Corona en de gevolgen voor je evenement

Op 23 én 27 juli kwam de veiligheidsraad samen om opnieuw strengere coronamaatregelen in te voeren. Het aantal mensen op evenementen wordt ingeperkt naar 100 personen binnen en 200 personen buiten. Ook wordt het dragen van een mondmasker en registreren van aanwezigheden verplicht.

Daaropvolgend heeft de provincie Antwerpen beslist om alle evenementen te verbieden in de zwaarst getroffen gebieden tot ten minste 26 augustus.

Wat zijn de nieuwe maatregelen?

  • Beperkte capaciteit

    Op de veiligheidsraad van 27 juli werd de capaciteit op evenement ingeperkt naar 100 personen binnen en 200 personen buiten.

  • Sociale bubbel

    De sociale bubbel wordt verkleind naar 5 vaste personen per gezin (kinderen onder de 12 jaar niet meegeteld) tot ten minste eind augustus. Met deze bubbel zal je ook naar een evenementen mogen, en in deze bubbel is afstand houden dus niet verplicht.

  • Mondmaskers

    Het dragen van mondmaskers op evenementen is verplicht voor medewerkers en voor bezoekers bij circulatie op het evenement. Bezoekers die in hun bubbel zitten en ook drank consumeren, met voldoende afstand tot andere bubbels, mogen het mondmasker afzetten.

  • Registratieplicht

    Het is verplicht om de contactgegevens van je bezoekers (minstens 1 per bubbel) te noteren en bij te houden voor 14 dagen. Je mag de gegevens enkel gebruiken voor contact tracing en moet ze na 14 dagen verwijderen. In de provincie Antwerpen is dit in een individuele verplichting en moet iedereen zijn gegevens noteren.

  • Vraag na bij je stad of gemeente

    De veiligheidsraad heeft opgeroepen aan de lokale besturen om hun evenementen te screenen of ze COVID-veilig genoeg zijn om door te laten gaan. Je hebt altijd de toestemming nodig van je stad of gemeente om je evenement door te laten gaan, dus neem in alle gevallen contact met hen op.

  • COVID Event Risk Model

    De afgelopen periode heeft de overheid in samenspraak met de evenementensector een COVID Event RISK Model uitgewerkt met een bijhorend event protocol. Het COVID Event Risk Model weegt je organisatorische mogelijkheden en keuzes af. Daarvoor worden 20 parameters gebruikt die tegenover elkaar worden afgewogen. De score wordt weergegeven met behulp van een kleurenlabel: groen, oranje en rood. Dit label wordt als referentie beschouwd door lokale overheden bij het verlenen van toestemming voor éénmalige evenementen. Deze tool is verplicht te gebruiken bij evenementen met meer dan 200 bezoekers.

  • Alles gebundeld in 1 draaiboek

    Naast het COVID Event Risk Model en bijhorend protocol hebben andere sectoren zoals cultuur en de horeca ook protocollen en draaiboeken uitgewerkt. Op basis van al deze informatie hebben wij een draaiboek uitgewerkt op maat van de jeugdsector. Zo kunnen ook jeugdverenigingen en jongeren in het algemeen veilig muziekevenementen organiseren.

Hoe begin je nu aan het organiseren van een coronaproof evenement?

Aangezien de maatregelen die van toepassing zijn op muziekevenementen verspreid zitten over verschillende documenten hebben wij vanuit ikorganiseer alle relevante informatie verzameld in één draaiboek. Dit draaiboek over coronaproof organiseren geeft je de handvaten om een coronaproof evenement te organiseren.

Het draaiboek behandelt de fase voor, tijdens en nga het evenement. Sommige zaken worden in verschillende fases aangehaald en/of vullen elkaar aan. Maak op basis van dit draaiboek een eigen draaiboek voor je evenement en voorzie de juiste maatregelen in elke fase van je evenement. Een draaiboek is belangrijk:

  • als basisdocument bij de voorbereidingen
  • als houvast voor de organisator en medewerkers/vrijwilligers
  • als bewijs voor de (lokale) overheid dat het evenement volgens het principe van een goede huisvader werd aangepakt

Hoe kunnen we ons evenement annuleren?

De coronamaatregelen zorgen ervoor dat heel wat geplande evenementen geannuleerd moeten worden, zeker nu het coronavirus terug in opmars is. Maar hoe pak je het annuleren van een evenement nu concreet aan? Hoe beperk je de schade voor de organisatie? En hoe zorg je ervoor dat bezoekers tevreden zijn over je aanpak? We zetten in dit artikel alvast enkele aandachtspunten en tips op een rijtje.

Wat zijn de financiële gevolgen voor onze organisatie?

De coronacrisis heeft ongetwijfeld financiële gevolgen voor organisatoren. De inkomsten uit evenementen vormen voor veel organisatoren een belangrijke inkomstenbron. In dit artikel zetten we op een rijtje hoe je kan omgaan met de financiële gevolgen voor je organisatie als gevolg van de coronamaatregelen.

Meer informatie over corona?

  • Beeld Nikki Lucy