ikorganiseer.beOrganiserenDranken, toegangsprijzen en voorverkoop

Dranken, toegangsprijzen en voorverkoop

Materiaal Geldzaken

Op je drank, eten en tickets plak je best niet zomaar een prijs. Maar hoe bepaal je hoeveel een consumptie of kaartje mag of moet kosten? En hoe kan je een toegangsticket in voorverkoop brengen?

Hoe bepaal je de drankprijzen?

Het bepalen van de juiste prijszetting voor de drank en het eten dat je verkoopt, is niet altijd even evident. Je wil ze enerzijds niet te goedkoop verkopen, want dat kan nadelig zijn voor de financiële opbrengst en overmatig consumeren in de hand werken. Anderzijds kunnen te hoge prijzen ervoor zorgen dat de verkoop tegenvalt. Hou alvast rekening met de volgende factoren.

De aankoopprijs

Het eerste en belangrijkste element is de aankoopprijs. Weet dat je, als je niet btw-plichtig bent, de prijs inclusief btw moet rekenen, gezien je die niet kan terugvorderen en je uiteraard ook geen btw mag aanrekenen.

Aankoopprijs van een cola (btw 6 %) 0,45 euro + 6% btw = 0,477 euro 100%

Winst 0,477 euro x 1,5 = 0,7155 euro 150%

Totaal verkoopprijs 1,1925 euro of afgerond 1,20 euro 250%

Let op, hou ook rekening met de drank die je gratis of goedkoper aanbiedt aan je medewerkers of sponsors. De prijs van de meest gevraagde consumptie – meestal is dat pils – kan bij een fuif een invloed hebben op het Sabamtarief dat je uiteindelijk betaalt. Vraag je meer dan 1,40 euro, dan wordt het verschil bij de inkom geteld.
De prijszetting van anderen

Ga zeker eens na bij andere gelijkaardige evenementen in de buurt welke prijzen zij hanteren en hoe zij te werk gaan.
Dezelfde prijzen voor dezelfde soort dranken

Hanteer als het kan dezelfde prijs voor (ongeveer) dezelfde dranken, zodat je niet voor ieder drankje op je kaart een andere prijs hebt. Dat maakt het tellen alleen maar moeilijk en werkt rekenfouten in de hand. Als je met drankbonnen of – munten werkt, kies je best voor veelvouden. ‘Gewone’ dranken zoals frisdrank en pils kunnen dan bijvoorbeeld twee bonnen kosten, water van de kraan één bon en speciale dranken drie, vier of vijf bonnen.

Hoe bepaal je de toegangsprijzen?

Je kan ervoor kiezen om een toegangsprijs te vragen aan je bezoekers, maar die prijs correct betalen is moeilijk. Je wil immers niet dat bezoekers afgeschrikt worden door de te hoge prijs of dat een te lage ticketprijs lage verwachtingen schept. Er bestaat geen succesformule, maar rekening houden met volgende elementen kan helpen:

De doelgroep

Richt je je op scholieren en studenten? Weet dat zij minder geld op tafel kunnen leggen dan iemand met een beroepsinkomen.
De programmatie

Welke artiesten, band of dj’s spelen op je evenement? Zijn ze bekend? Is er vraag naar? Hebben ze veel fans? Populaire namen rechtvaardigen een hogere toegangsprijs.
Andere gelijkaardige evenementen

Ga op zoek naar gelijkaardige evenementen en ga na welke prijzen zij hanteren.
De begroting

Hou rekening met het volledige financiële plaatje van je evenement. Wanneer haal je break-even? Welke prijzen hanteer je het best volgens je begroting? Wees tegelijk realistisch. Een toegangsprijs vragen van 10 euro kan op papier voor veel winst zorgen, maar kan slecht uitdraaien als bezoekers dat te veel geld vinden.
Auteursrechten

Sabam en (soms) de billijke vergoeding worden voor een groot deel berekend op basis van de toegangsprijzen. De inkomprijs laag houden en de drankprijs wat verhogen kan dus financieel interessant zijn. Maak op voorhand een raming op van de verschuldigde auteursrechten en werk verschillende scenario’s uit.

Werken met voorverkoop

Voorverkoop zorgt ervoor dat je vóór je evenement van meer inkomsten zeker bent, maar helpt je ook om op de dag zelf de mensenstroom te beheersen. Bovendien is er dan minder cash aanwezig op het terrein.

Een goede voorverkoop halen is niet altijd makkelijk, zeker niet als je evenement nog niet zolang bestaat. Jongeren beslissen bovendien vaak pas op het allerlaatste moment wat ze op een bepaalde dag gaan doen. Het is dus de kunst om ervoor te zorgen dat zoveel mogelijk mensen elkaar aanzetten om toch op voorhand een kaart te kopen. Door een voldoende groot prijsverschil tussen de voorverkoop- en de kassaprijs trek je mensen misschien toch over de streep.

In het ideale scenario is je evenement op de dag zelf al uitverkocht en werk je dus enkel met voorverkoop. Je moet er immers voor zorgen dat bezoekers met een voorverkoopkaart altijd binnen kunnen. Stel dat er in jouw zaal er 800 mensen binnen mogen en je om 22u30 nog 200 mensen met een voorverkoopticket verwacht, terwijl er al 600 mensen binnen zijn. Dan moeten de deuren onverbiddelijk dicht voor iedereen die geen kaart heeft en zullen geïnteresseerden er de volgende keer wel voor zorgen dat ze tijdig een ticket hebben. Zorg er wel steeds voor dat er niet meer voorverkoopkaarten kunnen verkocht worden dan er volk binnen mag.

Voorverkooppunten online en offline

Om kaarten te verkopen; kan je werken met lokale voorverkooppunten. Je kiest best voor plaatsen waar de doelgroep die je wilt bereiken vaak komt, zoals het jeugdhuis. Als je iets organiseert met een vereniging, kan je ook de leden en bestuursleden mobiliseren om zelf kaarten te verkopen.

Daarnaast kan je ook kiezen voor online kaartenverkoop.

Via het programma Assist kan je als vereniging makkelijk een online voorverkoop opzetten.

Assist

Beeld Nikki Lucy