Het evenementenportaal van de stad Lommel
Stad Lommel ligt in het noorden van de provincie Limburg en heeft 34.000 inwoners waarvan een 7.000-tal kinderen en jongeren. De stad werkt sinds enkele jaren met een evenementenportaal. Bram van de evenementendienst legt uit hoe dat werkt.
Kan je kort uitleggen hoe het evenementenportaal werkt?
Bram: “Elke organisator van een evenement (fuif, wielerwedstrijd, buurtfeest, …) doet een aanvraag via het evenementenportaal. Die aanvraag komt binnen bij mij of mijn collega. We duiden een loketverantwoordelijke (dossierbehandelaar) aan op een dienst. Voor bijvoorbeeld een Chirofuif is dat de jeugddienst, die het evenement adviseert. Vaak is het mijn collega of ikzelf die de loketverantwoordelijke is en ondersteunen we vanuit de evenementendienst. In de aanvraag zit ook informatie over bijvoorbeeld subsidies. Daarnaast vind je op de startpagina van het portaal onder meer een infobrochure over organiseren in de stad met lokale wetgeving, infrastructuur enzovoort.”
Waarom werd het evenementenportaal opgericht?
“We bemannen nu met twee de evenementendienst van Lommel. We zijn een tweekoppig team dat ook het evenementenportaal coördineert. Je kan dus als organisator op één plek je activiteit aanvragen en alle bijkomstigheden regelen. Maar zo is het zeker niet altijd geweest.
In 2006 lanceerde de toenmalige provinciale jeugddienst feestloket.be. Een initiatief van de provincie Limburg om gemeentebesturen te ondersteunen bij de opstart van een gemeentelijk fuifloket. Lommel was een van de eerste steden met zo’n loket, gehuisvest bij de jeugddienst. Op dat moment was ik zelf nog een actieve jongere in een lokale jeugdbeweging. Dat loket was er enkel voor jongerenfuiven en festivalletjes. Als je iets wilde organiseren moest je een hele boel papieren invullen die je dan op de jeugddienst binnenbracht. De jeugddienst faxte dan alles door naar de betrokken diensten.
Die werkwijze pasten ze nog altijd toe toen ik in 2011 startte op de jeugddienst. Ik moest opeens leren faxen en ik dacht: “dit is toch niet meer van deze tijd?” Bovendien merkten we dat mensen ‘shopten’ als het aankwam op het organiseren van evenementen. Jongeren deden hun aanvraag bij de jeugddienst, sportclubs klopten aan bij de sportdienst … Maar als ze bot vingen bij de ene dienst, gingen ze langs bij een andere. En wat doe je met een jeugdtheatergroep die iets organiseert? Moest de jeugddienst dat opvolgen of was dat meer iets voor cultuur? Er was totaal geen overzicht.”
Er was dus een sterke nood aan een nieuw systeem?
“Jazeker. En het was dringend. We hadden nood aan een centraal kalenderbeheer en één loket voor alle aanvragen zodat elke aanvraag op een gelijke manier behandeld zou kunnen worden. Of een wegafsluiting nu voor een koers is, voor een braderij of een ander evenement maakt voor onze stadsdiensten eigenlijk niks uit. Ze moeten gewoon weten welke straten ze moeten afsluiten en welke borden ze moeten zetten, ongeacht het type evenement.
We zijn dus begonnen met de bouw aan een sterk intern loket. De moeilijkste oefening was om alle betrokken diensten (intern, politie, brandweer) met de neuzen in dezelfde richting te krijgen. We zijn met elke partner apart rond de tafel gaan zitten met de vraag wat er volgens hen in een aanvraag moest staan. Met al die info is onze IT-collega dan aan de slag gegaan en heeft hij software op maat ontwikkeld. Daarna zijn we er pas mee naar buiten gestapt.
Na wat proefdraaien met externe aanvragen in oktober 2013 startte het evenementenloket in 2014, toen nog verspreid over verschillende diensten. In 2017 kreeg de evenementendienst vaste vorm. De evenementendienst is de trekker achter de schermen. Dat is het tandwiel. Maar de ketting is zeker even belangrijk. Die oliën wij.”
"We zijn met elke partner apart rond de tafel gaan zitten met de vraag wat er volgens hen in een aanvraag moest staan. "
Wat moeten mensen precies doen wanneer ze een evenement willen aanvragen?
“Het evenementenportaal bestaat volledig online. Elke aanvraag gaat enkel digitaal. Dat zorgt wel eens voor problemen. Niet iedereen vindt immers zijn weg op het wereldwijde web. We nodigen de mensen dan uit op de koffie voor een gesprekje. Na afspraak kan je op de evenementendienst altijd terecht met vragen of voor ondersteuning. We hebben zelfs een neutrale login gemaakt zodat we samen met organisatoren een aanvraag kunnen invullen. Proactief werken helpt ook. Zien we dat de aanvrager nieuw is, dan vragen we hem om een keer langs te komen.”
