Vzw versus feitelijke vereniging

Als je met verschillende personen een muziekevenement wil organiseren, sta je best even stil bij je statuut als organisator. Het is niet altijd nodig om een rechtspersoon, bijvoorbeeld een vzw, op te richten. Je kan ook samenwerken zonder een juridische structuur als een feitelijke vereniging.

Om verschillende redenen kan het echter wél aangewezen zijn om een rechtspersoon op te richten. We gaan vooral in op het vzw-statuut en zetten de voor- en nadelen ervan op een rijtje.

Wat is het doel van je evenement?

Om te beslissen of je best een vzw opricht of niet, moet je stilstaan bij wat jij of je vereniging willen bereiken met het evenement. Wanneer twee of meer personen het idee ontwikkelen om gezamenlijk een bepaald belangeloos doel te verwezenlijken, en overeenkomen om regelmatig een aantal initiatieven te nemen, is er sowieso sprake van een feitelijke vereniging. In onderstaande gevallen gaan we er dus vanuit dat je organiseert met meer dan twee personen.

  • Het evenement dient om de kas van een structurele jeugdwerking te spijzen.

    Het evenement dat je organiseert, is verbonden aan een structurele erkende jeugdwerking met een belangeloos doel zoals een jeugdhuis of een jeugdbeweging. De winsten gaan dus volledig dus naar die werking. Is je structurele werking al een vzw, dan valt het evenement mee onder die vzw.

  • Het evenement is het doel op zich. De winst gaat naar een goed of belangeloos doel of naar een volgend evenement van de vereniging. Het is dus geen eenmalig evenement.

    Je doet als vereniging geen andere activiteiten naast het evenement in kwestie. De winst van dat evenement kan gaan naar volgende editie of naar een goed doel, maar je bent wel van plan om meerdere evenementen te organiseren. Door het terugkerende karakter van het organiseren van je evenement kan je overwegen om een vzw op te richten. Hou er wel rekening mee dat je btw-plichtig bent vanaf je omzet hoger ligt dan 25.000 euro.

  • Het doel van het evenement is winst maken om te verdelen onder de leden van de vereniging.

    Als je de winst van je evenement onder de leden van de vereniging verdeelt, kan je nooit kiezen voor een vzw-statuut, enkel voor een vennootschap. Doe je dit toch als feitelijke vereniging? Dan ben je een maatschap. Raadpleeg de website van Unizo voor meer informatie.

Wat is een rechtspersoon?

Juridisch gezien zijn er twee soorten rechtssubjecten: natuurlijke personen en rechtspersonen.

Natuurlijke personen zijn mensen zoals jij en ik. Natuurlijke personen hebben elk een eigen naam, geboortedatum- en plaats, rijksregister en rechten en plichten als burger. Als natuurlijke persoon kan je dus zelfstandig contracten afsluiten en ben je als natuurlijke persoon de eindverantwoordelijke. Natuurlijke personen die zich samen verenigingen zonder een juridische structuur vormen dus een feitelijke vereniging.

Rechtspersonen zijn verschillende natuurlijke personen samen in een vereniging of organisatie door middel van een juridische structuur. De bekendste voorbeelden zijn de vzw en de bvba. Een rechtspersoon heeft ook zijn eigen identiteit, een rechtspersoonlijkheid. Die bestaat uit de naam van de organisatie, de oprichtingsdatum – en plaats, de maatschappelijke zetel en een uniek ondernemingsnummer.

Als rechtspersoon heb je ook specifieke rechten en plichten, afhankelijk van de organisatievorm. Wij richten ons op de vzw-vorm en de verplichtingen voorgeschreven in de vzw-wet.

De verschillen en voor- en nadelen tussen een feitelijke vereniging en een vzw

De rechtsvorm van de vzw biedt heel wat voordelen (rechtspersoonlijkheid, duidelijk geheel van regels,…). Maar die voordelen hebben ook een keerzijde: als je een vzw wil oprichten, moet je een aantal formaliteiten vervullen, die kosten meebrengen. Daarom is het nuttig dat je de kosten en inspanningen afweegt tegen de voordelen vóór je een beslissing neemt. We zetten de verschillen tegenover elkaar zodat de voor- en nadelen kunnen afgewogen worden.

