Corona en de gevolgen voor je evenement
Op het overlegcomité van 23 april werd aangekondigd dat culturele evenementen tot 50 aanwezigen in buitenlucht mogelijk zijn vanaf 8 mei. In het ministerieel besluit (mb) dat gepubliceerd werd op 7 mei staat vermeld dat evenementen door professionelen moeten georganiseerd worden en dat je de CERM scan en het bijhorende protocol moet hanteren.
Het is nog niet duidelijk hoe dit geïnterpreteerd zal worden. Wij vragen dit momenteel na. Eens er meer duidelijkheid is zullen wij ook ons draaiboek updaten naar de geldende maatregelen en protocollen.
Wat zijn de nieuwe maatregelen?
Onduidelijkheid voorwaarden
Momenteel is het nog niet duidelijk hoe voorwaarden zullen worden geïnterpreteerd bij de heropstart van evenementen, zoals de definitie van professionelen en het organiseren door een vereniging en met vrijwilligers. Ook andere maatregelen, bijvoorbeeld het sluitingsuur of de maximumcapaciteit kunnen nog wijzigen. Wij volgen alles op de voet op.
De hygiënische maatregelen die je moet nemen voor het coronaproof maken van een evenement blijven echter hoogstwaarschijnlijk dezelfde. Wij werken momenteel ons draaiboek bij en zullen dit verspreiden als alles duidelijk is.
Kan ik nog evenementen organiseren in de toekomst?
Het is niet slim om nu zeer grote evenementen te plannen in de nabije toekomst en belangrijke contracten te tekenen. Overweeg dus goed of je nog evenementen organiseert voor de komende maand(en). Enkele zaken waar je best rekening mee houdt voor je beslissing:
- Het is moeilijk om nu plannen te maken voor de toekomst. Je weet immers nooit hoe de epidemiologische situatie zal evolueren.
- Massa-evenementen zullen waarschijnlijk verboden zijn tot iedereen gevaccineerd is.
- Mondmaskers en social distancing zijn het nieuwe normaal geworden. Het ziet er niet naar uit dat dit de komende maanden snel zal veranderen. Wees je er dus bewust van dat je evenementen de komende maanden zo zal moeten organiseren.
- Je moet als organisator steeds in staat zijn jouw evenement naar behoren te organiseren. Dit kan je nu niet garanderen want je weet niet of je dan over voldoende medewerkers zal kunnen beschikken.
- Ook al is er geen wettelijk verbod, veel potentiële bezoekers zullen vanzelf wegblijven van (grote) evenementen. Als jouw evenement bedoeld was om geld in het laatje te brengen dan mag je misschien al blij zijn met een break-even. Lijd je een (groot) verlies dan kan dit mogelijk beschouwd worden als een fout want je hebt geen of onvoldoende rekening gehouden met de omstandigheden. Je kan geen overmacht inroepen als je op voorhand wist dat het risico hoog is.
- Tot slot: vraag steeds advies aan je stad of gemeente. Sommige lokale besturen nemen al strengere maatregelen voor de komende weken/maanden.
Hoe begin je nu aan het organiseren van een coronaproof evenement?
Aangezien de maatregelen die van toepassing zijn op muziekevenementen verspreid zitten over verschillende documenten hebben wij vanuit ikorganiseer alle relevante informatie verzameld in één draaiboek. Dit draaiboek over coronaproof organiseren geeft je de handvaten om een coronaproof evenement te organiseren.
Het draaiboek behandelt de fase voor, tijdens en na het evenement. Sommige zaken worden in verschillende fases aangehaald en/of vullen elkaar aan. Maak op basis van dit draaiboek een eigen draaiboek voor je evenement en voorzie de juiste maatregelen in elke fase van je evenement. Een draaiboek is belangrijk:
- als basisdocument bij de voorbereidingen
- als houvast voor de organisator en medewerkers/vrijwilligers
- als bewijs voor de (lokale) overheid dat het evenement volgens het principe van een goede huisvader werd aangepakt
Onzekere toekomst
We weten niet zeker welke maatregelen er zullen gelden bij de heropstart van evenementen. Er kunnen dus nog regels veranderen in de toekomst. Bijvoorbeeld het sluitingsuur of de maximumcapaciteit. De hygiënische maatregelen die je moet nemen voor het coronaproof maken van een evenement blijven echter zeer waarschijnlijk dezelfde.
Hoe kunnen we ons evenement annuleren?
De coronamaatregelen zorgen ervoor dat heel wat geplande evenementen geannuleerd moeten worden, zeker nu het coronavirus terug in opmars is. Maar hoe pak je het annuleren van een evenement nu concreet aan? Hoe beperk je de schade voor de organisatie? En hoe zorg je ervoor dat bezoekers tevreden zijn over je aanpak? We zetten in dit artikel alvast enkele aandachtspunten en tips op een rijtje.
Wat zijn de financiële gevolgen voor onze organisatie?
De coronacrisis heeft ongetwijfeld financiële gevolgen voor organisatoren. De inkomsten uit evenementen vormen voor veel organisatoren een belangrijke inkomstenbron. In dit artikel zetten we op een rijtje hoe je kan omgaan met de financiële gevolgen voor je organisatie als gevolg van de coronamaatregelen.
