Lokale ondersteuning

Een gemeente kan zorgen voor een bruisend evenementenleven door jonge organisatoren inhoudelijk te ondersteunen bij het organiseren. Idealiter heeft een gemeente daarvoor een uniek evenementenloket. Daar kunnen organisatoren informatie krijgen, praktische vragen stellen, inhoudelijk advies ontvangen en de nodige aanvragen doen.

Daarnaast is een lokaal evenementendraaiboek erg aangeraden. In zo een draaiboek verwerk je handige tips voor elke stap van het organiseren van een evenement. Zorg dat er informatie in staat die relevant is voor jouw gemeente: een overzicht van de beschikbare zalen, de regels die in het politiereglement rond evenementen zijn opgenomen… 

Als gemeente kan je investeren in een uitleendienst waar organisatoren materiaal kunnen ontlenen dat nodig is voor hun evenement. Dat materiaal is bij voorkeur door de gemeente verzekerd. De meeste gemeenten vragen voor de ontleende materialen een kleine huurprijs of een waarborg. In het ideale scenario kan de organisator voor informatie over het ontlenen en voor reservatie terecht bij het evenementenloket in de gemeente.

We denken aan volgende materialen:

• herbruikbare bekers 
• geluidsmeter
• fuifboxen (met walkietalkies, fluohesjes, EHBO-kit, stempels met blacklightherkenning, herkenbare reflectorbandjes voor de parking, zaklampen, valsgelddetectie…) 
• podiumelementen
• dansvloeren (voor fuiven en bals in openlucht of een tent)
• audiovisueel materiaal (versterker, luidsprekers, cd-spelers…)
• feestverlichting, spots…
• nadarafsluiting en/of hekken
• universele drankbonnenstand
• brandvertragende doeken
• brandveilig inkledingsmateriaal
• pictogrammen (voor evenementen en bals in tenten, maar ook handig wanneer die in de gehuurde zaal niet voorzien zijn)
• noodverlichting
• preventiebanners of -pictogrammen 

Door organisatoren financieel te ondersteunen, verlaagt een gemeente de drempel om te organiseren. Zo wordt een evenement organiseren aantrekkelijker. Op die manier ontstaan er meer ontspanningsmogelijkheden voor jongeren in de gemeente.

Bovendien hoeven evenementen dan niet te draaien op enkel de drankverkoop en worden ze laagdrempeliger. Er zijn verschillende manieren om financiële ondersteuning te bieden:

De gemeente zorgt mee voor promotie van het evenement via:

• haar website;
• haar sociale media (voor jongerenevenementen kan dat ook via de sociale media van de jeugdraad en/of jeugddienst);
• gemeentelijke aanplakzuilen;
• gemeentelijk infoblad of krantje;
• het ter beschikking stellen (en plaatsen) van borden of panelen.