Corona en de gevolgen voor je evenement
Sinds 27 juni kunnen evenementen binnen doorgaan met maximaal 2000 personen of 100% van de zaalcapaciteit volgens het CIRM. Buitenevenementen kunnen met een maximum van 2500 personen.
Voor kleine organisatoren is er goed nieuws: in deze fase is de CERM-scan (en CIRM-scan) enkel van verplicht voor evenementen buiten vanaf 200 personen en evenementen binnen vanaf 100 personen.
Update 19 juli: Het overlegcomité kwam opnieuw samen en bracht meer duidelijkheid over het gebruik van het COVID Safe Ticket. Vanaf 13 augustus kunnen organisatoren van evenementen buiten met minimaal 1500 bezoekers gebruik maken van een aparte regelgeving. Door het COVID Safe Ticket mogen enkel bezoekers naar het evenement komen als ze volledig gevaccineerd zijn of in het bezit zijn van een recente negatieve PCR-test. Vanaf 1 september wordt het ook mogelijk voor evenementen binnen.
Wat zijn de huidige maatregelen?
Sinds 27 juni mogen evenementen buiten doorgaan met maximaal 2500 personen. Binnen mogen evenementen doorgaan met een maximale zaalbezetting van 100% volgens de CIRM en een maximum van 2000 personen.
Het gebruik van de COVID Event Risk Model en bij evenementen binnen de CIRM-scan is in deze fase enkel verplicht voor evenementen buiten vanaf 200 personen of evenementen binnen vanaf 100 personen. Voor alle andere evenementen blijft het gebruik voorlopig verplicht.
In deze fase kan het publiek staan of zitten tijdens een evenementen buiten. Bij evenementen binnen moeten bezoekers verplicht zitten.
Drankverkoop op je evenement & bediening aan tafel
Wanneer je op een evenement drank serveert, moet je in principe de horecaregels volgen. Eén van de regels die daarin zijn opgenomen, is dat bediening aan tafel verplicht is, maar voor evenementen is hiervoor een uitzondering mogelijk. Bij evenementen mogen er afhaalmaaltijden en -dranken worden aangeboden in afwijking van het verbod op bediening aan de bar (art. 12 §4, MB 24/06/2021).
Het belangrijkste daarbij is dat je wachtenden moet vermijden en dus een systeem moet uitwerken waarbij er bijvoorbeeld doorgeschoven wordt, gewerkt wordt met een app en een afhaalpunt, gewerkt wordt met één persoon per bubbel die drank mag halen… Deze aanpak moet goed beschreven staan in het draaiboek waarbij ook aangetoond wordt dat dit een betere optie is dan tafelbediening.
Wat zijn de volgende stappen in de versoepelingen?
Het overlegcomité plant de komende maanden een stapsgewijze terugkeer naar normaal. Ze maakten daarvoor twee regelingen voor evenementen:
- Het zomerplan waarbij evenementen coronaproof georganiseerd zijn met afstandregels, mondmaskers waar nodig, hygiënische maatregelen, bubbels…
- Evenementen met het COVID Safe Ticket. Op deze evenementen moeten geen mondmaskers of afstandsregels gevolgd worden op voorwaarde dat alle bezoekers voldoen aan de regels van het COVID Safe Ticket. Deze regeling is enkel mogelijk voor evenementen vanaf 13 augustus met meer dan 1500 bezoekers.
De regelingen moet je volledig los van elkaar zien. Je kiest als organisator voor één van twee regelingen voor jouw evenement. We benadrukken dat het gebruik van het COVID Safe Ticket is niet verplicht vanaf 13 augustus. Je kan ook in augustus en september nog coronaproof organiseren.
Niet alles zeker
Het overlegcomité zal in de aanloop van iedere fase bekijken of aan de doelstelling voldaan is en de versoepeling dus al dan niet kan ingaan.
Het zomerplan: coronaproof organiseren
-
1
Vanaf 27 juni: huidige fase
Indien 6 op 10 volwassenen hun eerste vaccin hebben gehad, er een gunstige trend in hospitalisaties merkbaar is en met een richtdrempel van 500 COVID-bedden op intensieve zorg:
- Evenementen buiten met een maximum van 2500 personen. Bezoekers kunnen staan of zitten
- Evenementen binnen met een maximale zaalbezetting van 100% volgens de CIRM en een maximum van 2000 personen. Bezoekers moeten zitten.
- Met mondmasker en op veilige afstand van elkaar.
- Individuele afstand van elkaar of groepen van maximaal 8 personen
Indien er op een evenement drank- en/of eetgelegenheid wordt voorzien moet je je ook houden aan de regels in het horecaprotocol (sluitingsuur, bubbels,..)
-
2
Vanaf 30 juli
Indien 7 op 10 volwassenen hun eerste vaccin hebben gehad, er een gunstige trend in hospitalisaties merkbaar is en met een richtdrempel van 500 COVID-bedden op intensieve zorg:
- Evenementen buiten met een maxium van 5000 personen.
- Evenementen binnen met een maximale zaalbezetting van 100% volgens de CIRM en een maximum van 3000 personen.
