Kostenvergoeding vrijwilligers
in
Als je werkt met vrijwilligers, kan je ervoor kiezen om hun onkosten te vergoeden. Zo’n vergoeding compenseert de gemaakte kosten en is dus geen inkomen. Je beslist als organisatie zelf of je dat doet of niet.
Er zijn twee soorten vergoedingen: ofwel krijg je een vast bedrag (forfaitaire kostenvergoeding), ofwel krijg je de kosten terugbetaald die je kan bewijzen (reële kostenvergoeding). Het is niet mogelijk om beiden vergoedingen te combineren (wel met vervoersonkosten).
Forfaitaire kostenvergoeding
De forfaitaire vergoeding is er voor gemaakte kosten die je niet kan bewijzen, maar bijhoudt in een register. De vergoeding moet altijd aan gemaakte kosten gekoppeld zijn, niet aan een bepaalde prestatie. Anders spreken we over een loon en gaat het niet meer om vrijwilligerswerk.
Je kan wel in je informatienota voorzien dat de vergoeding voor een dagdeel lager is dan de vergoeding voor een hele dag.
Maximumbedrag forfaitaire kostenvergoeding
- Een vrijwilliger mag per kalenderjaar maximum 1659,29 euro aan forfaitaire kostenvergoedingen ontvangen (bedrag 2024).
- De vergoeding mag niet hoger liggen dan 41,48 euro per dag (bedrag 2024).
- Bovenop die bedragen mag een vrijwilliger een verplaatsingsvergoeding (reële kostenvergoeding) ontvangen voor maximaal 2000 kilometer per jaar en maximaal 0,4269 euro per kilometer voor gemotoriseerde voertuigen (bedrag 2024) en 0,35 euro per kilometer voor fietsen.
Vervoersonkosten
Een vrijwilliger mag een forfaitaire kostenvergoeding combineren met het terugkrijgen van de vervoersonkosten (via de reële kostenvergoeding) voor maximaal 2000 kilometer per jaar met de wagen.
Voor andere onkosten geldt dit niet! Je mag verder de forfaitair en reële kostenvergoeding niet combineren.
Vrijwilligen bij verschillende organisaties
De maxima gelden voor al het vrijwilligerswerk dat iemand uitoefent samen. Wie als vrijwilliger bij meerdere organisaties forfaitaire kostenvergoedingen ontvangt, houdt de optelsom zelf goed in de gaten. Een vrijwilliger die het maximumbedrag overschrijdt, is niet meer vrijgesteld op fiscaal vlak en met betrekking tot de sociale zekerheid.
Reële kostenvergoeding
Met een reële kostenvergoeding betaal je je vrijwilligers terug wat ze werkelijk hebben uitgegeven . Het gaat bijvoorbeeld om de aankoop van een treinticket, de broodjes voor de vergadering … De vrijwilliger moet die kosten bewijzen aan de hand van facturen, aankoopbewijzen, tickets …
Maximumbedrag kilometervergoeding
Als de vergoeding berekend wordt op basis van de afgelegde kilometers is dit ook een reële kostenvergoeding. Je moet ritten met de wagen en fiets steeds bewijzen aan de hand van onkostennota’s.
- Wagen: maximum 0,4269 euro per kilometer (2024).
LET OP Voor kilometers met een wagen van de organisatie kan geen kilometervergoeding gegeven worden. - Fiets: maximum 0,35 euro per per kilometer (2024)
Wat met occasionele geschenken voor vrijwilligers?
Als je je vrijwilligers soms een geschenk geeft, zoals bijvoorbeeld bij een feestdag of in de Week van de Vrijwilliger, wordt dit niet gezien als een kostenvergoeding. Een organisatie mag eens een geschenkje aanbieden. Dit moet uitzonderlijk blijven!
Wil je weten wat de regels hierrond zijn? Bekijk de instructies bij de Sociale Zekerheid.