Kostenvergoeding vrijwilligers
in
Als je werkt met vrijwilligers, is het mogelijk om hun onkosten te vergoeden. Je beslist met je organisatie of je hen vergoedt. Zorg dat je dit afspreekt bij de start van het engagement.
Er zijn twee soorten vergoedingen: ofwel geef je een vast bedrag (forfaitaire kostenvergoeding), ofwel betaal je de kosten terug die je kan bewijzen (reële kostenvergoeding). Het is niet mogelijk om beiden vergoedingen te combineren – wel met vervoersonkosten.
Wat is de forfaitaire onkostenvergoeding?
De forfaitaire vergoeding is er voor gemaakte kosten die je niet kan bewijzen, maar wel bijhoudt in een register. Hierin noteer je hoeveel vergoeding de persoon krijgt en waarvoor.
Informatienota
Als je werkt met vrijwilligers moet je je hen informeren, liefst via een informatienota. Hierin staat bijvoorbeeld het doel van je organisatie maar ook waarvoor en hoeveel vrijwilligers vergoed worden. Je kiest zelf de hoogte van de vergoeding, zolang deze onder het wettelijk maximum ligt.
Maximumbedrag forfaitaire kostenvergoeding – in 2025
- Een vrijwilliger mag per kalenderjaar maximum 1692,51 euro aan forfaitaire kostenvergoedingen ontvangen.
- De vergoeding mag niet hoger liggen dan 42,31 euro per dag.
- Bovenop die bedragen mag een vrijwilliger een verplaatsingsvergoeding (reële kostenvergoeding) ontvangen voor maximaal 2000 kilometer per jaar en maximaal 0,4415 euro per kilometer voor gemotoriseerde voertuigen en 0,36 euro per kilometer voor fietsen.
Waarmee houd je rekening bij het geven van de forfaitaire onkostenvergoeding?
Combineren van soorten vergoedingen
Een vrijwilliger mag een forfaitaire kostenvergoeding combineren met het terugkrijgen van de vervoersonkosten (via de reële kostenvergoeding) voor maximaal 2000 kilometer per jaar met de wagen. Voor andere onkosten geldt dit niet. Je mag verder de forfaitair en reële kostenvergoeding niet combineren.
Vrijwilligen bij verschillende organisaties
De maxima gelden voor al het vrijwilligerswerk dat iemand doet (dus ook bij andere organisaties). Een vrijwilliger die het maximumbedrag overschrijdt, is niet meer vrijgesteld op fiscaal vlak en met betrekking tot de sociale zekerheid.
Wat is de reële kostenvergoeding?
Met bewijsstukken
Met een reële kostenvergoeding betaal je je vrijwilligers terug wat ze werkelijk hebben uitgegeven. Het gaat bijvoorbeeld om de aankoop van een treinticket, de broodjes voor de vergadering… De vrijwilliger moet die kosten bewijzen aan de hand van facturen, aankoopbewijzen, tickets …
Maximumbedrag kilometervergoeding – in 2025
Als je iemand vergoedt voor gemaakte verplaatsingen en dit berekent op basis van de afgelegde kilometers is dit een reële kostenvergoeding. Je moet ritten met de wagen en fiets steeds bewijzen door het opstellen van onkostennota’s.
- Wagen: maximum 0,4415 euro per kilometer
LET OP je kan nooit iemand een kilometervergoeding geven voor ritten die gemaakt worden met de auto van de eigen organisatie.
- Fiets: maximum 0,36 euro per per kilometer
Wat met occasionele geschenken voor vrijwilligers?
Als je je vrijwilligers soms een geschenk geeft, zoals bij een feestdag of in de Week van de Vrijwilliger, wordt dit niet gezien als een kostenvergoeding. Een organisatie mag eens een geschenkje aanbieden. Dit moet uitzonderlijk blijven!
Wil je weten wat de regels hierrond zijn? Bekijk de instructies bij de Sociale Zekerheid.