Contract en rider
in
Wanneer je een artiest, band of dj boekt, maak je afspraken met elkaar: wanneer treedt de artiest op, wat is de vergoeding, wie regelt wat op het podium en backstage? Zet die afspraken altijd in een contract. Daarnaast bezorgt de artiest je meestal ook een rider (of technische fiche): een document waarin staat wat er van jou als organisator verwacht wordt, van het podium tot de catering. Hieronder lees je wat er in een contract moet staan, en hoe je zo’n rider leest en gebruikt.
Wat moet er in een contract met een artiest staan?
Veel optredens worden geboekt via WhatsApp of Instagram, en dat is prima. Maar zorg dat alle afspraken uiteindelijk ook ergens gebundeld staan, bijvoorbeeld in een mail. Zo’n mail is eigenlijk je “digitale papier” of contract: duidelijk, terug te vinden, en voor beide partijen (de artiest en jij als organisator) na te lezen.
Een uitgebreid, juridisch contract is niet altijd nodig. Belangrijker is dat de afspraken duidelijk zijn en dat beide partijen ermee akkoord gaan. Denk aan:
- Datum en tijdstip van het optreden
- De vergoeding en hoe je die uitbetaalt
- Wie zorgt voor publiciteit
- Auteursrechten
Wil je toch met een volledig contract werken, of biedt de artiest er zelf een aan? Lees het altijd goed na voor je tekent, en onderhandel gerust over punten waar je het niet mee eens bent. Formaat en VI.BE maakten samen een voorbeeldcontract dat je als vertrekpunt kan gebruiken, al hoef je dus niet elk onderdeel ervan te gebruiken.
Is een contract een bewijsstuk voor je boekhouding?
Neen. Een contract toont enkel aan welke afspraken je maakte, niet dat je ook echt betaald hebt. Betaal je de artiest bijvoorbeeld via de amateurkunstenvergoeding (de opvolger van de vroegere kleine vergoedingsregeling of KVR), dan is de verklaring op eer het echte bewijsstuk voor je boekhouding.
Wat is een verklaring op eer?
Met een verklaring op eer beloof je op papier dat je je aan de voorwaarden houdt en dat alles wat je invulde correct is.
Wat is een rider en waarom heb je die nodig?
Een rider is een lijst waarop de artiest zet wat die nodig heeft om goed te kunnen optreden: van het aantal microfoons tot een broodje na de show. Als organisator gebruik je die lijst om alles op voorhand te regelen, zodat je niet pas op de dag zelf ontdekt dat er een extra gitaarversterker of een vegetarische maaltijd nodig is.
- Een rider zorgt er dus voor dat jij en de artiest precies weten wat je van elkaar mag verwachten, zowel op het podium als backstage.
- Er bestaan geen vaste regels over hoe een rider eruitziet: elke artiest vult die zelf in en bezorgt die aan de organisator.
Wat is het verschil tussen een technical rider en een hospitality rider?
Een rider bestaat meestal uit twee delen. De technical rider (of technische fiche) gaat over het podium: welke apparatuur is er nodig (denk aan materiaal dat de artiest nodig heeft voor het optreden), hoe staat alles opgesteld, wie brengt wat mee? De hospitality rider gaat over alles daarnaast: eten, drinken en de backstageruimte. Beide delen horen eigenlijk bij het contract.
Wat staat er in een technical rider?
De technical rider is dé handleiding voor je huistechnieker, zeker als de tijd tussen optredens kort is (bijvoorbeeld op een festival). Je huistechnieker vindt hier alle info over het juiste materiaal en waar/hoe dit moet worden opgesteld. Let op deze onderdelen:
Het podiumplan en de priklijst zijn de twee belangrijkste onderdelen: zonder die twee kan je huistechnieker zich onmogelijk goed voorbereiden.
Let daarnaast op een paar extra zaken:
- Staat er een datum op de rider? Zo weet je of je wel de meest recente versie in handen hebt en dat alle info over het materiaal en waar het moet worden geplaatst up-to-date is.
- Is het duidelijk wat de band zelf meebrengt, en wat ze verwachten van de techniek die al aanwezig is? Nee? Dan neem je best nog eens contact op met de artiest of hun team.
Als je hier duidelijke afspraken over maakt, voorkom je paniek op de dag zelf.
Voorbeeldrider
Dankzij VI.BE kan je hier een anoniem voorbeeld bekijken van een technische fiche of rider, inclusief contactgegevens, podiumplan en priklijst, als inspiratie.
Wat staat er in een hospitality rider?
Hier vermeldt de artiest wat die van jou als organisator verwacht op vlak van eten, drinken en een plek om tot rust te komen voor en na de show. Denk aan een warme maaltijd, wat drank en snacks. Zorg er als organisator zeker voor dat je weet:
- Met hoeveel personen (en eventueel wagens) de artiest afzakt, zodat je weet hoeveel eten, drank en parkeerplaats je moet voorzien.
- Wat de dieetwensen zijn: allergieën, intoleranties of bijvoorbeeld vegetarische voorkeuren binnen de groep.
In de voorbeeldrider die VI.BE heeft gedeeld kan je duidelijk zien hoe dit wordt genoteerd.
Let op: is dit wel de meest recente rider?
Riders staan niet altijd gedateerd, en dat is een valkuil. Een bandlid kan gewisseld zijn, of er kan een nieuwe allergie bijgekomen zijn sinds de rider werd opgesteld, soms nog maar enkele weken voor het optreden. Je vraagt daarom als organisator altijd na of de rider die je ontving wel de laatste versie is. Zo vermijd je verrassingen op de avond zelf.
Ben je verplicht om de eisen in een hospitality rider te volgen?
Neen. Ook hier zijn geen strikte regels, en artiesten mogen gerust vragen wat ze willen. Maar als organisator hoef je natuurlijk niet alles te kopen waar je artiest om vraagt. Als je een beperkt budget hebt en speciale wensen niet kan voorzien is dat helemaal oké. Maar probeer wel rekening te houden met wat écht belangrijk is, zoals bijvoorbeeld allergieën en intoleranties.
Sommige bands en dj’s durven ook te overdrijven met hun rider. Je hoeft dus zeker niet wekenlang op zoek te gaan naar die kilo witte M&M’s.
Tip:
Stel dat je wel een groter budget hebt, kan je dit slim gebruiken. Door je artiesten in de watten te leggen, zullen ze sneller geneigd zijn om terug te komen. Een goede reputatie qua catering kan helpen om artiesten vast te krijgen.