Dag van de jeugdbeweging tijdens corona

Op 23 oktober 2020 vindt de Dag van de Jeugdbeweging plaats, maar ook dit evenement staat dit jaar voor extra uitdagingen. In dit artikel gaan we specifiek in op hoe je de Dag van de Jeugdbeweging coronaproof kan organiseren. 

Aan welke regels moeten we ons houden bij het organiseren van Dag van de Jeugdbeweging?

  • Beperkte capaciteit

    Op de veiligheidsraad van 23 september werd beslist de capaciteit op evenementen te behouden op maximaal200 personen binnen en 400 personen buiten. Hierop kunnen alleen uitzonderingen gemaakt worden door de burgemeester. 

  • Sociale bubbel

    Het concept van de sociale bubbel van 5 vaste personen per gezin (kinderen onder de 12 jaar niet meegeteld) verdwijnt. Je mag vanaf 1 oktober per maand nauw contact hebben met maximaal 5 personen, buiten je huisgenoten. Het gaat hier om een individuele keuze, en dus niet langer om een keuze voor het hele gezin. Met deze bubbel zal je ook naar evenementen mogen, en in deze bubbel is afstand houden dus niet verplicht. 

    Daarnaast mag je afspreken met iedereen zolang je de veiligheidsafstand respecteert. Je mag met tot 10 vrienden en familieleden afspreken zolang de afstandsregels gerespecteerd worden. 

    Voor evenementen betekent dit ook dat mensen max met 10 dicht samen mogen zitten. Aangezien het een advies is en geen verplichting kan je als organisator op de nauwe contacten niet controleren. Je kan op evenementen kiezen om bijvoorbeeld te werken met ‘bubbels’ van 5 personen, als organisator heb jij de autonomie om dit te regelen. 

  • Mondmaskers

    Het dragen van mondmaskers op evenementen is verplicht voor medewerkers en voor bezoekers bij circulatie op het evenement. Bezoekers die in hun bubbel zitten en ook drank consumeren, met voldoende afstand tot andere bubbels, mogen het mondmasker afzetten. 

  • Registratieplicht

    Het is verplicht om de contactgegevens van je bezoekers(minstens 1 per bubbel) te noteren en bij te houden voor 14 dagen. Je mag de gegevens enkel gebruiken voor contact tracing en moet ze na 14 dagen vernietigen. In de provincie Antwerpen is dit in een individuele verplichting en moet iedereen zijn gegevens noteren. 

  • Vraag na bij je stad of gemeente

    De veiligheidsraad heeft opgeroepen aan de lokale besturenom hun evenementen te screenen of ze COVID-veilig genoeg zijn om door te laten gaan. Je hebt altijd detoestemming nodig van je stad of gemeente om je evenement door te laten gaan, dus neem in alle gevallen contact met hen op. 

  • COVID Event Risk Model

    De afgelopen periode heeft de overheid in samenspraak met de evenementensector een COVID Event RISK Modeluitgewerkt met een bijhorend event protocol. Het COVID Event Risk Model weegt je organisatorische mogelijkheden en keuzes af. Daarvoor worden 20 parameters gebruikt die tegenover elkaar worden afgewogen. De score wordt weergegeven met behulp van een kleurenlabel: groen, oranje en rood. Dit label wordt als referentie beschouwd door lokale overheden bij het verlenen van toestemming voor éénmalige evenementen. Deze tool is verplicht te gebruiken bij evenementen met meer dan 200 bezoekers. 

Hoe begin je aan een coronaproof evenement voor dag van de jeugdbeweging?

In coronatijden is het meer dan ooit belangrijk om een draaiboek te maken. Wij maakten alvast een draaiboek die je kan gebruiken voor jouw eigen evenement. 

Op basis van dit draaiboek kan je een eigen draaiboek voor je evenement maken, waarin je elke stap concretiseert voor je eigen situatie. Zo voorzie je de juiste maatregelen in elke fase van je evenement.  

Het draaiboek behandelt de fase voor, tijdens en na het evenement. Sommige zaken worden in verschillende fases aangehaald en/of vullen elkaar aan. Maak op basis van dit draaiboek een eigen draaiboek voor je evenement en voorzie de juiste maatregelen in elke fase van je evenement.  

