Kostenvergoeding vrijwilligers

Als je werkt met vrijwilligers, kan je ervoor kiezen om hun onkosten te vergoeden. Zo’n vergoeding compenseert enkel de gemaakte kosten en is dus geen inkomen. Je beslist zelf als organisatie of je dat doet of niet. 

Er zijn twee soorten vergoedingen: ofwel krijg je een vast bedrag (forfaitaire kostenvergoeding), ofwel krijg je de kosten terugbetaald die je kan bewijzen (reële kostenvergoeding). Je kan beiden niet combineren (tenzij met vervoersonkosten).

Forfaitaire kostenvergoeding

De forfaitaire vergoeding is er voor gemaakte kosten die je niet kan bewijzen, maar wel bijhoudt in een register. De vergoeding moet in elk geval aan gemaakte kosten gekoppeld zijn, niet aan een bepaalde prestatie. Anders spreken we over een loon en gaat het niet meer om vrijwilligerswerk.

Je kan wel in je informatienota voorzien dat de vergoeding voor een dagdeel lager is dan de vergoeding voor een hele dag.

Maximumbedrag forfaitaire kostenvergoeding

  • Een vrijwilliger mag per kalenderjaar maximum 1388,40 euro aan forfaitaire kostenvergoedingen ontvangen (bedrag 2019).
  • De vergoeding mag niet hoger liggen dan 34,71 euro per dag (bedrag 2019).
  • Bovenop die bedragen mag een vrijwilliger een verplaatsingsvergoeding (reële kostenvergoeding) ontvangen voor maximaal  2000 kilometer per jaar en maximaal 0,3573 euro per kilometer (bedrag geldig van 1 juli 2018 tot 30 juni 2019).

Reële kostenvergoeding

Met een reële kostenvergoeding betaal je je vrijwilligers terug wat ze werkelijk hebben uitgegeven . Het gaat bijvoorbeeld om de aankoop van een treinticket, de broodjes voor de vergadering … De vrijwilliger moet die kosten bewijzen aan de hand van facturen, aankoopbewijzen, tickets …

Maximumbedrag kilometervergoeding

Als de vergoeding berekend wordt op basis van de afgelegde kilometers is dit ook een reële kostenvergoeding. Je moet ritten met de wagen en fiets steeds bewijzen aan de hand van onkostennota’s.

  • Wagen: maximum 0,3573 euro per kilometer (van 1 juli 2018 tot 30 juni 2019).
    LET OP Voor kilometers met een wagen van de organisatie kan geen kilometervergoeding gegeven worden.
  • Fiets: maximum 0,23 euro per per kilometer

Wat met occasionele geschenken voor vrijwilligers?

Als je je vrijwilligers een occasioneel geschenk geeft, zoals bijvoorbeeld bij een feestdag of in de Week van de Vrijwilliger, wordt dit niet gezien als een vorm van kostenvergoeding als de regels van toepassing op werknemers voor occasionele geschenken worden nageleefd. Het cadeau telt dus niet mee voor het maximumbedrag dat vrijwilligers aan onkostenvergoedingen mogen ontvangen.

  • Beeld Valerie Vonck