Corona en de gevolgen voor je evenement

Op 23 september kwam de veiligheidsraad opnieuw samen om de verstrengde coronamaatregelen te herevalueren. Voor evenementen beslisten ze geen vernieuwingen in te voeren. De reeds bestaande regels voor het coronaproof organiseren blijven van kracht. Evenementen kunnen door met 200 personen binnen en 400 personen buiten. Het het dragen van een mondmasker en registreren van aanwezigheden blijft verplicht.

Wat zijn de nieuwe maatregelen?

  • Beperkte capaciteit

    Op de veiligheidsraad van 20 juli werd de capaciteit op evenement gewijzigd naar 200 personen binnen en 400 personen buiten. Hierop kunnen alleen uitzonderingen gemaakt worden door de burgemeester.

  • Sociale bubbel

    Het concept van de sociale bubbel van 5 vaste personen per gezin (kinderen onder de 12 jaar niet meegeteld) verdwijnt. Je mag vanaf 1 oktober per maand nauw contact hebben met maximaal 5 personen, buiten je huisgenoten. Het gaat hier om een individuele keuze, en dus niet langer om een keuze voor het hele gezin. Met deze bubbel zal je ook naar evenementen mogen, en in deze bubbel is afstand houden dus niet verplicht.

    Daarnaast mag je afspreken met iedereen zolang je de veiligheidsafstand respecteert. Je mag met tot 10 vrienden en familieleden afspreken zolang de afstandsregels gerespecteerd worden.

    Voor evenementen betekent dit ook dat mensen max met 10 dicht samen mogen zitten. Aangezien het een advies is en geen verplichting kan je als organisator op de nauwe contacten niet controleren. Je kan op evenementen kiezen om bijvoorbeeld te werken met ‘bubbels’ van 5 personen, als organisator heb jij de autonomie om dit te regelen.

  • Mondmaskers

    Het dragen van mondmaskers op evenementen is verplicht voor medewerkers en voor bezoekers bij circulatie op het evenement. Bezoekers die in hun bubbel zitten en ook drank consumeren, met voldoende afstand tot andere bubbels, mogen het mondmasker afzetten.

  • Registratieplicht

    Het is verplicht om de contactgegevens van je bezoekers (minstens 1 per bubbel) te noteren en bij te houden voor 14 dagen. Je mag de gegevens enkel gebruiken voor contact tracing en moet ze na 14 dagen verwijderen. In de provincie Antwerpen is dit in een individuele verplichting en moet iedereen zijn gegevens noteren.

  • Vraag na bij je stad of gemeente

    De veiligheidsraad heeft opgeroepen aan de lokale besturen om hun evenementen te screenen of ze COVID-veilig genoeg zijn om door te laten gaan. Je hebt altijd de toestemming nodig van je stad of gemeente om je evenement door te laten gaan, dus neem in alle gevallen contact met hen op.

  • COVID Event Risk Model

    De afgelopen periode heeft de overheid in samenspraak met de evenementensector een COVID Event RISK Model uitgewerkt met een bijhorend event protocol. Het COVID Event Risk Model weegt je organisatorische mogelijkheden en keuzes af. Daarvoor worden 20 parameters gebruikt die tegenover elkaar worden afgewogen. De score wordt weergegeven met behulp van een kleurenlabel: groen, oranje en rood. Dit label wordt als referentie beschouwd door lokale overheden bij het verlenen van toestemming voor éénmalige evenementen. Deze tool is verplicht te gebruiken bij evenementen met meer dan 200 bezoekers.

  • Alles gebundeld in 1 draaiboek

    Naast het COVID Event Risk Model en bijhorend protocol hebben andere sectoren zoals cultuur en de horeca ook protocollen en draaiboeken uitgewerkt. Op basis van al deze informatie hebben wij een draaiboek uitgewerkt op maat van de jeugdsector. Zo kunnen ook jeugdverenigingen en jongeren in het algemeen veilig muziekevenementen organiseren.

Hoe begin je nu aan het organiseren van een coronaproof evenement?

Aangezien de maatregelen die van toepassing zijn op muziekevenementen verspreid zitten over verschillende documenten hebben wij vanuit ikorganiseer alle relevante informatie verzameld in één draaiboek. Dit draaiboek over coronaproof organiseren geeft je de handvaten om een coronaproof evenement te organiseren.

Het draaiboek behandelt de fase voor, tijdens en nga het evenement. Sommige zaken worden in verschillende fases aangehaald en/of vullen elkaar aan. Maak op basis van dit draaiboek een eigen draaiboek voor je evenement en voorzie de juiste maatregelen in elke fase van je evenement. Een draaiboek is belangrijk:

  • als basisdocument bij de voorbereidingen
  • als houvast voor de organisator en medewerkers/vrijwilligers
  • als bewijs voor de (lokale) overheid dat het evenement volgens het principe van een goede huisvader werd aangepakt

Hoe kunnen we ons evenement annuleren?

De coronamaatregelen zorgen ervoor dat heel wat geplande evenementen geannuleerd moeten worden, zeker nu het coronavirus terug in opmars is. Maar hoe pak je het annuleren van een evenement nu concreet aan? Hoe beperk je de schade voor de organisatie? En hoe zorg je ervoor dat bezoekers tevreden zijn over je aanpak? We zetten in dit artikel alvast enkele aandachtspunten en tips op een rijtje.

Wat zijn de financiële gevolgen voor onze organisatie?

De coronacrisis heeft ongetwijfeld financiële gevolgen voor organisatoren. De inkomsten uit evenementen vormen voor veel organisatoren een belangrijke inkomstenbron. In dit artikel zetten we op een rijtje hoe je kan omgaan met de financiële gevolgen voor je organisatie als gevolg van de coronamaatregelen.

Meer informatie over corona?

  • Beeld Nikki Lucy