- Bezoekers kunnen staan of zitten.
- Met mondmasker en op veilige afstand van elkaar.
Indien er op een evenement drank- en/of eetgelegenheid wordt voorzien moet je je ook houden aan de regels in het horecaprotocol (sluitingsuur, bubbels,..)
-
3
Vanaf 1 september
Indien 7 op 10 volwassenen gevaccineerd zijn, er een gunstige trend in hospitalisaties merkbaar is en met een richtdrempel van 500 COVID-bedden op intensieve zorg gehaald:
De regelgeving vanaf september voor evenementen is nog niet bepaald.
Evenementen met het COVID Safe Ticket
-
1
Vanaf 13 augustus
Vanaf 13 augustus zouden evenementen vanaf 1500 personen kunnen opnieuw doorgaan zonder afstandsregels en mondmaskers op voorwaarde dat men werkt met het COVID Safe Ticket.
Deze kunnen doorgaan op voorwaarde dat:
- het evenement buiten doorgaat in augustus. Vanaf september kan dit ook bij evenementen binnen
- doorgaat met maximaal 75.000 bezoekers
- men toelating heeft van de lokale overheid
- alle bezoekers in het bezit zijn van een COVID Safe Ticket. Dit wil zeggen dat alle deelnemers moeten een bewijs van vaccinatie kunnen voorleggen of een recente negatieve PCR-test.
- Bij het gebruik van tenten moeten minimaal 2 zijden volledig open zijn en is CO2-meting verplicht.
-
2
Vanaf 1 september
De regeling van het COVID Safe Ticket wordt uitgebreid voor evenementen dien binnen doorgaan.
Hoe begin je nu aan het organiseren van een coronaproof evenement?
-
1
Contacteer de lokale overheid (en maak al eens een CERM-scan)
Vooraleer je start aan de voorbereiding van je evenement raden we je aan om eerst contact op te nemen met je lokale overheid via de jeugd- of vrijetijdsdienst. Pols hoe zij de regels op lokaal niveau interpreteren en waarop je zeker moet letten bij de voorbereiding van een evenement. Je kan zeker ook, bij wijze van test, een scan doen in het COVID Event Risk Model (CERM). Zo kan je kijken of het evenement dat je wil organiseren mogelijk is volgens de universele eventparameters.
-
2
Maak een draaiboek aan de hand van ons draaiboek
Op basis van dit draaiboek kan je een eigen draaiboek voor je evenement maken, waarin je elke stap concretiseert voor je eigen situatie. Zo voorzie je de juiste maatregelen in elke fase van je evenement.
-
3
Test je evenement
Na de opmaak van je draaiboek moet je jouw evenement testen via het CERM als je bij een evenement buiten meer dan 200 bezoekers toelaat of binnen meer dan 100 personen. Krijg je een groen signaal, dan kan je verder naar de volgende stap. Is de uitkomst negatief, bekijk dan waar je je evenement veiliger maken met de verkregen feedback.
-
4
Krijg finaal goedkeuring
Met je draaiboek (en de uitslag van de CERM-test) moet je naar je stad of gemeente stappen om definitieve goedkeuring te krijgen voor je evenement. Vervolgens kan je in dialoog nog zaken aanpassen. Je stad of gemeente heeft het laatste woord om je evenement al dan niet te laten doorgaan.
Draaiboek coronaproof organiseren
Aangezien de maatregelen die van toepassing zijn op muziekevenementen verspreid zitten over verschillende documenten hebben wij vanuit ikorganiseer alle relevante informatie verzameld in één draaiboek. Dit draaiboek over coronaproof organiseren geeft je de handvaten om een coronaproof evenement te organiseren.
Het draaiboek behandelt de fase voor, tijdens en na het evenement. Sommige zaken worden in verschillende fases aangehaald en/of vullen elkaar aan. Maak op basis van dit draaiboek een eigen draaiboek voor je evenement en voorzie de juiste maatregelen in elke fase van je evenement. Een draaiboek is belangrijk:
- als basisdocument bij de voorbereidingen
- als houvast voor de organisator en medewerkers/vrijwilligers
- als bewijs voor de (lokale) overheid dat het evenement volgens het principe van een goede huisvader werd aangepakt
Hoe kunnen we ons evenement annuleren?
De coronamaatregelen zorgen ervoor dat geplande evenementen soms geannuleerd moeten worden. Maar hoe pak je het annuleren van een evenement nu concreet aan? Hoe beperk je de schade voor de organisatie? En hoe zorg je ervoor dat bezoekers tevreden zijn over je aanpak? We zetten in dit artikel alvast enkele aandachtspunten en tips op een rijtje.
Wat zijn de financiële gevolgen voor onze organisatie?
De coronacrisis heeft ongetwijfeld financiële gevolgen voor organisatoren. De inkomsten uit evenementen vormen voor veel organisatoren een belangrijke inkomstenbron. In dit artikel zetten we op een rijtje hoe je kan omgaan met de financiële gevolgen voor je organisatie als gevolg van de coronamaatregelen.
