Corona en de gevolgen voor je evenement

Wat je best in overweging neemt

Het is niet slim om nu grote evenementen te plannen in de nabije toekomst en belangrijke contracten te tekenen. Overweeg dus goed of je nog evenementen organiseert voor de komende maand(en). Enkele zaken waar je best rekening mee houdt voor je beslissing: 

• De huidige verstrengingen kunnen steeds verlengd worden. 
• Het is moeilijk om nu plannen te maken voor de toekomst. Je weet immers nooit hoe de epidemiologische situatie zal evolueren.  
• Voor veel evenementen is drankverkoop de voornaamste inkomstenbron, momenteel is de verkoop van drank verboden. 
• Massa-evenementen zullen waarschijnlijk verboden zijn tot er een vaccin is.  
• Mondmaskers en social distancing zijn het nieuwe normaal geworden. Het ziet er niet naar uit dat dit de komende maanden snel zal veranderen. Wees je er dus bewust van dat je evenementen de komende maanden zo zal moeten organiseren. 
• Je moet als organisator steeds in staat zijn jouw evenement naar behoren te organiseren. Dit kan je nu niet garanderen want je weet niet of je dan over voldoende medewerkers zal kunnen beschikken. 
• Ook al is er geen wettelijk verbod, veel potentiële bezoekers zullen vanzelf wegblijven van (grote) evenementen. Als jouw evenement bedoeld was om geld in het laatje te brengen dan mag je misschien al blij zijn met een break-even. Lijd je een (groot) verlies dan kan dit mogelijk beschouwd worden als een fout want je hebt geen of onvoldoende rekening gehouden met de omstandigheden. Je kan geen overmacht inroepen als je op voorhand wist dat het risico hoog is. 
• Tot slot: vraag steeds advies aan je stad of gemeente. Sommige lokale besturen nemen al strengere maatregelen voor de komende weken/maanden. 

Draaiboek coronaproof organiseren

De afgelopen maanden hebben heel wat experten gewerkt aan een veilig kader voor organisatoren. Het is zeer waarschijnlijk dat de regels voor het coronaproof organiseren er gelijkaardig uit zullen zien éénmaal evenementen weer toegelaten worden. Heel wat principes zoals de veiligheidsafstand, hygiënische maatregelen, horecaregels zullen bij de heropstart van toepassing blijven, daarom raden wij aan om ons draaiboek te gebruiken als je evenementen organiseert de komende maanden. Dit draaiboek over coronaproof organiseren geeft je de handvaten om een coronaproof evenement te organiseren.

Het draaiboek behandelt de fase voor, tijdens en nga het evenement. Sommige zaken worden in verschillende fases aangehaald en/of vullen elkaar aan. Maak op basis van dit draaiboek een eigen draaiboek voor je evenement en voorzie de juiste maatregelen in elke fase van je evenement. Een draaiboek is belangrijk:

• als basisdocument bij de voorbereidingen
• als houvast voor de organisator en medewerkers/vrijwilligers
• als bewijs voor de (lokale) overheid dat het evenement volgens het principe van een goede huisvader werd aangepakt

De coronamaatregelen zorgen ervoor dat heel wat geplande evenementen geannuleerd moeten worden, zeker nu het coronavirus terug in opmars is. Maar hoe pak je het annuleren van een evenement nu concreet aan? Hoe beperk je de schade voor de organisatie? En hoe zorg je ervoor dat bezoekers tevreden zijn over je aanpak? We zetten in dit artikel alvast enkele aandachtspunten en tips op een rijtje.

De coronacrisis heeft ongetwijfeld financiële gevolgen voor organisatoren. De inkomsten uit evenementen vormen voor veel organisatoren een belangrijke inkomstenbron. In dit artikel zetten we op een rijtje hoe je kan omgaan met de financiële gevolgen voor je organisatie als gevolg van de coronamaatregelen.