Corona en de gevolgen voor je evenement
De federale overheid nam donderdagavond 12 maart de beslissing om alle activiteiten en evenementen te verbieden en dit ten minste tot en met 19 april vanwege de Corona crisis. Alle evenementen, klein en groot, moeten geannuleerd worden.
Woensdag 18 maart hebben minister van jeugd Benjamin Dalle en De Ambrassade beslist om alle geplande activiteiten, dus ook fuiven, feesten of concerten van jeugdwerkorganisaties tijdens de paasvakantie te annuleren.
Vanuit het voorzichtigheidsprincipe is het sowieso af te raden om in april evenementen met publiek te organiseren. Geplande evenementen annuleer je best zo vlug mogelijk om extra kosten te vermijden.
Moet ik mijn evenement annuleren?
We annuleren ons evenement: wat nu?
We roepen vooral op tot solidariteit. Dit virus is voor geen enkele partij een pretje. We vragen organisatoren, bezoekers en leveranciers om solidair te zijn met elkaar. Ga in dialoog en bekijk samen wat de alternatieven kunnen zijn voor je evenement. Daarnaast:
- Lees je contracten goed na. Mogelijk staat er iets in over afgelasting wegens onvoorziene omstandigheden.
- Een verzekering voor dit soort gevallen heeft (bijna) niemand. Je kan dit nu niet meer afsluiten, het zou onbetaalbaar zijn. Het geld voor de reeds gemaakte kosten (affiches …) ben je dus kwijt. Als een muziekevenement niet doorgaat dan moet je uiteraard geen auteursrechten meer betalen. Lees op de website van Unisono wat je hiervoor moet doen.
- Bekijk met alle partijen of het mogelijk is om op een later tijdstip dit evenement toch te laten plaatsvinden. Communiceer de uiteindelijke beslissing naar je (potentiële) bezoekers en zeker naar de mensen die reeds een toegangsticket kochten. Hieronder vind je antwoord op de vraag of je de tickets moet terugbetalen.
- Als het evenement definitief moeten worden geannuleerd op last van de maatregelen van de overheid, dan kan je je beroepen op overmacht.
Het Burgerlijk Wetboek bepaalt immers:
- Art. 1147. De schuldenaar wordt, indien daartoe grond bestaat, veroordeeld tot het betalen van schadevergoeding, hetzij wegens niet uitvoering van de verbintenis, hetzij wegens vertraging in de uitvoering, wanneer hij niet bewijst dat het niet nakomen het gevolg is van een vreemde oorzaak die hem niet kan worden toegerekend, en hoewel er zijnerzijds geen kwade trouw is.
- Art. 1148. Geen schadevergoeding is verschuldigd, wanneer de schuldenaar door overmacht of toeval verhinderd is geworden datgene te geven of te doen waartoe hij verbonden was, of datgene gedaan heeft wat hem verboden was.
De partijen die niet akkoord gaan met het inroepen van de overmacht hebben dan steeds de mogelijkheid om naar de rechtbank te stappen.
Moet ik reeds verkochte tickets terugbetalen?
In normale omstandigheden zijn de regels als volgt bij overmacht: de organisator moet zijn contractuele verplichtingen niet nakomen, maar ook de bezoeker moet zijn verplichting niet nakomen. Wat eigenlijk wilt zeggen dat de bezoeker de terugbetaling kan vragen van een reeds betaald ticket. De organisator kan een evenement verplaatsen naar een latere datum, maar de consument kan echter niet verplicht worden het evenement op een alternatieve datum te aanvaarden en heeft in dit geval het recht op de terugbetaling van zijn ticket.
Deze situatie zou op dit moment leiden tot zwaar inkomensverlies en zou heel wat organisaties in ernstige financiële moeilijkheden kunnen brengen. Daarom werden er extra maatregelen uitgewerkt door minister Muylle voor evenementen die getroffen worden door de coronacrisis:
- De organisator hoeft tijdelijk geen terugbetaling te doen van de tickets wanneer hetzelfde evenement op een latere datum binnen een redelijke termijn wordt georganiseerd
- Kan de consument aantonen dat het niet mogelijk is om op die nieuwe datum het evenement bij te wonen kan een terugbetaling van de tickets wel (bv. ziekte, beroepsredenen)
- Kan het evenement niet op een later moment worden georganiseerd, moet de organisator voldoende tijd krijgen om de terugbetalingen te doen zodat terugbetalingen in de tijd kunnen worden gespreid.
Vraag aan je bezoekers om solidair te zijn
Bovenstaande richtlijnen geven alvast meer ademruimte voor organisatoren. Deze maatregelen zijn er ook vooral voor commerciële evenementen en hun consumenten en zijn minder specifiek gericht op organisatoren in het jeugdwerk. Formaat wilt jeugdwerk organisatoren én hun bezoekers oproepen om vooral solidair te zijn. Dit kan je bijvoorbeeld doen door het geld van je reeds aangekocht ticket te ‘doneren’ aan de organisatie, en dus géén terugbetaling te vragen aan de organisatie. We willen vooral vermijden dat evenementen die normaal gezien georganiseerd worden om de kas voor de dagelijkse werking te spijzen grote verliezen maken.
Wat met mijn plannen voor (grote) toekomstige evenementen?
Het is niet slim om nu grote evenementen te plannen in de nabije toekomst en belangrijke contracten te tekenen. Overmacht inroepen is dan niet meer evident, want een verbod was voorspelbaar en dus geen onvoorziene gebeurtenis.
Meer informatie over corona?
Gerichte informatie voor het jeugdwerk is te vinden op de website van de Ambrassade en/of op de website van jouw nationale koepel/federatie.
Algemene informatie over het coronavirus is te raadplegen op de website van de overheid.
Vragen en antwoorden over het coronavoris van Departement Jeugd, Cultuur en Media ism Cutluurloket in dit overzicht
