Dag van de jeugdbeweging tijdens corona
Op 23 oktober 2020 vindt de Dag van de Jeugdbeweging plaats, maar ook dit evenement staat dit jaar voor extra uitdagingen. In dit artikel gaan we specifiek in op hoe je de Dag van de Jeugdbeweging coronaproof kan organiseren.
Aan welke regels moeten we ons houden bij het organiseren van Dag van de Jeugdbeweging?
Toelating lokale overheid
Lokale overheden kunnen te allen tijde bijkomende maatregelen invoeren. Maak daarom goede afspraken met de lokale overheid. Zo ben je zeker wat wel en niet kan. Aan lokale overheden roepen we op om zo veel als mogelijk de bestaande protocollen en draaiboeken uit de verschillende sectoren te volgen. Deze kaders werden ontwikkeld door experten die ervan overtuigd zijn dat organiseren op deze manier coronaproof kan.
Hoe begin je aan een coronaproof evenement voor dag van de jeugdbeweging?
In coronatijden is het meer dan ooit belangrijk om een draaiboek te maken. Wij maakten alvast een draaiboek die je kan gebruiken voor jouw eigen evenement.
Op basis van dit draaiboek kan je een eigen draaiboek voor je evenement maken, waarin je elke stap concretiseert voor je eigen situatie. Zo voorzie je de juiste maatregelen in elke fase van je evenement.
Het draaiboek behandelt de fase voor, tijdens en na het evenement. Sommige zaken worden in verschillende fases aangehaald en/of vullen elkaar aan. Maak op basis van dit draaiboek een eigen draaiboek voor je evenement en voorzie de juiste maatregelen in elke fase van je evenement.
Een draaiboek is belangrijk:
- Als basisdocument bij de voorbereidingen
- Als houvast voor de organisator en medewerkers/vrijwilligers
- Als bewijs voor de (lokale) overheid dat het evenement volgens het principe van een goede huisvader werd aangepakt
In de volgende onderdelen wordt beschreven hoe je iedere stap concreet kan aanpakken bij een evenement van dag van de jeugdbeweging.
Hoe ziet de voorbereidingsfase van Dag van de jeugdbeweging eruit?
-
1
Goedkeuring
Vraag eerst na bij je gemeente of je een actie kan/mag organiseren! Hier vind je meer informatie over deze fase.
-
2
Datum & locatie
Waar en wanneer gaat je actie door? Er zijn verschillende parameters waar je rekening mee moet houden bij de locatiekeuze
-
3
Bezoekersaantal
Bereken je publiekscapaciteit
-
4
Crowd management
Hoe zorg je ervoor dat bezoekers zich niet ophopen op bepaalde plaatsen/momenten? Meer info over crowd management vind je hier.
-
5
Toegangsvoorwaarden
Bekijk wie mag deelnemen aan je actie.
-
6
Registratie en voorverkoop
Verzamel indien mogelijk op voorhand de gegevens van je deelnemers of tijdens het evenement zelf.
-
7
Aanspreekpunt
Duid een corona-aanspreekpunt aan.
-
8
Medewerkers
Je evenement staat bijna op poten. Tijd voor vrijwilligers!
-
9
Artiesten
Treden er artiesten op bij je actie? Volg dan deze stappen!
-
10
Hygiënisch materiaal
Denk al eens na welk hygiënisch materiaal je als organisator kan aanbieden.
-
11
Noodprocedure
We gaan uit van een geslaagde actie. Toch sta je best op voorhand al eens stil bij een noodprocedure.
-
12
Communicatie
Communiceer over alle voorgaande fasen met je deelnemers en vrijwilligers.
Wat doe je tijdens de actie voor dag van jeugdbeweging?
-
1
Publiekstelling en registratie
Hou goed bij hoeveel volk er over de vloer komt en zorg ervoor dat je de limiet niet overschrijdt. Dit doe je via een publiekstelling en registratie.
-
2
Communicatie en sensibilisering
Voorkom onenigheden: communiceer je maatregelen goed op voorhand én tijdens je actie.
-
3
Aanbieden van consumptie
Bied je consumpties aan? Hou dan rekening met deze richtlijnen!
-
4
Toepassen van de algemene regels
De algemene regels blijven uiteraard gelden tijdens je evenement.
Welke acties zette men in andere steden en gemeenten op poten?
We zetten enkele voorbeelden op een rijtje van acties voor dag van de jeugdbeweging: