Taken en functies tijdens het event

Er moet altijd één iemand zijn die de eindverantwoordelijkheid opneemt. Deze persoon is steeds bereikbaar en neemt tijdens het evenement best niet allerlei deeltaken op. Deze persoon houdt van bij het  begin tot bij de nazorg het overzicht. Stressbestendigheid en ervaring zijn hierbij een grote plus.

De belangrijkste rol van de algemene coördinator is de verantwoordelijken (in samenspraak) verdelen en bij problemen coördineren. Stel dat er het brandt, dan is de coördinator er  in eerste plaats niet om te blussen, wel om het probleem snel te analyseren, ervoor te zorgen dat het publiek veilig is, de brandweer verwittigd wordt, de communicatie wordt opgestart, desnoods een medische interventie wordt opgezet…

De veiligheidscoördinator coördineert de veiligheid. Dat houdt verschillende deeltaken in:

• • Crowd-management: zorg dat het publiek zich veilig kan verplaatsen op de eventlocatie, door drukte en knelpunten te herkennen en in te grijpen, bijvoorbeeld door de instroom van bezoekers even te vertragen.
  • Verkeersveiligheid: voorkom verkeersproblemen rond je evenement met duidelijke afspraken en scenario’s, liefst vooraf afgestemd met de politie. Communiceer helder over openbaar vervoer, fietsen en parkings. Leid auto’s naar veilige parkings en vermijd dat voetgangers en verkeer elkaar kruisen.

• • Bewaking: zorg ervoor dat waardevol materiaal van artiesten en crew veilig opgeborgen is. Beperk de toegang tot deze zones tot wie er écht moet zijn, om schade of diefstal te voorkomen.

• • Controle: geef groen licht om te openen na een laatste check van het terrein of de zaal. Zo voorkom je dat er nog materiaal rondslingert wanneer het publiek arriveert.
  • Security: de veiligheidscoördinator is het centrale aanspreekpunt voor zowel externe security als interne sfeerbeheerders. Die stemt vooraf alle belangrijke afspraken en scenario’s af met de verantwoordelijke van het team.
  • Veiligheidsoverleg: Voor sommige evenementen is het nodig om samen te zitten met politie, brandweer en hulpdiensten. Deze persoon is hiervoor contactpersoon en volgt de gesprekken op.

De vrijwilligersverantwoordelijke zorgt ervoor dat elke vrijwilliger zich goed ondersteund voelt, van eerste contact tot bedanking.

Deze rol is het centrale aanspreekpunt voor alle vrijwilligers. Via een duidelijke communicatietool (bijvoorbeeld WhatsApp) blijft het team gemakkelijk met elkaar in contact. Voor elke taak is er een heldere uitleg, en elke vrijwilliger krijgt een persoonlijke briefing. Dat kan bijvoorbeeld via een lanyard met daarop de taak, shiftverantwoordelijke en belangrijke telefoonnummers.

Tijdens het evenement is de vrijwilligersverantwoordelijke voortdurend in beweging. Er wordt gecontroleerd of iedereen goed zit, ondersteuning geboden waar nodig en vragen beantwoord.

Na het evenement wordt er ook gezorgd voor een bedankmoment. Een klein gebaar maakt een groot verschil voor de waardering van de inzet.

Artiesten en dj’s zijn cruciaal voor het succes van je event. Een warm onthaal en goede begeleiding maken voor hen het verschil. Zorg dat ze bij aankomst meteen weten waar ze naartoe moeten, ook als het evenement nog niet gestart is. Leid hen vlot naar het podium en geef duidelijkheid over het verloop van de dag.

Op grote evenementen krijgt elke artiest een persoonlijke host aan wie ze kunnen vragen wat ze nodig hebben. Ook op kleinere evenementen kan je heel wat doen om het artiesten aangenaam te maken. Ze zullen met een goed gevoel terugdenken aan jouw evenement en misschien later, graag terugkomen.

Op de dag van evenement komt er vaak geld in het laatje. De verantwoordelijke voor de financiën heeft dus niet alleen een belangrijke verantwoordelijkheid in de aanloop van het evenement (het opmaken van een goede begroting, bijvoorbeeld) maar ook op de dag zelf.

Deze persoon zorgt dat de vrijwilligers aan de kassa’s (bonnetjes, tickets…) starten met een getelde kassa, en dat het geld op tijd wordt opgehaald en geteld. Zo vermijd je verlies én krijg je al snel zicht op hoe goed je evenement draait..

De productieverantwoordelijke houdt het overzicht op de opbouw, afbraak en alle praktische zaken tijdens het event. Deze persoon is het aanspreekpunt voor de technische crew en zorgt dat alles vlot loopt, van podium tot toiletten.