Een draaiboek is belangrijk: 

  • Als basisdocument bij de voorbereidingen 
  • Als houvast voor de organisator en medewerkers/vrijwilligers 
  • Als bewijs voor de (lokale) overheid dat het evenement volgens het principe van een goede huisvader werd aangepakt 

In de volgende onderdelen wordt beschreven hoe je iedere stap concreet kan aanpakken bij een evenement van dag van de jeugdbeweging. 

Hoe ziet de voorbereidingsfase van Dag van de Jeugdhuizen eruit?

  • 1

    Goedkeuring

    Vraag eerst na bij je gemeente of je een actie kan/mag organiseren! Hier vind je meer informatie over deze fase. 

  • 2

    Datum & locatie

    Waar en wanneer gaat je actie door? Er zijn verschillende parameters waar je rekening mee moet houden bij de locatiekeuze 

  • 3

    Bezoekersaantal

    Bereken je publiekscapaciteit

  • 4

    Crowd management

    Hoe zorg je ervoor dat bezoekers zich niet ophopen op bepaalde plaatsen/momenten? Meer info over crowd management vind je hier. 

  • 5

    Toegangsvoorwaarden

    Bekijk wie mag deelnemen aan je actie.

  • 6

    Registratie en voorverkoop

    Verzamel indien mogelijk op voorhand de gegevens van je deelnemers of tijdens het evenement zelf.

  • 7

    Aanspreekpunt

    Duid een corona-aanspreekpunt aan. 

  • 8

    Medewerkers

    Je evenement staat bijna op poten. Tijd voor vrijwilligers!

  • 9

    Artiesten

    Treden er artiesten op bij je actie? Volg dan deze stappen! 

  • 10

    Hygiënisch materiaal

    Denk al eens na welk hygiënisch materiaal je als organisator kan aanbieden. 

  • 11

    Noodprocedure

    We gaan uit van een geslaagde actie. Toch sta je best op voorhand al eens stil bij een noodprocedure.

  • 12

    Communicatie

    Communiceer over alle voorgaande fasen met je deelnemers en vrijwilligers. 

Wat doe je tijdens de actie voor dag van jeugdhuizen?

  • 1

    Publiekstelling en registratie

    Hou goed bij hoeveel volk er over de vloer komt en zorg ervoor dat je de limiet niet overschrijdt. Dit doe je via een publiekstelling en registratie. 

  • 2

    Communicatie en sensibilisering

    Voorkom onenigheden: communiceer je maatregelen goed op voorhand én tijdens je actie.

  • 3

    Aanbieden van consumptie

    Bied je consumpties aan? Hou dan rekening met deze richtlijnen!

  • 4

    Toepassen van de algemene regels

    De algemene regels blijven uiteraard gelden tijdens je evenement. 

Welke acties zette men in andere steden en gemeenten op poten?

We zetten enkele voorbeelden op een rijtje van acties voor dag van de jeugdbeweging: 

  • DVDJ@SMIKS in Keerbergen

    Ook dit schooljaar zet Smiks alle leerlingen die in een jeugdbeweging zitten in de kijker! We starten de DvdJB al de avond voordien. Dan ontvangen we op school alle enthousiaste leerlingen die een nacht op school willen doorbrengen. Na een geweldige avond en nacht staat er ook op de echte Dag van de Jeugdbeweging heel wat op het programma: ontbijt, massaspelen en dansplaatjes. Voor ieder wat wils! 

  • Sfeervol ontbijt in Hamont

    Rond enkele sfeervolle kampvuren vindt een – coronaproof – heerlijk ontbijt plaats voor de leerlingen die lid zijn van een jeugdbeweging. Natuurlijk gebeurt dit in het gepaste uniform!

  • Receptie, gratis frietjes en optredens in Ingelmunster

    Ontbijt voor alle leden en leiding van de jeugdbeweging. Daarnaast is er een receptie aangeboden door de gemeente, gratis frietjes en een vleesje en een optreden van een rockband. 

  • Gezellig samenzijn in Geraardsbergen

    Alle aspiranten en leidingsploegen worden uitgenodigd voor een gezellig ‘coronaproof‘ etentje 

  • Alternatief Ontbijt in Vilvoorde

    We starten de dag met een knal! Ontvang je coronaproof giftbox om de dag fijn door te komen. Hou je aan de coronaregels en vooral… geniet ervan!