 

Vzw Feitelijke vereniging
Rechtspersoonlijk-heid Een vzw heeft rechtspersoonlijkheid. Een feitelijke vereniging is een vereniging zonder rechtspersoonlijkheid, beheerst door de overeenkomst tussen twee of meerdere natuurlijke personen.
Statuten Verplichte opmaak van statuten Niet verplicht, maar we raden wel aan om een minimum aan afspraken op papier te zetten, bijvoorbeeld: leden aanduiden (kan van belang zijn voor verzekering), vertegenwoordiging (wie kan voor welke daden zaken ondertekenen in naam van de feitelijke vereniging?), belangeloos doel en verbod op winstuitkering toelichten (kan van belang zijn voor fiscaliteit) …
Contracten Een vzw kan als rechtspersoon contracten aangaan. De rechtspersoon is dan aansprakelijk en niet de ondertekenaar zelf. Een feitelijke vereniging kan geen contracten of verbintenissen aangaan. Contracten moeten steeds persoonlijk aangegaan worden door een lid. Dat lid is dus ook persoonlijk verantwoordelijk voor het naleven van het contract.

Wel kan er aan een bepaalde personen volmacht/mandaat gegeven worden voor het afsluiten van contracten. Dat moet dan liefst op papier staan.

Bezittingen Een vzw kan eigen bezittingen hebben en inkomsten verwerven, op voorwaarde dat ze geïnvesteerd worden in de werking. Een feitelijke vereniging heeft geen enkele juridische grond, ze kan geen eigendommen bezitten. Als er toch bezittingen zijn, zijn die in principe eigendom van de leden in onverdeeldheid.
Boekhouding Een vzw moet een boekhouding voeren en ook een jaarrekening neerleggen. Niet verplicht, wel aan te raden om een vorm van kasboekhouding bij te houden, waarbij alle uitgaventicketjes en inkomsten worden geregistreerd.

Meestal heeft een feitelijke vereniging ook een eigen bankrekening. Ook daarvoor wordt meestal een schriftelijke overeenkomst gevraagd die het bestaan en de omvang van de feitelijke vereniging bewijst.

Kosten Een vzw oprichten, statuten aanpassen, of een wijziging van de raad van bestuur doorgeven kost geld aan publicatiekosten. Alle tarieven kan je hier terugvinden. Een feitelijke vereniging oprichten en beheren kost geen geld.

Vanaf het moment dat je (meer dan eenmalig) samenwerkt rond een bepaald belangeloos doel, ben je in principe een feitelijke vereniging.

Fiscaal – inkomsten Een vzw moet jaarlijks haar inkomsten aangeven in de rechtspersonenbelasting of in sommige gevallen in de vennootschapsbelasting.
Een vzw is onderworpen aan de patrimoniumtaks (vaak nulaangifte).
Strikt genomen (wettelijk) is men verplicht om de kosten en opbrengsten  te verdelen onder de leden van de feitelijke vereniging. Die leden moeten het bekomen bedrag ieder voor zich opnemen in hun personenbelasting.

In de praktijk gebeurt dat meestal niet en is er een soort systeem gegroeid waarbij er wordt vooropgesteld dat, als in die feitelijke vereniging de financiële activiteiten goed worden afgescheiden van de privévermogens van de leden, de cijfers van de feitelijke vereniging een systeem op zich blijven dat uiteindelijk nergens wordt aangegeven aan de belastingen.

De belastingcontroleur zou dus mogelijks wel kunnen oordelen dat je als organisator de opbrengst had moeten aangeven via je personenbelasting.

Btw Btw-plichtig wanneer btw-plichtige activiteiten worden uitgeoefend.

Mogelijkheid van vrijstelling op basis van artikel 44 uit het btw-wetboek.

Mogelijkheid van gebruik van kleine ondernemingsregeling bij minder dan 25.000 euro omzet.

Ook een feitelijke vereniging is in principe btw-plichtig wanneer ze btw-plichtige activiteiten uitoefent.Maar strikt genomen kan een feitelijke vereniging geen btw-nummer aanvragen omdat ze geen ondernemingsnummer heeft.

Voor een feitelijke vereniging zou één van de leden zich als zelfstandige moeten vestigen, een ondernemingsnummer moeten aanvragen en op die manier ook een btw-nummer moeten aanvragen.

