Positief evenementenbeleid

Een evenementenbeleid vraagt om een geïntegreerde aanpak dat de samenwerking tussen de verschillende betrokken partners bij de organisatie van een evenement zoveel mogelijk stimuleerd. Op die manier loop je niet in de valkuil je enkel naar de organisatoren te richten.

Als gemeente kan je de verschillende partijen dichter bij elkaar brengen door de grieven en wensen van elke partner ter harte te nemen en op een gelijkwaardige manier ter harte te nemen en een platform te voorzien voor overleg.

Een geïntegreerd evenementenbeleid betekent ook dat de verschillende gemeentelijke diensten die een link hebben met evenementen goed samenwerken. Het schoolvoorbeeld van een integraal beleid is de uitbouw van een gemeentelijk éénloketsysteem, waarbij de organisator bij één instantie, het evenementenloket, terechtkan voor alle soorten (aan)vragen en vergunningen.

Een evenementenbeleid dat boven de hoofden van iedereen wordt opgemaakt is gedoemd te mislukken. Ga voor een beleid waarin alle relevante partners voldoende inspraak hebben. Daar horen ook de jongeren bij. Betrek daarom zeker de jeugdraad en de lokale organisatoren bij de opmaak van het evenementenbeleid. Zij kennen de knelpunten en behoeften in het lokale jeugdwerk het best. De rol van de gemeentelijke jeugd- en vrijetijdsdiensten is daarin heel belangrijk: van daaruit wordt het proces van betrokkenheid bewaakt.

Enerzijds moet een constructief evenementenbeleid de nodige aandacht schenken aan de structurele, duurzame maatregelen die een gemeente kan nemen. Anderzijds mag het niet vertrekken van een standaardaanpak. Een kleinschalige fuif in het lokale jeugdhuis vraagt een andere aanpak dan een tentfuif of festival waarop 1000 bezoekers verwacht worden.

Een evenementendraaiboek op maat van de gemeente waarin de lokale richtlijnen staan en wat je als organisator moet ondernemen geeft je de mogelijkheid om rekening te houden met de aard van de activiteit. Dat kan aangevuld worden met preventief overleg, vóór het evenement dus, waaraan de verschillende partijen deelnemen. Een draaiboek geniet ook de voorkeur op een strak politiereglement dat strikt gevolgd moet worden. Als door lokale omstandigheden toch bijkomende maatregelen nodig zijn, kies je best voor tijdelijke maatregelen die van toepassing zijn voor alle bevolkingsgroepen.

Een positief evenementenbeleid kan alleen bestaan als er daadwerkelijk fysieke ruimte is om evenementen te organiseren. De beschikbare gemeentelijke (en vooral betaalbare) infrastructuur om fuiven of concerten te organiseren is nog te vaak beperkt. Als gemeente kan je daarop inzetten door de bestaande infrastructuur in kaart te brengen en te peilen wat er nodig is om de organisatoren tevreden te stellen. Soms zal de bouw van nieuwe infrastructuur of een duurzame investering in de bestaande zich opdringen.

Het particuliere zaalaanbod kan een goede aanvulling vormen op de gemeentelijke infrastructuur. Een gemeente die haar evenementenbeleid gedragen wil zien, communiceert dan ook goed met particuliere zaaluitbaters. Je kan als gemeente de eigenaars van (jeugdwerk)infrastructuur stimuleren om daarin te investeren via een subsidiereglement dat bijvoorbeeld maatregelen om de geluidshinder te verminderen en om de brandveiligheid te verbeteren beloont.

Nog te vaak weten jonge organisatoren niet waar ze moeten beginnen op lokaal niveau. Zet daarom in op de ondersteuning van organisatoren en bied informatie hapklaar aan, bijvoorbeeld in de vorm van een evenementenhandboek.

Een goede ondersteuning is ook laagdrempelig en aanspreekbaar. Het evenementenloket is bij voorkeur dan ook digitaal én fysiek. Een evenementenloket met beperkte openingsuren dat diep in het gemeentehuis ‘verstopt’ is, helpt de zaak niet vooruit.

Het is essentieel dat de gemeente zich engageert en zelf acties ontwikkelt om organisatoren te stimuleren. Het komt erop aan op zoek te gaan naar een gezond evenwicht tussen de inspanningen van de organisator en de engagementen van de lokale overheid die daartegenover staan.

Regels die op federaal niveau worden vereenvoudigd of afgeschaft, komen in sommige gemeenten terug op het lokale niveau. De lokale regelgeving druist soms zelfs in tegen hogere normen. Het is daarom belangrijk dat je als gemeente aandacht schenkt hoe je met regels omgaat en wat je lokale bevoegdheden als gemeente zijn.