Een vzw oprichten en beheren

Een vzw is een vereniging mét rechtspersoonlijkheid die een aantal mensen (of andere verenigingen) met een gemeenschappelijk belangeloos doel verenigt. De leden van de vereniging kiezen zelf wat dit belangeloze doel is. De vereniging mag winst maken, maar die winst moet terugvloeien naar de vereniging en het realiseren van haar doel.

De wetgeving rond vzw’s is recent vernieuwd en is nu ingekapseld in het Wetboek voor Vennootschappen en Verenigingen. Vzw’s dienen zich ook in regel te stellen hiermee tegen uiterlijk 1 januari 2024. Voor nieuwe vzw’s is de wet onmiddellijk van toepassing vanaf 1 mei 2019. Vanaf 1 januari 2020 zijn bepaalde dwingende bepalingen van toepassing op alle vzw’s.

Hoe richt je een vzw op?

  • 1

    Statuten opstellen

    Je komt bijeen met minstens twee oprichters en maakt de statuten op van de vereniging. De statutenbouwer van Scwitch kan je hierbij helpen. Deze tool is ook volledig conform de nieuwe vzw-wetgeving.

  • 2

    Stichtersvergadering organiseren en statuten goedkeuren

    Organiseer een stichtingsvergadering met alle betrokkenen. Op die vergadering keur je de statuten goed en onderteken je ze.

  • 3

    Online jouw vzw oprichten

    Je kan je vzw online oprichten via www.e-griffie.be aan de hand van deze handleiding van FOD justitie. Je betaalt de publicatiekosten via online bankieren en krijgt meteen na de procedure het unieke ondernemingsnummer toegestuurd.

Meer weten over het oprichten van een vzw?

Hoe is een vzw opgebouwd?

Hoe een vzw eruitziet, staat beschreven in de vzw-wetgeving. Hieronder sommen we de belangrijkste bouwstenen op.

  • Statuten

    Bij de oprichting van een vzw bepalen de oprichters de statuten. De statuten vormen de identiteit en de grondwet van je vzw. Je moet je houden aan enkele zaken die verplicht volgens de wet moeten opgenomen worden. Daarnaast kan je ze personaliseren op maat van je organisatie. Bijkomende zaken kan je ook opnemen in het intern reglement van de vzw. Dat kan je eenvoudiger aanpassen dan de statuten.

  • Leden van de vzw

    De vzw telt uiteraard leden. De wet spreekt van leden, die de algemene vergadering van de vzw vormen, en toegetreden leden, mensen met een lidkaart van de vereniging. De bevoegdheden en de manier van samenstelling van de leden worden uitsluitend door de statuten van de vzw bepaald.

    De leden van het bestuur leiden en beheren de vzw en voeren de doelstellingen van de vzw uit. Zij worden verkozen door de leden van de algemene vergadering. Een bestuur moet minstens drie leden tellen, behalve als er slechts twee leden zijn.

    De leden van de algemene vergadering controleren het bestuur en bepalen en bewaken de doelen van de vzw.

  • Overleg - de algemene vergadering

    De algemene vergadering moet minstens één keer per jaar samenkomen. Op deze vergadering moet onder andere de jaarrekening van het afgelopen boekjaar worden gecontroleerd en goedgekeurd en moet de begroting worden voorgelegd en goedgekeurd.

Wat zijn de verplichtingen van een vzw?

De vzw-wetgeving legt enkele administratieve en boekhoudkundige verplichtingen op voor vzw’s. We behandelen hier enkel de verplichtingen die de vzw-wet voorschrijft. Daarnaast moeten vzw’s uiteraard ook in orde zijn met bijvoorbeeld de GDPR en hun belastingen.

  • Administratieve verplichtingen

    • Het bijhouden en beheren van een intern verenigingsdossier op de maatschappelijke zetel van de vzw. Dat bevat onder meer alle notulen en beslissingen van de algemene vergadering en de raad van bestuur, alle boekhoudkundige stukken en het ledenregister.
    • Het neerleggen (binnen de 30 dagen) van de vereiste stukken voor het extern verenigingsdossier bij de griffie van de ondernemingsrechtbank. Dat zijn onder meer de statuten van de vzw, akten betreffende de benoeming of ontslag van de bestuurders, een beslissing over de nietigheid of ontbinding van de vzw en de jaarrekeningen.   
    • De ‘uiteindelijk begunstigden’ van je vzw registreren in het UBO-register
  • Boekhoudkundige verplichtingen

    Om te weten wat je juist moet doen wat betreft de boekhouding, moet je weten onder welke soort vzw je valt: de micro-vzw’s, de kleine vzw’s of de andere dan kleine vzw’s. Waar jouw vzw onder valt, vind je op de website van Scwitch. Dit werd recent gewijzigd in het nieuwe wetboek van vennootschappen en verenigingen.

    De meeste lokale jeugdwerkorganisatoren zijn micro-vzw’s. Die moeten een enkelvoudige boekhouding voeren, op basis van een genormaliseerd model van ontvangsten en uitgaven, en een jaarrekening op maken volgens een microschema. Dit schema moet nog bepaald worden bij een KB (koninklijk besluit).

    Daarnaast moeten vzw’s ook de volgende zaken opstellen:

    • Een inventaris van alle bezittingen
    • Een jaarrekening, die door de algemene vergadering moet worden goedgekeurd. Die moet op papier worden ingediend bij de griffie in het extern verenigingsdossier. Deze neerlegging is gratis.
    • Een begroting, die door de algemene vergadering moet worden goedgekeurd.

Enkelvoudige boekhouding voeren?

Een enkelvoudige boekhouding voeren kan makkelijk via het programma Assist.

Assist
  • Beeld Valerie Vonck