Evenement organiseren
in
Ga je voor het eerst een evenement organiseren, of wil je gewoon niets over het hoofd zien? Van vergunningen tot verzekeringen, van je locatie tot je drankvergunning: hieronder lijsten we enkele van de belangrijkste dingen voor je op.
Bekijk zeker ook onze checklist voor een volledig overzicht!
Wat is een evenement?
Een evenement is een activiteit waar je mensen voor uitnodigt, of waar mensen naartoe kunnen komen. Het gaat dan niet enkel over festivals, grote fuiven of andere muziekevenementen, denk ook aan een eetfestijn, een sportdag, een quiz of een buurtfeest. Groot of klein, één ding hebben ze gemeen: je moet ze goed voorbereiden.
Welke stappen neem je om een evenement te organiseren?
Hieronder vind je een paar van de belangrijkste stappen om mee te starten. Wil je een uitgebreid overzicht? Bekijk dan onze checklist, daar vink je stap voor stap alles af.
Moet je altijd een vergunning aanvragen voor een evenement?
Niet altijd een vergunning, maar meestal moet je je evenement wel melden bij je gemeente. Zij zeggen je dan of je nog iets extra moet aanvragen.
Hoe vraag je een vergunning aan voor een evenement?
Je neemt contact op met de dienst evenementen, het evenementenloket, of de dienst vrije tijd van je gemeente.
Een evenementen- of feestloket is een centraal systeem, ingericht door de gemeente, waar je als organisator terechtkan voor informatie, advies en het aanvragen van vergunningen. Je vindt er meestal een aanvraagformulier op de website: je vult in wat, waar, wanneer en voor hoeveel mensen, en samen met de gemeente bekijk je wat je nog nodig hebt.
Meer weten over hoe zo’n loket werkt? Lees het artikel over het evenementenloket.
Wanneer vraag je een vergunning aan?
Hoe eerder hoe beter! Voor een kleine activiteit volstaat soms enkele weken op voorhand. Organiseer je iets groters? Reken dan op 2 à 3 maanden vooraf.
Welke vergunningen bestaan er zoal?
Een melding of vergunning verschilt per gemeente.
Een paar voorbeelden:
- Een vergunning om een straat of plein te gebruiken
- Een vergunning voor muziek of geluid
- Een vergunning om sterke drank te schenken
- Een melding voor het verkopen van eten
- Een vergunning voor vuurwerk
Lees meer over de soorten vergunningen en het gebruik van aanvraagformulieren in het artikel over het evenementenloket.
Wat als je geen vergunning aanvraagt?
Dan riskeer je dat je evenement stopgezet wordt, of dat je een boete krijgt. Bovendien ben je dan niet verzekerd als er iets misloopt. Daarom is het beter om het gewoon op voorhand te melden. Het kost niets, en de gemeente helpt je graag verder.
Hoe vind je een locatie voor je evenement?
Denk eerst na over wat je nodig hebt: hoeveel mensen, binnen of buiten, met of zonder geluid. Mogelijke plekken zijn een jeugdhuis, een parochiezaal, een sporthal, een park of plein van de gemeente, of een café met een zaaltje.
Tip:
bel of mail de dienst vrije tijd of jeugd van je gemeente. Zij weten meestal welke zalen of pleinen beschikbaar zijn, en tegen welke prijs.
Moet je een vergunning aanvragen voor die locatie?
Dat hangt ervan af waar de locatie ligt!
- Een zaal die je huurt of leent: meestal geen aparte vergunning nodig, maar wel akkoord van de uitbater, en soms een melding bij de gemeente als er veel volk komt.
- Een plein, park of straat (openbaar domein): hier heb je bijna altijd een vergunning nodig om die plek tijdelijk te mogen gebruiken.
- Een privéterrein (tuin, weide): je hebt toestemming nodig van de eigenaar, en soms ook een melding bij de gemeente.
Twijfel je? Bel gewoon je gemeente en leg uit wat je wil doen. Zij zeggen je meteen of het moet.
Mag je een evenement organiseren op privéterrein?
Ja dat mag, maar je moet wel op een paar dingen letten:
- Je hebt altijd toestemming van de eigenaar nodig.
- Is je evenement toegankelijk voor publiek (niet enkel vrienden en familie), of zorgt het voor lawaai of drukte bij de buren? Dan meld je het meestal toch bij de gemeente, ook al is het privéterrein.
- Denk aan parking: veel bezoekers op een rustige plek kan voor verkeersoverlast zorgen. De gemeente kan hier voorwaarden aan koppelen.
- Een verzekering blijft ook hier belangrijk, want je bent verantwoordelijk als er iets misloopt.
Moet je betalen om muziek af te spelen?
Ja, meestal wel. Zelfs voor een dj of speakers met muziek betaal je een vergoeding aan de makers en artiesten van die muziek. Dat regel je in één keer via Unisono. Lees er meer over in ons artikel over hoe je legaal muziek afspeelt.
Mag je zomaar alcohol verkopen?
Nee. Bier en wijn mag je verkopen aan wie 16 jaar of ouder is. Voor sterkere drank, cocktails, jenever, moet je bezoeker 18 jaar zijn, én heb je zelfs een aparte vergunning nodig.
Kom er alles over te weten in ons artikel over alcohol.
Moet je iets doen als je eten verkoopt?
Ja! Verkoop je eten of drank aan bezoekers, dan meld je dit bij het voedselagentschap (FAVV). Als het niet helemaal duidelijk is wat je precies moet doen, kan je dit nog eens navragen bij je gemeente.
Heb je een verzekering nodig?
Ja, zeker. Loopt er iets mis zoals iemand die valt, iemand breekt iets, dan ben je als organisator verantwoordelijk. Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid is dus een must.
Ontdek hier welke verzekeringen je nog nodig hebt om een evenement te organiseren.