ikorganiseer.beOrganiserenWerken met vrijwilligers

Werken met vrijwilligers

in

Organisatie

Bij de organisatie van een muziekevenement komt heel wat kijken. Veel organisaties doen dan ook beroep op vrijwilligers om een handje te helpen. Maar hoe vind je die vrijwilligers en wat komt er allemaal kijken bij een vrijwilligerswerking?

Gerelateerd:

Vrijwilligerswerk en de wet

Vrijwilligerswerk doet een vrijwilliger zoals het woord zegt op vrijwillige basis, je kan dus nooit iemand verplichten om vrijwilligerswerk te doen. Daarnaast kan een vrijwilliger nooit geld verdienen met vrijwilligerswerk. Een kostenvergoeding geven kan wel, maar dan moet je je houden aan enkele strikte regels.

Je kan als organisatie enkel beroep doen op vrijwilligers als je geen winst nastreeft. Dat geldt onder meer voor vzw’s, feitelijke verenigingen en jeugdverenigingen.  Als je een jeugdvereniging bent (jeugdbeweging, jeugdhuis …) werk je al met vrijwilligers voor je werking. Zij zijn wellicht ook aan de slag op je evenement. Normaal gezien hou je dus al rekening met onderstaande aandachtspunten en hoef je deze niet meer in orde te brengen.

  • Wie

    Een vrijwilliger kan pas vrijwilligerswerk doen in het jaar dat hij of zij 16 jaar wordt. Hij of zij hoeft geen Belg te zijn: alle mensen uit de Europese Unie of mensen met een geldige verblijfsvergunning en bepaalde asielzoekers mogen zonder problemen vrijwilligerswerk doen. Er zijn wel enkele uitzonderingen voor personen die een uitkering of leefloon ontvangen: zij melden dit best bij hun dossierbeheerder.

  • Verzekering

    De meeste organisaties zoals jeugdbewegingen en vzw’s zijn verplicht hun vrijwilligers te verzekeren,  omdat de vrijwilligerswet ervoor zorgt dat vrijwilligers immuun zijn. Als een vrijwilliger tijdens het evenement een onopzettelijke fout maakt waardoor iemand anders schade lijdt, is de organisatie daar aansprakelijk voor en moet ze die schade vergoeden. Daarvoor kan je een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid (BA) nemen voor je vrijwilligers.

  • Informatieplicht

    Je bent als organisatie verplicht om jouw vrijwilligers in te lichten over enkele specifieke zaken voor zij met hun activiteiten als vrijwilliger starten. Hoe je deze informatie deelt, mag je zelf kiezen. Dat kan via een vergadering, een website, mail of informatienota. Wat je verplicht moet meedelen aan je vrijwilligers:

    • De doelstelling: wat is de doelstelling van de organisatie? Als je een jeugdvereniging bent, zijn de doelstellingen van je werking de hoofddoelstelling, niet de medewerking aan het evenement.
    • De structuur van de organisatie: is het een vzw of een feitelijke vereniging?
    • De verzekeringen die afgesloten zijn voor de vrijwilligers.
    • De kosten die eventueel terugbetaald kunnen worden. Laat ook weten hoe en wanneer deze kosten kunnen terugbetaald worden. Als je jouw vrijwilligers geen kosten terugbetaalt, moet je hen daar ook van op de hoogte brengen.
    • Dat een vrijwilliger zich moet houden aan geheimhoudingsplicht.

Meer weten over vrijwilligerswerk?

www.vrijwilligerswerk.be

Vrijwilligersbeleid

Als je werkt met vrijwilligers, bouw je best aan een degelijk vrijwilligersbeleid. Als je een jeugdvereniging bent, heb je zo’n beleid wellicht al vanuit je structurele werking. Heb je dat niet, kan je daarvoor zeker terecht bij jouw koepel of federatie.  

Als je als jeugdvereniging een bijkomend muziekevenement organiseert, is het wel goed om nog eens bij alles stil te staan. Een vrijwilliger op je evenement, bijvoorbeeld een oud-leider, hoeft niet automatisch een vrijwilliger te zijn in de dagelijkse werking van je vereniging.

Sta bij het opstellen van je vrijwilligersbeleid stil bij volgende zaken:

  • Werving en selectie

    • Hoeveel mensen hebben we nodig?
    • Waar moeten ze goed in zijn?
    • Welke taken gaan we hen geven?

  • Betrekken en motiveren

    • Hoe maken we vrijwilligers mee verantwoordelijk?
    • Hoe houden we hen betrokken bij het evenement?
    • Hoe gaan we hen motiveren?

  • Vergoeden en bedanken

    • Krijgen vrijwilligers een kostenvergoeding?
    • Hoe bedanken we onze vrijwilligers?

Als coördinator van een evenement draag je een grote verantwoordelijkheid ten aanzien van de mensen met wie je werkt. Die verantwoordelijkheid is niet alleen juridisch, maar ook menselijk. Zorg dat je steeds zorgzaam omspringt met de mensen die je mee inschakelt.

  • Beeld Valerie Vonck