Interne communicatie
in
Wanneer je een evenement organiseert, werk je samen met verschillende mensen. Dat kunnen medewerkers zijn, maar ook vrijwilligers. Duidelijk communiceren met hen is essentieel om je evenement tot een succes te maken. Maak dus zeker werk van je interne communicatie.
Welke informatie kan je intern delen?
Het is belangrijk om duidelijk te communiceren naar de buitenwereld, maar minstens zo belangrijk om te communiceren met je medewerkers of vrijwilligers. Een gebrekkige interne communicatie kan problemen opleveren.
Er zijn vier types interne communicatie:
Hoe communiceer je intern?
Er zijn talloze manieren om intern te communiceren. Hoe je dat doet, hangt sterk af van je boodschap, je doel en je prioriteit. Is een van je vrijwilligers ziek en heb je snel een vervanger nodig? Dan is een e-mail naar je vrijwilligerspoule niet de snelste manier. Dat is dan weer ideaal om een vergadering aan te kondigen die over een maand plaatsvindt..
Tools die je interne communicatie kunnen vereenvoudigen:
Waarom is interne communicatie belangrijk?
De mensen met wie jij een evenement organiseert, zijn de ambassadeurs van je evenement. En als zij met veel goesting meewerken aan je evenement, zullen ze dat uitdragen naar het brede publiek. Het is dan ook belangrijk dat zij de juiste boodschap meekrijgen.
Zorg ervoor dat al je vrijwilligers en medewerkers mee zijn met het verhaal van je evenement. Een belangrijk nieuwsbericht? Breng je medewerkers op de hoogte voor je het communiceert naar het grote publiek. Het is een kleine moeite, en je vrijwilligers of medewerkers zullen zich betrokken voelen. Ben je van plan om een belangrijke aankondiging te doen op je social media? Vraag aan je medewerkers om het bericht te liken en te delen.
Daarnaast wil je natuurlijk dat je evenement op rolletjes loopt. Dat kan alleen als alle medewerkers weten wat van hen wordt verwacht. Ook daarvoor is interne communicatie essentieel. Een gedeelde online map in de cloud met het draaiboek en de roosters, een WhatsApp-groep voor de laatste nieuwtjes, een Whatsappgroep voor je vrijwilligers … Er zijn genoeg handige manieren om je vrijwilligers of medewerkers op te hoogte te houden.
Maak afspraken over chatgroepen met je vrijwilligers
Maak wel duidelijke afspraken wanneer je werkt met chatgroepen. Denk goed na over welke informatie je met welke vrijwilligers deelt en vraag iedereen om respectvol te reageren en met elkaar te communiceren. Het kan niet de bedoeling zijn dat je ze enkel gebruikt om negatieve boodschappen te delen of elkaar negatieve commentaar te geven.
Vergeet niet om je vrijwilligers af en toe te bedanken voor hun inzet. Laat weten hoe blij je met hen bent door een berichtje te sturen, een feestje te organiseren, hen extern in het zonnetje te zetten, hen mogelijkheden te geven om bij te leren …
Zo geef je je vrijwilligers en medewerkers het gevoel dat hun inzet gewaardeerd wordt en is de kans groter dat je vaker op hen kan rekenen. Wanneer een medewerker of vrijwilliger zijn engagement stopzet, zorg dan voor een waardig afscheid. Pols naar de reden van hun vertrek en voer een helder exitgesprek. Zo vergroot je de kans dat je vrijwilliger met een goed gevoel terugkijkt op hun engagement.
