Interne communicatie

Het is belangrijk om duidelijk te communiceren naar de buitenwereld, maar minstens zo belangrijk om te communiceren met je medewerkers of vrijwilligers. Een gebrekkige interne communicatie kan problemen opleveren.

Er zijn talloze manieren om intern te communiceren. Hoe je dat doet, hangt sterk af van je boodschap, je doel en je prioriteit. Is een van je vrijwilligers ziek en heb je snel een vervanger nodig? Dan is een e-mail naar je vrijwilligerspoule niet de snelste manier. Dat is dan weer ideaal om een vergadering aan te kondigen die over een maand plaatsvindt..

Sommige dingen kan je goed online overbrengen, andere zaken communiceer je liever in het echt of via de telefoon. Vaak is het nodig om verschillende kanalen te gebruiken om je boodschap bij iedereen te krijgen. Een handige manier om te bepalen welke manier van communiceren geschikt is voor je boodschap is om gebruik te maken van het communicatiekompas.

Communicatie in al zijn vormen kan je herleiden tot een eenvoudig schema:

Communicatie is een proces tussen een zender en een ontvanger. De zender brengt een bepaalde boodschap over naar de ontvanger, die de boodschap vervolgens waarneemt, interpreteert en evalueert.

Communicatie is effectief wanneer de ontvanger de uitgezonden boodschap op dezelfde wijze interpreteert als de zender ze bedoeld heeft. Ondanks de eenvoud van het schema loopt er dikwijls iets mis in communicatie tussen mensen. Komt de boodschap niet over, dan spreek je van ruis.

Daarom is het interessant bovenstaand schema uit te breiden tot het communicatiekompas. Het communicatiekompas is een tool om je interne communicatie te analyseren. Door het schema in te vullen voor de boodschappen die je wilt communiceren breng je eenvoudig in kaart welke kanalen, zenders, ontvangers, timing en richtingen nodig zijn.

De mensen met wie jij een evenement organiseert, zijn de ambassadeurs van je evenement. En als zij met veel goesting meewerken aan je evenement, zullen ze dat uitdragen naar het brede publiek. Het is dan ook belangrijk dat zij de juiste boodschap meekrijgen.

Zorg ervoor dat al je vrijwilligers en medewerkers mee zijn met het verhaal van je evenement. Een belangrijk nieuwsbericht? Breng je medewerkers op de hoogte voor je het communiceert naar het grote publiek. Het is een kleine moeite, en je vrijwilligers of medewerkers zullen zich betrokken voelen. Ben je van plan om een belangrijke aankondiging te doen op je social media? Vraag aan je medewerkers om het bericht te liken en te delen.

Daarnaast wil je natuurlijk dat je evenement op rolletjes loopt. Dat kan alleen als alle medewerkers weten wat van hen wordt verwacht. Ook daarvoor is interne communicatie essentieel. Een gedeelde online map in de cloud met het draaiboek en de roosters, een WhatsApp-groep voor de laatste nieuwtjes, een Facebookgroep voor je vrijwilligers … Er zijn genoeg handige manieren om je vrijwilligers of medewerkers op te hoogte te houden.

Vergeet tot slot niet om je vrijwilligers af en toe te bedanken voor hun inzet. Laat weten hoe blij je met hen bent door een berichtje te sturen, een feestje te organiseren, hen extern in het zonnetje te zetten, hen mogelijkheden te geven om bij te leren … Zo geef je je vrijwilligers en medewerkers het gevoel dat hun inzet gewaardeerd wordt en is de kans groter dat je vaker op hen kan rekenen. Wanneer een medewerker of vrijwilliger zijn engagement stopzet, zorg dan voor een waardig afscheid. Pols naar de reden van zijn of haar vertrek en voer een helder exitgesprek. Zo vergroot je de kans dat je vrijwilliger met een goed gevoel terugkijkt op zijn of haar engagement.