Bij kleinere evenementen steekt de productieverantwoordelijke vaak zelf de handen uit de mouwen. Bij grotere events stuurt die een team van deelverantwoordelijken aan. Belangrijk is dat deze persoon oog heeft voor zowel het grote geheel als de kleine details.

Een goed voorbereide productieplanning voorkomt chaos. Hoe beter je alles vooraf analyseert en plant, hoe rustiger je dag zelf verloopt.

De stagemanager is baas over het podium. Die zorgt dat alles daar vlot verloopt, vooral tijdens de drukste momenten: de podiumwissels (of ‘change-overs’). Dan moet één band snel afgebouwd worden zodat de volgende kan soundchecken.

Om dat vlot te laten verlopen, werkt de stagemanager samen met stagehands en eventueel runners die mensen of materiaal aan- en afvoeren.

De barmedewerkers of de verantwoordelijken van de tussentogen zorgen voor een vlotte bediening. Selecteer iemand per shift  die de bar op orde houdt en zorgt voor de aanvulling van drank. 

De verantwoordelijke vrijwilligers zorgt voor een duidelijke briefing. Vergeet niet richtlijnen mee te delen zoals dat er geen alcohol gegeven wordt aan personen die dronkenschap vertonen en dat er gecontroleerd wordt op de leeftijd bij het verkopen van alcohol. Werken jullie met een bandjessysteem, zorg dan dat zij goed weten voor wat de bandjes staan.

Deze medewerkers staan in voor het onthaal van de bezoekers en verkopen/controleren de tickets. Zij kunnen bezoekers vragen om hun leeftijd te bewijzen (maar mogen niet rechtstreeks vragen naar een identiteitskaart) en delen leeftijdsbandjes uit. Ook toegangsbandjes kunnen deze medewerkers controleren.

In sommige gevallen worden drankbonnen aan het onthaal verkocht. Let op: bij drukke evenementen kan dit zorgen voor opstopping. Ook is dit minder interessant als de ingang verder gelegen is van de bar.

Sfeerbeheerders zijn vrijwilligers of medewerkers die mee zorgen voor een veilige en fijne sfeer op een evenement. Ze helpen om problemen te voorkomen en zijn er voor bezoekers die zich niet goed voelen of vragen hebben. Ze zijn makkelijk aanspreekbaar en hebben vooral een ondersteunende rol.

• Gemoedelijkheid: Ze lopen rond op het terrein of in de zaal. Ze zijn gemakkelijk te herkennen (hesje/fel gekleurd T-shirt) zodat bezoekers hen kunnen vinden. Zo kunnen mensen hen aanspreken als ze hulp nodig hebben, zich onwel voelen of ergens mee zitten. Alleen al hun aanwezigheid geeft vaak een veiliger gevoel.

• Comfort zone: Deze personen zorgen voor een rustige plek waar bezoekers naartoe kunnen als ze zich even willen terugtrekken. Ze zien erop toe dat het een aangename plek blijft doorheen het evenement.

• EHBO: Sfeerbeheerders met eerste hulp kennis kunnen snel reageren bij een ongeluk of als iemand zich slecht voelt. Er wordt best een aparte EHBO-ruimte voorzien op het terrein.

Belangrijk: sfeerbeheerders doen geen ordehandhaving. Ze mogen niet tussenbeide komen bij vechtpartijen of grote conflicten. Wel kunnen ze bemiddelen bij kleine spanningen of incidentjes. Bij sommige organisaties mogen vrijwillige sfeerbeheerders ook instaan voor de bewaking van een evenement, als aan alle regels voldaan is.

Zij zorgen voor een vlotte gang van zaken bij de vestiaire. Laat de vestiaire nooit onbewaakt achter.

De aanwezigheid van een toiletverantwoordelijke helpt om de toiletten proper te houden en geeft bezoekers een veiliger gevoel. Ook als je de toiletten gratis aanbiedt, is het slim om ze te bemannen.

Door de aanwezigheid van medewerkers is er minder kans op vandalisme en druggebruik.

Soms voorziet de zaal zelf een toiletverantwoordelijke. Bespreek dit goed op voorhand en zorg dat die persoon mee is met de afspraken.

Je kan bepalen dat medewerkers en artiesten met een speciale badge gratis toegang krijgen tot het toilet. Maak daar duidelijke afspraken over en communiceer dit vooraf.

De persoonscontrole aan de inkom kan gebeuren door eigen vrijwilligers. Zij kennen het publiek vaak beter en gaan soms vlotter om met moeilijke bezoekers dan externe bewakingsmensen, die onbekend zijn en soms voor spanning zorgen.

Let op: je mag enkel vrijwilligers inschakelen voor persoonscontrole als je voldoet aan alle wettelijke voorwaarden. Informeer je goed op voorhand.