Een vzw oprichten en beheren

Bij de oprichting van een vzw bepalen de oprichters de statuten. De statuten vormen de identiteit en de grondwet van je vzw.

Je moet je houden aan enkele zaken die je verplicht moet opnemen. Daarnaast kan je ze personaliseren op maat van je organisatie.

Bijkomende zaken kan je opnemen in een intern reglement. Dat is gemakkelijker aan te passen dan de statuten.

Het intern reglement mag niet in strijd zijn met je statuten of met het wetboek voor vennootschappen en verenigingen.

De wet spreekt van leden, die de algemene vergadering van de vzw vormen, en toegetreden leden, mensen met een lidkaart van de vereniging.

De bevoegdheden en de manier van samenstelling van de leden worden door de statuten van de vzw bepaald.

De leden van het bestuursorgaan leiden en beheren de vzw en voeren de doelstellingen van de vzw uit.

Zij worden verkozen door de leden van de algemene vergadering. Een bestuur moet minstens drie leden tellen, behalve als de vzw is opgericht met 2 leden.

De leden van de algemene vergadering controleren het bestuur en bepalen en bewaken de doelen van de vzw.

De algemene vergadering moet minstens één keer per jaar samenkomen, en dit maximum 6 maanden na afsluiting van het boekjaar. Op deze vergadering moet onder andere de jaarrekening van het afgelopen boekjaar worden gecontroleerd en goedgekeurd en moet de begroting van het komende jaar worden voorgelegd en goedgekeurd.

Een algemene vergadering kan fysiek, schriftelijk of digitaal gebeuren. Bij een schriftelijke algemene vergadering kunnen alle besluiten genomen worden, met uitzondering van statutenwijzigingen.

• Het bijhouden en beheren van een intern verenigingsdossier op de maatschappelijke zetel van de vzw. Dat bevat onder meer alle verslagen en beslissingen van de algemene vergadering en de raad van bestuur, alle boekhoudkundige stukken en het ledenregister.
• Het neerleggen (binnen de 30 dagen na de algemene vergadering) van de vereiste stukken voor het extern verenigingsdossier bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Dat zijn onder meer de statuten van de vzw, akten betreffende de benoeming of ontslag van de bestuurders, een beslissing over de nietigheid of ontbinding van de vzw en de jaarrekeningen.   
• De ‘uiteindelijk begunstigden’ van je vzw registreren in het UBO-register.

Om te weten wat je juist moet doen wat betreft de boekhouding, moet je weten onder welke soort vzw je valt: de micro-vzw’s, de kleine vzw’s of de andere dan kleine vzw’s. Waar jouw vzw onder valt, vind je op de website van Scwitch. 

De meeste lokale jeugdwerkorganisatoren zijn micro-vzw’s. Die moeten een enkelvoudige boekhouding voeren, op basis van een genormaliseerd model van inkomsten en uitgaven, en een jaarrekening opmaken volgens een microschema. 

Daarnaast moeten vzw’s ook de volgende zaken opstellen:

• Een inventaris van alle bezittingen
• Een jaarrekening, die de algemene vergadering goedkeurt. Die moet op papier worden ingediend bij de griffie in het extern verenigingsdossier. Deze neerlegging is gratis.
• Een begroting, die door de algemene vergadering moet worden goedgekeurd.