Aankleding van je evenement (scenografie)

Scenografie is de kunst om een ruimte aan te kleden en in te richten. Bij een evenement gaat het over veel meer dan een paar slingers. Je verandert een locatie in een plek die past bij je thema en je bezoekers.

Goede aankleding doet meer dan mooi ogen. Ze zorgt ervoor dat mensen je event herkennen, ze helpt bezoekers hun weg vinden in de ruimte en ze maakt de sfeer die je wilt. Denk aan hoe de ingang, de bar of het podium eruitziet. Die eerste indruk blijft hangen.

• Zorg voor een rode draad. Je affiche, je locatie en je aankleding vertellen best hetzelfde verhaal. Een bezoeker die je affiche ziet, moet zich bij aankomst meteen herkennen in dat verhaal.
• Hou ook rekening met je publiek. Wat werkt voor een underground clubnight, werkt niet altijd voor een familiefestival. Denk na over kleuren, materialen en licht, en kies wat past bij wie je verwacht.
• Je kan dit zelf doen, of hulp vragen aan iemand met ervaring in scenografie. Beide opties zijn goed. Doe je het zelf, dan hou je meer controle over budget en planning. Werk je samen met een scenograaf, dan krijg je vaak een resultaat dat nog beter uitgewerkt is.
• Soms heb je maar weinig materiaal nodig om een sterke sfeer te maken. Voor een techno-fuif kunnen een paar zwarte doeken al genoeg zijn. Ze verbergen rommelige hoekjes, vangen licht mooi op en geven de ruimte meteen een strakke, donkere sfeer die bij dat type event past. Denk zo na over wat je thema echt nodig heeft: soms is minder net meer.

Aankleding hoeft geen grote hap uit je budget te nemen. Denk aan:

• Hergebruik en lenen. Vraag rond bij andere organisatoren of jeugdhuizen of verenigingen of ze materiaal hebben dat je kan lenen.
• Kringloop en tweedehands. In kringloopwinkels vind je vaak sfeervolle, goedkope stukken. Denk aan stoelen, textiel dat je kan gebruiken, enzovoort.
• Zelf maken. Met simpele materialen zoals stof, karton of verf kan je al veel.

Bewaar je materiaal na afloop. Zo kan je het opnieuw gebruiken voor een volgende editie.

Kies je ervoor om het zelf te doen? Volg dan deze stappen:

1. Bepaal je sfeer. Kies een paar woorden die de sfeer omschrijven die je wil: donker en strak, warm en gezellig, fel en kleurrijk. Dat helpt je later bij elke keuze. Je sfeer hangt ook samen met het type muziek dat er wordt gespeeld.
2. Loop de ruimte na. Bekijk de locatie vooraf. Waar is de ingang, waar staat de bar, waar komt het podium? Noteer welke plekken extra aandacht nodig hebben. Je kan kale plekken meer aankleden, maar probeer je vooral in leven in de bezoeker en waar die zal rondlopen.
3. Maak een lijst van materiaal. Schrijf op wat je nodig denkt te hebben: doeken, licht, planten, verf, meubels. Begin klein en breid uit als je budget dat toelaat.
4. Verzamel je materiaal. Vraag rond bij andere organisatoren, ga langs bij de kringloopwinkel of maak zelf iets met simpele materialen.
5. Denk aan licht. Licht verandert de sfeer van een ruimte enorm, vaak met weinig moeite. Speel met kleur en schaduw. Gebruik eventueel projecties op de muren.
6. Bouw op met genoeg tijd. Plan de opbouw ruim voor je evenement begint, zodat je niet in tijdsnood komt.
7. Check de veiligheid. De laatste maar ook belangrijkste stap. Controleer of alles goed vastzit en of nooduitgangen vrij blijven.

Er zijn verschillende manieren om iemand te vinden die je kan helpen met de aankleding van je evenement:

Werk je samen met een professionele scenograaf of een beginnende?  Houd altijd rekening met een paar dingen voor een eerlijke samenwerking.

• Voorzie een eerlijk budget, ook voor het uitwerken van een voorstel. Dat kost een scenograaf tijd.
• Wees duidelijk over het budget en wat je verwacht, zodat de scenograaf daarmee aan de slag kan.
• Vraag niet te veel werk als je nog maar aan het verkennen bent.
• Geef genoeg tijd. Een goed ontwerp maak je niet op één dag.

Aankleding moet er niet enkel mooi uitzien, ze moet ook veilig zijn.

• Gebruik materialen die niet snel vuur vatten, zeker dicht bij licht- of geluidsapparatuur. Check zeker onze pagina over brandveiligheid nog eens.
• Zorg ervoor dat decoratie goed vastzit, zodat ze niet kan vallen of loskomen.
• Hou nooduitgangen en vluchtwegen altijd helemaal vrij. Probeer er ook op te letten dat je de aanwijzers hiervoor nog steeds goed zichtbaar zijn.

Twijfel je over de veiligheid van je aankleding? Neem dan contact op met de brandweer of iemand die daar verstand van heeft.

Hier zijn geen duidelijke regels over. Toch is het belangrijk voor de veiligheid van je bezoekers dat je als organisator door een professional laat checken of alles wel stevig en veilig is:

• Meestal controleert de brandweer of alles veilig is. Die beoordeelt dan of er klimgevaar is, brandgevaar of dat alle constructies stevig zijn (denk aan stellingen of platformen).
• Als je echt met grote constructies werkt kan je een ingenieur contacteren. Die weet goed of grotere constructies stabiel zijn en veilig voor bezoekers om te gebruiken.

• Kies waar het kan voor materiaal dat je opnieuw kan gebruiken, in plaats van wegwerpdecoratie.
• Vermijd ballonnen en plastic slingers: ze zorgen voor extra afval en breken vaak niet snel af.
• Gebruik stof/textiel, hout of karton. Dat kan je vaak jaren opnieuw gebruiken.