Evenementenloket

• Administratieve last verminderen

  Een evenementenloket moet vooral de administratieve last verminderen voor de organisatoren en mag burgers die initiatieven willen nemen niet extra belasten. Elke keer ze worden doorverwezen naar een andere dienst, faalt het loket.  

• Geen bevolkingsgroepen discrimineren

  Het evenementenloket mag geen strengere voorwaarden opleggen aan jongeren dan aan andere bevolkingsgroepen. Volgens het Grondwettelijk Hof is die schending van het gelijkheidsbeginsel enkel te verantwoorden als er objectieve verschillen zijn. Beargumenteren dat die er zijn, zal voor een lokale overheid niet eenvoudig zijn.

  De risicograad van een evenement hangt ook af van de doelgroep, het muziekgenre … Eventuele ongeregeldheden bij één of meerdere jongerenfuiven kunnen daarom niet worden aangegrepen om alle jongerenfuiven strenger aan te pakken.

• Samenwerking als sleutelwoord

  De lokale overheid en de organisatoren vormen in het verhaal van het éénloketsysteem evenwaardige partners. Allebei hebben ze baat bij een vlotte samenwerking.

  Als je een evenement organiseert, breng je de gemeente op de hoogte via het evenementenloket. Zo geef je het signaal dat je bereid bent je verantwoordelijkheid te nemen en dat je ‘als goede huisvader’ het nodige wil doen om je evenement in goede banen te leiden. Mocht er iets fout lopen, dan kan de organisator zich (onder meer) beroepen op de samenwerking met de gemeente en de stappen die hij/zij in samenspraak met de gemeente ondernam om aan te tonen dat hij/zij voldoende inspanningen heeft geleverd om het evenement veilig te laten verlopen.

  Het accent komt zo te liggen op de ondersteuning van de organisator, en niet op het melden van de activiteit. De gemeente engageert zich om tegenover de melding door de organisator een aantal stimulerende en ondersteunende maatregelen te stellen. Op die manier wordt het organiseren van een evenement uit de hoek van potentiële overlast gehaald en in een ruimer en positiever kader geplaatst.

Een evenementenloket kan heel wat functies omvatten. We lijsten de mogelijkheden hieronder op:

• Wetgeving en checklist

  Het is belangrijk dat een organisator alle wetgeving kan vinden en raadplegen. Voor de federale wetgeving en een checklist is er deze website, maar een evenementenloket is vooral belangrijk in het communiceren van lokale wetgeving en procedures, omdat die van gemeente tot gemeente verschillen. Je kan die informatie bundelen in een lokaal evenementendraaiboek.

• Lokale infrastructuur

  Zorg dat een organisator een zicht heeft op de beschikbare zalen en tarieven in de gemeente. Je kan als gemeente een meerwaarde geven aan die lijst door naast de adresgegevens een overzicht te bieden van de sterke en zwakke plekken/punten van elke zaal. Welke infrastructuur is er aanwezig? Over welke vergunningen beschikt de zaal? Informeer organisatoren daarnaast over de mogelijkheden om een evenement in een tent of openlucht te organiseren.

  Heb je daarnaast als gemeente zélf infrastructuur in bezit? Dan is het een troef als organisatoren die via het loket kunnen boeken.  

• Kalender

  Maak een kalender met een overzicht van evenementen in de gemeente die al gepland zijn. Zo kunnen organisatoren hun evenementen plannen in functie van de reeds geplande evenementen en kan concurrentie tussen verschillende initiatieven zoveel mogelijk vermeden worden.

• Bovenlokale aanvraagformulieren

  Bundel de bovenlokale aanvraagformulieren, zoals die voor Sabam en de billijke vergoeding.

• Lokale aanvraagformulieren (verschillend per gemeente)

