Sponsoring

Geldzaken

Een sponsor is een persoon of organisatie, meestal een bedrijf, die jouw evenement steunt door geld of andere middelen ter beschikking te stellen in ruil voor reclame. Sponsors kunnen de kosten van je evenement aanzienlijk drukken.

Welke soorten sponsoring zijn er?

Meestal steunt de sponsor je met een geldsom, maar je kan ook kiezen voor sponsoring in natura. Voor de sponsor is het minder ingrijpend dan een financiële sponsoring, maar met wat creativiteit kan jouw organisatie er enorm gebaat mee zijn. Enkele voorbeelden:

Een lokale drankenhandel die stoelen en tafels schenkt.
Een verhuurfirma die gratis transport regelt.
Een drukker die je affiches en flyers gratis drukt.
…

Hoe maak je een sponsordossier op?

Voor je sponsors begint te zoeken, maak je best een sponsordossier op om jouw evenement op een positieve en duidelijke manier voor te stellen aan potentiële sponsors. Onderstaand stappenplan helpt je op weg.

1

Stel jouw organisatie voor: wie zijn jullie en waar staan jullie voor? Vermeld ook de contactgegevens van de organisatie en de contactpersoon. Daarnaast kan je uitpakken met succesvolle evenementen uit het verleden.
2

Stel jouw evenement voor met alle denkbare achtergrondinfo: locatie, voorziene opkomst, doelstelling (bijvoorbeeld een goed doel), doelpubliek, line-up, sponsors die al hebben toegezegd…
3
Maak een sponsorvoorstel. Dat is een volledig overzicht van wat jij potentiële sponsors kunt aanbieden als organisatie. Maak vooral duidelijk wat de sponsor terugkrijgt als hij jullie sponsort:
- Welke informatie van de sponsor vermeld je? Logo, naam en/of andere zaken?
- Waar vermeld je de sponsor? Op affiches, flyers, T-shirts, polsbandjes, sociale media … ? Vergeet er ook niet bij te zeggen op hoeveel exemplaren je dat alles laat drukken of maken.
- Krijgt de sponsor nog iets anders behalve reclame? VIP-toegang, drankbonnetjes, een bedankingsavond … ?
Hoe beter je kan inschatten waar een sponsor belang aan hecht, hoe beter je hem of haar ook een interessant voorstel kan doen.
4

Giet alles samen in een overzichtelijk geheel en voeg er eventueel enkele sfeerfoto’s aan toe voor een mooiere presentatie.

Hoe vind je sponsors?

Sponsors komen niet uit de lucht gevallen en al zeker niet als je in het wilde weg bedrijven begint te contacteren. Doelgericht zoeken is de boodschap.

Zoeken op de juiste schaal

Voor een dorpsfeest of een ander lokaal evenement spreek je best plaatselijke handelaars of bedrijven aan. Als je evenement breder mikt, mag je ook grotere bedrijven in de regio aanschrijven.
Zoeken naar de juiste doelgroep

Denk na over welke sponsors wel en niet bij het doelpubliek van je evenement pakken. Organiseer je vooral voor lokale zestienjarigen? Dan zal dat lokale handelaars in de buurt van scholen of vrijetijdscentra zeker interesseren, terwijl een ICT-bedrijf wellicht minder interesse zal hebben.
Zoeken naar het juiste netwerk

Ga je vaak langs bij dezelfde bakker? Werken jouw of de ouders van jouw vrienden in een lokaal bedrijf? Dat zijn goede aanknopingspunten in je zoektocht naar sponsors, zeker bij jeugdwerkinitiatieven. Veel lokale handelaars willen zich verbinden met een jeugdig en niet-commercieel initiatief. Speel dat dan ook uit.

Maak samen met de leden van je organisatie een lijst op van potentiële sponsors en stel tijdig een bezoek- en aanspreekplan op. Ook al vertoeven we in een digitaal tijdperk, persoonlijk contact loont nog steeds.
Zoeken naar het juiste moment

Probeer na te gaan wanneer de handelaars en bedrijven die je wil bereiken hun sponsorbudget vastleggen. Op basis van die informatie weet je wanneer hun geld nog lang niet of wellicht wel op zal zijn.

Wat staat in een sponsorcontract?

Nadat je een sponsor hebt overtuigd om jouw evenement te steunen, maak je in tweevoud een sponsorcontract op, een overeenkomst tussen de sponsor en de organisator. In dat contract neem je best volgende zaken op:

De gegevens van beide partijen
Het evenement en de datum waarop het contract van toepassing is
De prestatie van de sponsor
De prestatie van de gesponsorde
Sancties voor als een van de partijen het nalaat een of meer van haar verplichtingen na te komen
De handtekeningen van beide partijen

Moet je een factuur opmaken voor sponsoring?

Als feitelijke vereniging dien je geen factuur op te maken, maar moet je wel voor een ontvangstbewijs zorgen. Een vzw die sponsoring ontvangt, moet dan weer wel een factuur opmaken en, als ze btw-plichtig, btw aanrekenen. Als je vzw niet btw-plichtig is, vermeld je dat steeds op de factuur: “Het jeugdwerk geniet vrijstelling van btw op goederen en diensten. (Artikel 44, paragraaf 2 van het btw-wetboek)”

Sponsoring is een commerciële activiteit

Sponsoring wordt steeds gezien als een commerciële activiteit. Jij maakt namelijk reclame voor een commerciële firma. Hou de bedragen die je ontvangt daarom binnen de perken. Als je te veel structurele inkomsten verwerft via sponsoring, zou je vzw wel eens (gemengd) btw-plichtig kunnen worden. Als het gaat over kleine sponsorbedragen, valt men daar zelden over.

Sponsoring bijkomstig houden

Indien de ontvangende vereniging een vzw is, zullen de ontvangsten niet belast worden in de rechtspersonenbelasting. Er moet wel nagegaan worden of het ontvangen van sponsoring louter een bijkomstige activiteit is om de hoofdactiviteit te ondersteunen. Als de sponsoring toch als hoofdactiviteit wordt beschouwd, kan de vzw belast worden via de vennootschapsbelasting in plaats van de rechtspersonenbelasting. In dat geval worden de ontvangsten uit sponsoring wel degelijk belastbaar zijn.

Sponsoring en fiscale aftrekbaarheid

Voor handelaars en bedrijven is sponsoring interessant, omdat het fiscaal aftrekbaar is.

Sponsoring in ruil voor publiciteit is 100% aftrekbaar (aftrekbare professionele kosten).
Sponsoring in ruil voor tickets enzovoort is 50% aftrekbaar (aftrekbaarheid zogenaamde representatiekosten).

Om dat fiscale voordeel te krijgen, hebben ze altijd een sponsorcontract nodig. Als de organisator een vzw is, komt daar ook een factuur bij.

Beeld Nikki Lucy