ikorganiseer.beOrganiserenCommunicatiePromotie van je evenementCommunicatieplan opstellen voor je evenement

Communicatieplan opstellen voor je evenement

in

Communicatie

Communicatie is een van de belangrijkste onderdelen van je evenement. Denk aan offline kanalen zoals affiches, reclameborden en flyers, maar ook aan sociale media zoals Instagram, Facebook en Tik Tok. Met zoveel kanalen naast elkaar verlies je snel het overzicht. Daarom stel je best een communicatieplan op: zo weet je precies wie je wil bereiken, wat je wil vertellen en via welk kanaal.

Gerelateerd:

Wat staat er in een goed communicatieplan?

Een communicatieplan kan beknopt of erg uitgebreid zijn, maar bevat altijd een aantal vaste onderdelen. Met de vragen hieronder vind je stap voor stap de meest geschikte vorm van communicatie voor jouw evenement:

Het doel: wat wil je bereiken?

Je kan één doel bepalen, maar je stelt er beter meerdere op voor de verschillende doelgroepen die je wil bereiken. Je kan je doelen bepalen met de SMART-methode. Een doel is dan:

  • Specifiek: je kan het eenduidig uitleggen.
  • Meetbaar: je kan achteraf meten of het doel behaald is.
  • Actiegericht: je kan er één of meerdere activiteiten aan vasthangen.
  • Realistisch: je kan er zeker van zijn dat je doel haalbaar is.
  • Tijdsgebonden: je kan een begin- en een eindpunt vastleggen.

 

Stel dat je een fuif wil organiseren en je het doel hebt om zeker 50 bezoekers aan te trekken, dan kan je dit schema als volgt toepassen: 

Specifiek: je kan het eenduidig uitleggen. Bijvoorbeeld: “We willen 50 bezoekers op onze eerste fuif”, niet gewoon “we willen veel volk.”

Meetbaar: je kan achteraf meten of het doel behaald is. Bijvoorbeeld via het aantal verkochte tickets of het aantal ‘ik ga’-klikken op je Facebookevenement.

Actiegericht: je kan er één of meerdere activiteiten aan vasthangen. Bijvoorbeeld: flyers uitdelen op school, een Instagrampost per week, of vrienden vragen om te delen.

Realistisch: je kan er zeker van zijn dat je doel haalbaar is. Kijk naar je zaal (past er 50 volk in?), je netwerk en je tijd om te promoten.

Tijdsgebonden: je kan een begin- en een eindpunt vastleggen. Bijvoorbeeld: “een week voor de fuif hebben we al 30 tickets verkocht.”

De doelgroep: wie wil je bereiken?

Voor je start met communiceren, vraag je jezelf af: wie wil ik bereiken met mijn evenement? Organiseer je een fuif voor jongeren uit je buurt? Dan communiceer je waarschijnlijk anders dan wanneer je een muziekevenement organiseert voor een ouder publiek. 

  • Kies een hoofddoelgroep

    Als organisator kies je best één hoofddoelgroep. Vaak zitten er binnen die doelgroep nog verschillende groepen. Je evenement kan bijvoorbeeld zowel jongeren uit je buurt aanspreken als bezoekers van verder weg. 

  • Maak een overzicht van je doelgroepen

    Denk bij het maken van dit overzicht aan kenmerken zoals leeftijd (jong of oud), afstand (uit de buurt of van verder), muzieksmaak (bijvoorbeeld liefhebbers van rockmuziek) of gezinssituatie (bijvoorbeeld gezinnen met kinderen). Zo krijg je een duidelijk beeld van wie je allemaal wil bereiken, en kan je je boodschap daarop afstemmen.

De boodschap: wat wil je vertellen?

Bepaal voor elke doelgroep één duidelijke boodschap. Probeer niet alles tegelijk te zeggen: kies wat het belangrijkste is voor die groep. 

  • Tone of voice

    Denk na over je tone of voice: dit is de manier waarop je iets zegt. Dat kan speels en luchtig zijn, of net wat formeler en serieuzer. Je sponsors spreek je bijvoorbeeld anders aan dan de jongeren die je naar je evenement wil lokken. 

    Een voorbeeld van dezelfde boodschap in twee tones of voice: 

    1. Voor je sponsors: “Steun een lokaal initiatief en bereik samen met ons een breed publiek.” 
    2. Voor je bezoekers: “Kom dansen op de beste hits, tickets nu te koop!” 

  • Call-to-action

    Bepaal ten slotte een duidelijke call-to-action: wat moet iemand doen nadat hij of zij je boodschap gelezen heeft? Ticket kopen, inschrijven, delen met vrienden? Je wil je publiek aanzetten tot een handeling of actie.  

Het kanaal: met welke middelen wil je dat vertellen?

Op welke kanalen is jouw doelgroep actief? Waar kan je jouw doelgroep het beste bereiken? Aan de hand van deze vragen kies je de meest geschikte kanalen om met je publiek te communiceren over je event. 

Daarbij kan je kiezen tussen Online-communicatie: sociale en online media en Offline-communicatie: papieren drukwerk. 

  • Sociale en online media

    Als je sociale media–profielen aanmaakt voor je evenement, zorg er dan voor dat ze professioneel zijn én up-to-date blijven. Informeer je over welke sociale media je best gebruikt en maak goede afspraken over wie die kanalen beheert.  

  • Affiches, reclameborden en flyers

    Net omdat we zo veel  online zien, valt een originele affiche, flyer of reclamebord extra op. Informeer je over hoe je best papieren drukwerk kan gebruiken om jouw evenement te promoten.  

Hoe zit het met planning, timing en geldzaken?

Het uitvoeren en opstellen van een succesvol communicatieplan houdt rekening met een aantal belangrijke puntjes die je zeker niet mag vergeten: 

  • Planning

    Denk na over de volgorde waarin je de verschillende kanalen inzet. Ga je eerst online communiceren? En welk kanaal kies je dan? Of kies je toch om eerst flyers en affiches te verspreiden? Maak afspraken en verdeel de taken.  

  • Timing

    Hou in je planning ook rekening met de werktijden van personen waar je mee samenwerkt zoals bijvoorbeeld de ontwerper van je flyers, de drukker… 

  • Meetpunten

    In een goede planning kan je ook enkele meetpunten instellen. Met meetpunten kan je kijken of je communicatie voldoende oplevert en of je misschien iets moet bijstellen. Zo kan je tijdig reageren als het niet lijkt te gaan zoals je vooraf dacht of hoopte.  

  • Geld beheren

    In de planning hou je ook je financiën bij. Alle geldzaken die te maken hebben met het bekostigen van de drukker, geld dat eventueel naar online promotie is gegaan enzoverder komt hierin terecht.  

Hoe weet ik of ik ben geslaagd in mijn communicatie?

  • Bij het maken van een planning zal je waarschijnlijk een evaluatie inplannen na je evenement. Vergeet dan zeker ook niet terug te kijken op de communicatie. Heb je je doelstellingen behaald? Wat ging er goed? Wat liep minder goed?  
  • Stel met de input uit je evaluatie het communicatieplan voor je volgende evenement bij. Zo kan je in de toekomst (nog) beter communiceren. 
  • Beeld Nikki Lucy