Voorzieningen
in
Je evenement lokt bezoekers en die hebben uiteraard honger en dorst. Hen zo vlot mogelijk aan drank en eten helpen vergt wat voorbereiding. Daarnaast kan je ook extra inzetten op bijkomende voorzieningen om het jouw bezoekers aangenaam en makkelijker te maken.
Barbeheer
Tijdens een fuif of concert is de bar de belangrijkste bron van inkomsten. Het is daarom belangrijk dat die efficiënt georganiseerd is.
Enkele tips voor een vlot barbeheer:
Soms ligt de winst door drankverkoop lager dan verwacht of geschat (gebaseerd op de stocktelling voor en na het evenement).
We belichten de meestvoorkomende oorzaken:
Verkopen en voorzien van eten
Als je jaarlijks eenmalig eten wil verkopen, moet je dat niet melden bij het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen. In de praktijk wordt er meestal beroep gedaan op een cateraar of foodtrucks. Die moeten uiteraard wettelijk in orde zijn.
Zelfs als je enkel eten voorziet voor je medewerkers, neem je best volgende eenvoudige regels in acht:
- Koel het eten altijd voldoende, zeker tijdens warme zomers.
- Plaats nooit gasflessen in een lokaal.
- Als je wil frituren, zorg dan dat je een blusdeken bij de hand hebt.
- Voorzie een EHBO-koffer op de plaats waar het eten wordt bereid. Bij brandwonden koel je best niet rechtstreeks op de wonde, maar er vlak naast.
- Als je werkt met elektrische vuurtjes en ovens, check dan steeds op voorhand of de stroomkring voldoende zwaar is. Een evenement waar voortdurend de stroom uitvalt, is echt niet plezant. Een elektrische inductiekookplaat met meerdere warmtezones is de beste keuze. Ze werkt snel, precies en energiezuinig.
Afvalbeheer
Eten voorzien betekent ook dat je meer tijd moet steken in je afvalplan.
Vestiaire
Met een betaalde vestiaire kun je voorkomen dat mensen achteraf zonder jas naar huis moeten. Als ze de vestiaire verplicht moeten gebruiken, kunnen ze bovendien veel moeilijker allerlei dingen mee naar binnen te smokkelen. Bezoekers die bij relletjes betrokken zijn, zullen ook minder snel het hazenpad kiezen als ze eerst hun jas nog moeten afhalen. Een vestiaire blijft best open en bewaakt tot alle bezoekers de zaal of het terrein verlaten hebben.
Affiches met opschrift 'wij zijn niet aansprakelijk voor schade of verlies'
Als je geld vraagt voor een bewaakte vestiaire, pleit een affiche met de boodschap ‘De organisator kan niet aansprakelijk gesteld worden voor schade of verlies’ je niet vrij. Volgens de wet heb je in dit geval immers een overeenkomst afgesloten en word je geacht deze overeenkomst goed uit te voeren. Wanneer er dan een jas beschadigd of gestolen wordt, kan de eigenaar een schadevergoeding van de organisator eisen. Probleem is dat er geen verzekeringsmaatschappijen meer zijn die een polis ‘vestiaire’ aanbieden. Je zal dus die schade volledig zelf moeten betalen.
In het geval van een gratis en niet-bewaakte vestiaire (bijvoorbeeld kapstokken) maak je best duidelijk kenbaar dat er geen bewaking is en dat de organisator niet verantwoordelijk is voor diefstal en/of beschadiging van kledij. Zo zijn de bezoekers op de hoogte en moeten ze zelf maar uitmaken of ze het risico nemen om hun jas achter te laten in de niet-bewaakte vestiaire.