Pers
in
Je evenement onder de aandacht brengen kan op verschillende manieren. Met persaandacht bereik je alvast een grote groep. De gemakkelijkste manier om je evenement (positief) in de media te krijgen, is een persbericht versturen.
Denk vooraf wel goed na over waarom je aandacht van de pers wil. Is dat vooral om voor het evenement buzz te genereren of wil je de goede opkomst achteraf benadrukken. Op basis van de antwoorden op al die vragen stel je het best vooraf een plan op.
Een persplan opstellen
-
1
Doel
Waarom is het belangrijk om je evenement in de pers te krijgen? Probeer het doel van je mediaoffensief zo scherp mogelijk te formuleren.
-
2
Timing
Het doel van je communicatie bepaalt ook wanneer je iets moet ondernemen.
- Wil je reclame maken of volk lokken? Dan verschijn je best in de pers vóór het evenement.
- Wil je vooral bekender worden en uitpakken met het succes van je evenement? Dan is een persbericht achteraf beter.
Stuur je pas ná je evenement een persbericht uit om indruk te maken met cijfers of iets opmerkelijk? Doe dat dan ten laatste één dag na je event. Als je nog langer wacht, is alle relevantie weg. Je kan wel je persbericht perfect vooraf schrijven. Je weet toch al wat er gebeuren en wat je erover wil zeggen. Laat dan wel nog wat ruimte voor informatie die je tijdens of net na je activiteit kan aanvullen, zoals het aantal bezoekers, een leuk citaat en enkele mooie beelden. Als de redactie al die info heet van de naald binnenkrijgt, kan ze moeilijk anders dan er een leuk artikel van te maken.
-
3
Doelgroep
Je doelgroep bepaalt welk communicatiekanaal je hanteert en ook je communicatiestijl. De jongeren uit je omgeving bereik je wellicht vooral met je affiches en via de sociale media. Om je evenement zo breed mogelijk te communiceren, is een artikel in de krant dan weer ideaal.
-
4
Boodschap
Vraag je af wat je evenement bijzonder maakt en waarom een journalist het interessant zou kunnen vinden.
-
5
Media bepalen
Maak een lijstje van alle mediakanalen die je maar kan bedenken: kranten (lokaal, regionaal en landelijk), magazines, populaire blogs, radiozenders, tv-stations … Duid vervolgens aan welke het meest relevant zijn. Wees kieskeurig, tot je er maar enkele overhoudt.
Houd rekening met verschillende deadlines. Een krant of regionaal nieuwskanaal kan je nieuws de volgende dag al brengen, terwijl je een weekblad lang op voorhand moet contacteren.
Wijs een perscoördinator aan
Het is aan te raden om een perscoördinator aan te wijzen die het persplan coördineert en opvolgt. Deze persoon weet precies welke zaken wel of niet in de pers moeten of mogen verschijnen, is goed in het schrijven van persberichten, houdt de perslijst bij en is niet bang om journalisten te contacteren. De perscoördinator is meestal ook de woordvoerder wanneer journalisten contact opnemen. Dit kan natuurlijk ook een gedeelde functie zijn.
Hoe is een goed persbericht opgebouwd?
Tips voor een goed persbericht
Hoe en naar wie verstuur je een persbericht?
Journalisten zijn ook maar mensen. Bel of mail hen gerust. Zo leg je ook een goed netwerk aan. Het is beter om één nauw contact te hebben waar je eens naar kan bellen dan tientallen losse e-mailadressen te verzamelen in een perslijst.
Mail niet naar algemene info-adressen
Je kan het persbericht simpelweg naar het info@-mailadres van het medium sturen, maar dan is de kans groot dat het verdrinkt in de lawine aan berichten die media elke dag ontvangen. Om dat te vermijden, kun je naar de redactiepagina van het medium surfen, waar je vaak de persoonlijke mailadressen van de journalisten vindt. Ga dan op zoek naar de journalist die voor jouw evenement het meest relevant is – vaak is dat de regiojournalist van jouw regio. Staat zijn/haar e-mailadres er niet bij? Bel eens naar de algemene redactie en vraag naar het telefoonnummer of e-mailadres van de journalist in kwestie. Onthoud dat journalisten op zoek zijn naar nieuws en dus graag hebben dat jij het in hun schoot werpt.
Hoe ontvang journalisten en sta je hen te woord?
- Maak duidelijke afspraken over hoe laat de journalist langs en hoe hij of zij de woordvoerder kan vinden.
- Geef een telefoonnummer mee. Zo kan de journalist je contacteren wanneer de plannen wijzigen.
- Bedenk welke boodschap je graag wilt vertellen en bereid je daarop voor. Wat zie je graag in de krant verschijnen en, vooral, wat niet?
- Het lijkt evident, maar vertel geen zaken die niet waar zijn.
- Worden er foto’s gemaakt? Denk op voorhand al eens na over welk beeld interessant kan zijn voor het medium.