  • Aanvraag gebruik openbare en publieke ruimte
    De toelating om een openbare ruimte (straat, plein, park …) te kunnen gebruiken of er een tent te plaatsen, de verkeersregeling aan te passen of een gebied af te sluiten dat normaal publiek toegankelijk is.
  • Aanvraag openluchtactiviteit
    Voor openluchtactiviteiten moet de organisator toestemming te vragen aan de burgemeester. De meeste gemeenten beschikken over een leidraad/reglement voor openluchtevenementen.
  • Aanvraag geluidswagen
    Voor het gebruik van een geluidswagen moet de burgemeester schriftelijk toestemming verlenen. Het gemeentelijke politiereglement vermeldt ook de voorwaarden waaraan je je moet houden als je met een geluidswagen wil rondrijden. Zo zal de vergunning bepalen op welke dagen en uren er niet mag rondgereden worden en waar je de luidsprekers niet mag gebruiken. De organisator moet ook een aanvraag tot toelating indienen bij Sabam.
  • Aanvraag uitzondering geluidsnormen
    Organisatoren kunnen een uitzondering op de geluidsnormen aanvragen bij de gemeente waar het evenement plaats zal vinden. Die aanvraag kan via het unieke loket afgehandeld worden.
  • Aanvraag toestemming plaatsen borden langs gemeentewegen en langs gewestwegen
    In feite heb je een bouwvergunning nodig voor borden langs de weg. Gezien de meeste invalswegen gewestwegen zijn, moet je bij de provinciale dienst Wegen en Verkeer toelating vragen. Dat kan via de gemeente.
    Als gemeente kan je ook zorgen voor standaardpercelen langs de verschillende invalswegen waar organisatoren borden mogen plaatsen. Op die manier voorkom je een wildgroei aan borden, maar kunnen organisatoren hun evenement toch nog promoten.
  • Aanvraag aanplakking gemeentelijke aanplakzuilen
    Het aanplakken van affiches valt onder het toepassingsgebied van de gemeentelijke administratieve sancties. Verschillende gemeenten voorzien officiële aanplakborden. De organisator kan zijn/haar affiches afgeven aan het uniek loket, waarna de gemeente die ophangt. In een aantal gemeentes mag de organisator zelf affiches verspreiden op de officiële aanplakborden als ze er een sticker van de gemeente op aanbrengen. Die stickers zijn te verkrijgen bij het loket.

• Een formulier om materiaal aan te vragen

  Via het evenementenloket wordt de organisator geïnformeerd over de voorwaarden  om materiaal te ontlenen (nadar, podium, geluidsinstallatie…) en kan hij/zij het materiaal reserveren. Ook het draaiboek van de gemeente en de feestbox of -koffer kan via het loket ter beschikking gesteld worden.

• Subsidies

  Een overzicht van de voorwaarden en formulier om subsidies aan te vragen (als die er zijn) voor evenementen.

• Overleg

  Er is een gemeentelijke commissie met ambtenaren bevoegd over de diverse domeinen die regelmatig samenkomt. Bij (grootschalige) evenementen is er een voorafgaandelijk veiligheidsoverleg. Daarnaast kan je, samen met de organisatoren, ook een overleg organiseren waar zij inspraak kunnen hebben in het beleid.

• Adviesverlening

  Het evenementenloket heeft ook een adviesfunctie. Informeer de organisator over bijvoorbeeld verzekeringen, organisatiestructuur, geldzaken, ecologisch organiseren enzovoort. Je kan hem of haar zeker ook wegwijs maken in de thema’s op deze website.

• ?

  Binnen welke gemeentelijke dienst wordt het loket geïntegreerd?

  In de meeste gevallen wordt het loket ondergebracht bij de vrijetijdsdienst. Niet alle gemeenten hebben die. Soms wordt het dan ook geïmplementeerd bij de jeugd- of cultuurdienst.

  Bij welke gemeentelijke dienst het uniek loket ondergebracht wordt, is op zich niet zo belangrijk, de argumenten waarom het daar zit zijn dat wel. Ook de attitude van de ambtenaar is erg belangrijk. Hij/zij moet enige affiniteit hebben met het verenigingsleven en stelt de ondersteuning van de organisator voorop. De organisator mag niet het gevoel krijgen dat het uniek loket een verlengde is van bijvoorbeeld de politiedienst of dat het een soort controleorgaan is.

• ?

  Wie is het gezicht van het evenementenloket?

  Je kiest het best voor één  ambtenaar die verantwoordelijk is voor het loket waarvoor het voor de organisatoren duidelijk is bij wie ze moeten aankloppen. Met organisatoren bedoelen we alle organisatoren: beperk je niet tot enkel jongeren of (erkende) verenigingen.

• ?

  Hoe afstemmen van de verschillende gemeentelijke diensten?

  Overleg regelmatig met de verschillende gemeentelijke diensten die op een of andere manier bij evenementen betrokken zijn: technische dienst, milieudienst, jeugddienst, eventueel ook de politie en de brandweer. Dat is onontbeerlijk om de goede werking van het unieke loket te verzekeren. Het evenementenloket en de ambtenaar die het bemant werken coördinerend tussen deze diensten. Op deze manier hoeft de organisator niet zélf met alle diensten samen te zitten.