Evenementenloket

• Administratieve last verminderen

  Een evenementenloket moet vooral de administratieve last verminderen voor de organisatoren. Het mag organiserende burgers dus niet extra belasten.

  Elke keer ze worden doorverwezen naar een andere dienst, faalt het loket.  

• Geen bevolkingsgroepen discrimineren

  Het evenementenloket mag geen strengere voorwaarden opleggen aan jongeren dan aan andere bevolkingsgroepen. 

  De risicograad van een evenement hangt af van de doelgroep, het muziekgenre… Eventuele ongeregeldheden bij één of meerdere jongerenfuiven kunnen daarom niet worden aangegrepen om alle jongerenfuiven strenger aan te pakken.

• Samenwerking als sleutelwoord

  De lokale overheid en de organisatoren zijn gelijkwaardige partners bij het opzetten van een éénloketsysteem. Beiden hebben ze baat bij een vlotte samenwerking.

  Als je een evenement organiseert, breng je de gemeente op de hoogte via het evenementenloket. Zo geef je aan dat je bereid bent je verantwoordelijkheid te nemen en dat je ‘als voorzichtig en redelijk persoon’ zal organiseren. 

  Mocht er iets fout lopen, dan kan de organisator zich ook beroepen op de samenwerking met de gemeente en de stappen die die in samenspraak met de gemeente ondernam om aan te tonen dat er voldoende inspanningen zijn geleverd.

  De ondersteuning van de organisator staat dus centraal, en niet het melden van de activiteit. De gemeente engageert zich om een aantal stimulerende en ondersteunende maatregelen te stellen. 

Een evenementenloket kan heel wat functies hebben. We lijsten de mogelijkheden hieronder op:

• Wetgeving en checklist

  Het is belangrijk dat een organisator alle wetgeving kan vinden en raadplegen. Voor de federale wetgeving en een checklist is er deze website.

  Voor een evenementenloket is zeker het communiceren van lokale wetgeving en procedures belangrijk. Die verschillen van gemeente tot gemeente. Je kan die informatie bundelen in een lokaal evenementendraaiboek.

• Lokale infrastructuur

  Zorg dat de organisator zicht heeft op de beschikbare zalen en tarieven in de gemeente. Bied daarnaast een overzicht van de sterke en zwakke punten van elke zaal.

  Welke infrastructuur is er aanwezig? Over welke vergunningen beschikt de zaal? Informeer organisatoren daarnaast over de mogelijkheden om een evenement in een tent of openlucht te organiseren.

  Heb je daarnaast als gemeente zélf infrastructuur in bezit? Dan is het een troef als organisatoren die via het loket kunnen boeken.  

• Kalender

  Maak een kalender met een overzicht van evenementen in de gemeente die gepland staan. Zo kunnen organisatoren hun evenementen plannen in functie van de kalender.

• Bovenlokale aanvraagformulieren

  Bundel de bovenlokale aanvraagformulieren, zoals die voor Sabam en de billijke vergoeding.

• Lokale aanvraagformulieren (verschillend per gemeente)

  • Aanvraag gebruik openbare en publieke ruimte
    De toelating om een openbare ruimte (straat, plein, park …) te gebruiken of er een tent te plaatsen, de verkeersregeling aan te passen of een gebied af te sluiten dat normaal publiek toegankelijk is.
  • Aanvraag openluchtactiviteit
    Voor openluchtactiviteiten moet de organisator toestemming vragen aan de burgemeester. De meeste gemeenten beschikken over een leidraad/reglement voor openluchtevenementen.
  • Aanvraag geluidswagen
    Voor het gebruik van een geluidswagen moet de burgemeester schriftelijk toestemming verlenen. Het lokale politiereglement vermeldt de voorwaarden waaraan je je moet houden. Zo zal de vergunning bepalen op welke dagen en uren er niet mag rondgereden worden en waar je de luidsprekers niet mag gebruiken. De organisator moet een aanvraag  indienen bij Sabam.
  • Aanvraag uitzondering geluidsnormen
    Organisatoren kunnen een uitzondering op de geluidsnormen aanvragen bij de gemeente waar het evenement plaats zal vinden.
  • Aanvraag toestemming plaatsen borden langs gemeentewegen en langs gewestwegen
    Gezien de meeste invalswegen gewestwegen zijn, moet je bij de provinciale dienst Wegen en Verkeer toelating vragen. Dat kan via de gemeente.
    Als gemeente kan je ook zorgen voor standaardpercelen langs de verschillende wegen waar organisatoren borden mogen plaatsen.
  • Aanvraag aanplakking gemeentelijke aanplakzuilen
    Verschillende gemeenten voorzien officiële aanplakborden. De organisator kan hun affiches afgeven aan het uniek loket, waarna de gemeente die ophangt. In een aantal gemeentes mag de organisator zelf affiches verspreiden op de officiële aanplakborden.

• Een formulier om materiaal aan te vragen

  Via het evenementenloket wordt de organisator geïnformeerd over de voorwaarden  om materiaal te ontlenen (nadar, podium, geluidsinstallatie…) en kan die het materiaal reserveren. Ook het draaiboek van de gemeente en de feestbox of -koffer kan via het loket ter beschikking gesteld worden.

• Subsidies

  Een overzicht van de voorwaarden en formulier om subsidies aan te vragen voor evenementen.

• Overleg

  Bij (grootschalige) evenementen is er een voorafgaandelijk veiligheidsoverleg. Daarnaast kan je, samen met de organisatoren, ook een overleg organiseren waar zij inspraak kunnen hebben in het beleid.

• Adviesverlening

  Het evenementenloket heeft ook een adviesfunctie. Informeer de organisatoren over bijvoorbeeld verzekeringen, organisatiestructuur, geldzaken, ecologisch organiseren enzovoort. Je kan hen zeker wegwijs maken in de thema’s op deze website.

• ?

  Binnen welke gemeentelijke dienst wordt het loket geïntegreerd?

  In de meeste gevallen wordt het loket ondergebracht bij de vrijetijdsdienst. Niet alle gemeenten hebben die. Soms wordt het dan geplaatst bij de jeugd- of cultuurdienst.

  Bij welke gemeentelijke dienst het loket ondergebracht wordt, is op zich niet zo belangrijk, de argumenten waarom het daar zit zijn dat wel.

  De attitude van de ambtenaar is erg belangrijk. Die moet voeling hebben met het verenigingsleven en stelt de ondersteuning van de organisator voorop.

  De organisator mag niet het gevoel krijgen dat het loket een verlengde is van bijvoorbeeld de politiedienst of dat het een soort controleorgaan is.

• ?

  Wie is het gezicht van het evenementenloket?

  Je kiest het best voor één  ambtenaar die verantwoordelijk is voor het loket. Zo is het meteen duidelijk voor de organisatoren bij wie ze moeten aankloppen. Met organisatoren bedoelen we alle organisatoren: beperk je niet tot enkel jongeren of (erkende) verenigingen.

• ?

  Hoe afstemmen van de verschillende gemeentelijke diensten?

  Overleg regelmatig met de verschillende gemeentelijke diensten die op een of andere manier bij evenementen betrokken zijn: technische dienst, milieudienst, jeugddienst, eventueel ook de politie en de brandweer.

  Alleen zo kan je een goede werking verzekeren. Het evenementenloket en de ambtenaar die het bemant werken coördinerend tussen deze diensten. Op deze manier hoeft de organisator niet zélf met alle diensten samen te zitten.