veiligheidsmaatregelen. Je wil niet dat er nog een vorkheftruck staat of een boormachine op het terrein ligt wanneer het publiek al toestroomt
• Security: de veiligheidscoördinator is het belangrijkste aanspreekpunt voor de securitymensen die je eventueel inhuurt. Samen met de verantwoordelijke van de securityploeg zal hij alle belangrijke afspraken en scenario’s voor het evenement doorlopen. Ook als je niet werkt met een externe security maar met interne ‘sfeerbeheerders’ is de veiligheidscoördinator hun aanspreekpunt.

De artiesten of dj’s die je inschakelt, zijn belangrijk voor het slagen van je evenement. Je moet ze dan ook met alle oog voor detail onthalen en verwennen.

Dat begint met het onthaal van de artiesten. De eerste artiesten komen doorgaans toe nog lang voor de eerste bezoekers. Dat betekent dat de mensen die de publieksbegeleiding doen nog niet op hun posten zullen zitten. Toch moet je ervoor zorgen dat de artiesten perfect weten waar ze zich moeten aanmelden en hoe ze vandaar begeleid zullen worden naar het podium.

Op grote evenementen krijgt elke artiest een persoonlijke host aan wie ze kunnen vragen wat ze nodig hebben. Ook op kleinere evenementen kan je echter heel wat doen om het artiesten extra aangenaam te maken. Als je artiesten aan het begin van hun carrière al in de watten legt, zullen ze dat later wellicht nog niet vergeten zijn. Ze zullen met plezier terugdenken aan hun passage op jouw evenement en er mogelijk makkelijker terugkeren als ze bekender zijn.

Op de dag van je fuif, concert of festival komt er, als het goed gaat, heel wat geld in het laatje. De verantwoordelijke voor de financiën heeft dus niet alleen een verpletterende verantwoordelijkheid in de aanloop van het evenement (het opmaken van een goede begroting, bijvoorbeeld) maar ook op de dag zelf. De financieel verantwoordelijke bezorgt de vrijwilligers die aan de bonnetjes of aan de ticketbalie zitten een getelde kassa krijgen, die ook op tijd opgehaald en geteld wordt. Zo vermijd je enerzijds dat er geld verdwijnt en kun je anderzijds het succes van het evenement al goed inschatten tijdens de dag zelf.

De productieverantwoordelijke stuurt de opbouw en de afbraak aan en leidt ook op de dag zelf alle praktische zaken in goede banen. Hij of zij is dan ook het eerste aanspreekpunt zijn voor de technische crew.

Bij kleine evenementen staat de productieverantwoordelijke letterlijk ook in voor het aanvullen van het toiletpapier en de drankvoorraad, maar bij grotere evenementen zijn al die taken toegewezen aan deelverantwoordelijken. Het komt er vooral op aan dat de productieverantwoordelijke zich verantwoordelijk voelt voor zowel de grote lijnen als de details. Daarom is het belangrijk dat er een zo uitgebreid mogelijk overzicht gemaakt wordt van alle elementen die bewaakt moeten worden. Hoe meer je op voorhand analyseert en scenario’s opstelt, hoe minder er de dag zelf fout kan gaan of vergeten kan worden.

Het territorium van de stagemanager is, hoe kan het anders, het podium. Zijn taak bestaat erin om te zorgen dat alles op het podium vlot verloopt. De stressmomenten voor de stagemanager zijn de podiumwissels (in de praktijk vaak ‘change-overs’ genoemd). Op die momenten moet binnen een strak tijdschema de ene band van het podium zodat de andere kan soundchecken. Om die podiumwissels zo vlot mogelijk te maken heeft de stagemanager ook een aantal stagehands die mee de handen uit de mouwen steken. Eventueel heeft hij ook runners, die mensen en/of materiaal kunnen halen en brengen.

De barmedewerkers of de verantwoordelijken van de tussentogen moeten weten dat er geen alcohol wordt geschonken aan personen die zich in kennelijke staat van dronkenschap bevinden én dat er gecontroleerd wordt op de leeftijd bij het verkopen van alcohol. Werken jullie met een bandjessysteem, zorg dan dat zij goed weten voor wat de bandjes staan.

Deze medewerkers staan in voor het onthaal van de bezoekers en verkopen (indien van toepassing) de toegangstickets. Zij kunnen ook bezoekers vragen om hun leeftijd te bewijzen en voorzien hen van leeftijdsbandjes. Ook toegangsbandjes kunnen door deze medewerkers gecontroleerd worden. In sommige gevallen worden de drankbonnen ook aan het onthaal verkocht.

Sfeerbeheerder zijn medewerkers die instaan voor het bewaken van de ‘sfeer’ en dus ook de veiligheid (EHBO, evacuatie, vrijmaken van nooduitgangen …).

Sfeerbeheerders kunnen tijdens een evenement een belangrijke preventieve rol spelen. Zo voorkomen ze problemen en dijken ze agressie in. Deze monitoren moeten dus over de nodige communicatieve vaardigheden beschikken. Zij mogen niet aan ordehandhaving doen. Ze mogen dus enkel bemiddelen bij dreigende conflicten en zeker niet actief tussenbeide komen. Deze mensen hebben dus eerder een servicegerichte functie: informatie verstrekken aan de bezoekers, bemiddelend tussenkomen bij incidentjes, toezicht houden op de veiligheid en gebreken daaromtrent melden aan de verantwoordelijken.

Vrijwillige sfeerbeheerders kunnen ook instaan voor bewaking op je evenement als je voldoet aan alle voorwaarden.

Zij zorgen voor een vlotte gang van zaken bij de vestiaire. Laat de vestiaire nooit onbewaakt achter.

De aanwezigheid van een toiletverantwoordelijke zal ervoor zorgen dat de kans op vandalisme, illegaal druggebruik en drugshandel op de toiletten afneemt. Soms zorgt de zaaluitbater voor een eigen toiletverantwoordelijke. Bespreek dat dan goed op voorhand en betrek die persoon bij de organisatie. Je kan voorzien dat medewerkers en artiesten met een speciale badge gratis gebruik kunnen maken van de toiletten. Ook daarover moet je afspraken maken.

De personen die instaan voor de persoonscontrole aan de inkom kunnen ook eigen vrijwilligers zijn. Eigen vrijwilligers kunnen soms beter omgaan met de moeilijke bezoekers dan de erkende en opgeleide externe mensen die het publiek niet kennen en soms als een rode lap op een stier werken. 

Vrijwilligers inschakelen voor persoonscontrole mag enkel als je je houd aan de voorwaarden.