Communicatie met de buurt
in
Een evenement organiseren is natuurlijk vooral plezier maken, maar vergeet niet: rondom jouw evenement wonen ook mensen. Goede afspraken en een beetje respect voor de buurt kunnen een wereld van verschil maken. Want een goede band met je buren zorgt ervoor dat iedereen kan genieten én dat jouw evenement ook in de toekomst welkom blijft.
Hoe informeer je de buurt over je evenement?
Informeer de buurt over de activiteiten met een bewonersbrief. Zo laat je zien dat je rekening houdt met hen. Goodwill van jullie kant zorgt hopelijk ook voor verdraagzaamheid van hun kant.
Je kan een exemplaar van de bewonersbrief aan de lokale politie bezorgen. Zo zijn ze daar op de hoogte van jullie goede bedoelingen.
Hoe schrijf je een bewonersbrief?
Een bewonersbrief is een handige manier om mensen uit de buurt vooraf te informeren over je evenement. Zorg ervoor dat de belangrijkste informatie duidelijk en overzichtelijk wordt meegedeeld.
- Praktische info: vermeld wanneer het evenement plaatsvindt en geef het begin- en einduur mee.
- Verkeer en parkeren: leg uit welke maatregelen van toepassing zijn, zoals tijdelijke parkeerverboden, afgesloten straten, omleidingen of extra plaatsen om fietsen te stallen.
- Geluid: geef aan of buurtbewoners geluid kunnen horen en hoeveel hinder ze ongeveer kunnen verwachten.
- Contactpersoon: vermeld wie buurtbewoners kunnen contacteren bij vragen of problemen. Noteer hierbij de naam en het telefoonnummer van de verantwoordelijke.
- Verspreiding: laat de brief tijdig drukken en bezorg hem aan de bewoners in de omgeving van het evenement.
Controleer ten slotte of alle informatie in de bewonersbrief overeenkomt met wat in de evenementvergunning is opgenomen. Zo weten buurtbewoners op tijd wat ze kunnen verwachten en vermijd je onnodige misverstanden of klachten.
Let op:
Sommige gemeenten, zoals Sint-Niklaas, maken het verspreiden van een bewonersbrief zelfs verplicht bij muziekevenementen of evenementen met verkeersmaatregelen, en verwachten dat de brief in een straal van minimaal 100 meter rond het evenement wordt bedeeld. Check dus zeker wat in jouw gemeente nodig is.
Hoe betrek je de buurt bij je evenement?
Nodig de buren uit op je evenement! Voorzie gratis tickets voor de buurt, hetzij voor het evenement zelf, hetzij voor een pers- of vipmoment vooraf. Je kan hen betrekken bij je evenement en vragen of ze willen helpen, bijvoorbeeld in de vestiaire, aan de inkom of achter de bar.
Wat doe je als buren met klachten zitten over je evenement?
Ga in gesprek! Neem buren hun bezorgdheden en eventuele klachten altijd ernstig. Je wil je buren te vriend houden en open staan voor een gesprek. Zorg ervoor dat zij jou makkelijk kunnen bereiken!
Hoe zorg je dat buren jou kunnen bereiken?
Zorg ervoor dat de buren jou rechtstreeks kunnen bereiken bij eventuele klachten. Zo kan je als organisator snel reageren en vermijd je politietussenkomt. Vermeld bijvoorbeeld een telefoonnummer in de bewonersbrief.
Hoe check je of de muziek te luid staat?
Ga luisteren bij de buren!
Organiseer je een fuif of optreden? Ga dan tijdens de soundcheck even langs bij de buren. Zo weet je meteen of de muziek te luid staat en toon je aan de buurtbewoners dat je inspanningen levert om de overlast voor hen te beperken.
Laat de buurt trots zijn
Tip:
Evenementen laten een buurt leven. Zorg er dus voor dat je buren trots zijn op het evenement en het mee uitdragen. Een goed imago en positieve lokale persaandacht helpen hierbij.