Aansprakelijkheid De vzw zelf is aansprakelijk. De leden van de vereniging zijn niet persoonlijk gebonden en kunnen bijgevolg ook niet persoonlijk aansprakelijk gesteld worden. Dit uiteraard op voorwaarde dat er geen fraude wordt gepleegd en de vereniging geleid wordt volgens het principe van ‘goede huisvader’.

Als er schuldeisers zijn, kunnen de leden van de vereniging niet op hun privévermogen aangesproken worden. Het vermogen en de bezittingen van een vereniging met rechtspersoonlijkheid zijn volledig eigendom van de vereniging en worden duidelijk onderscheiden van het vermogen en de bezittingen van de effectieve leden.

Uiteraard blijft een doordachte financiële planning een noodzaak, zodat de organisatie geen fouten kan verweten worden.

De leden verbinden zich persoonlijk tot de ‘verplichtingen’ van de vereniging.

De leden zijn dus hoofdelijk aansprakelijk.

Wordt er schade veroorzaakt aan derden of maak je verlies met je activiteiten, dan kunnen alle personen die aan het evenement meewerken aansprakelijk gesteld worden om op te draaien voor het verlies.

Leden kunnen persoonlijk aangesproken worden op hun eigen vermogen als er schuldeisers zijn.

Verzekeringen De wettelijk verplichte verzekeringen die je organisatie moet afsluiten:

  • burgerlijke-aansprakelijkheidsverzekering vrijwilligers
  • objectieve-aansprakelijkheidsverzekering voor brand en ontploffing voor elk gebouw dat de organisatie gebruikt en dat publiek toegankelijk is. Dit begrip wordt best niet in enge zin geïnterpreteerd.
  • arbeidsongevallenverzekering, als de organisatie personeel in dienst heeft
  • autoverzekering, als de organisatie eigenaar is van één of meer auto’s

Er kunnen nog andere verzekeringen nodig of verplicht zijn, afhankelijk van de activiteiten die de organisatie ontplooit.

  • gratis vrijwilligersverzekering: deze verzekering dekt de burgerrechtelijke  buitencontractuele aansprakelijkheid, lichamelijke schade en rechtsbijstand.
  • BA Uitbating
  • objectieve-aansprakelijkheidsverzekering brand en ontploffing voor elk gebouw dat de organisatie gebruikt en dat publiek toegankelijk is. Dit begrip wordt best niet in enge zin geïnterpreteerd.

Er kunnen nog andere verzekeringen nodig zijn, afhankelijk van de activiteiten die de organisatie ontplooit.

De verzekeraar kan mogelijk een probleem zienals de omvang van de feitelijke vereniging niet duidelijk is en hij dus niet weet wie en wat hij exact verzekert. Ook daarom is het belangrijk om de omvang van de feitelijke vereniging op papier te zetten.

Wanneer kiezen voor een vzw?

  • Wanneer is het vzw-statuut niet noodzakelijk?

    • Je vereniging sluit enkel heel beperkte contracten.
    • De activiteiten van je vereniging vinden plaats gedurende een korte periode van het jaar, bijvoorbeeld één feestweekend of toernooi per jaar.
    • Het gaat om eenmalige, kleinschalige activiteiten.
    • Je vereniging bezit geen onroerend goed (bijvoorbeeld gebouwen).
  • Wanneer kies je er best wel voor om een vzw te worden?

    • Je vereniging sluit vaak overeenkomsten die belangrijke financiële engagementen inhouden.
    • Het gaat om eenmalige initiatieven, of initiatieven die jaarlijks terugkeren, waar een groot budget mee gemoeid is.
    • Je vereniging wil in eigen naam onroerende goederen in eigendom bezitten.
    • Je vereniging wil beschikken over aanzienlijke kapitalen of ze ontvangt belangrijke kapitalen.
    • Je vereniging wil erkend worden en/of vraagt subsidies. Vaak stelt de overheid dan als voorwaarde dat je vereniging rechtspersoonlijkheid heeft.
    • Je loopt een groter financieel risico dan het bedrag dat op je rekeningen staat. Ook als je op het vlak van aansprakelijkheid grote risico’s loopt – een risicofuif, een aanzienlijk aantal bezoekers …  – kies je best voor de vzw-structuur.
  • Beeld Valerie Vonck