ikorganiseer.beOrganiserenKassabeheer

Kassabeheer

in

Materiaal Geldzaken

Op je evenement zelf komt er (hopelijk) veel geld binnen. Het is daarom belangrijk dat je een goed kassasysteem uitwerkt, zodat je niet voor onaangename verrassingen komt te staan.

Gerelateerd:

Tips voor een goed kassabeheer

  • Financieel verantwoordelijke

    Maak iemand financieel verantwoordelijk voor het evenement. Die persoon is het aanspreekpunt voor iedereen die ter plaatse met geld werkt. Is het wisselgeld op of zit er net te veel cash in de kassa? De verantwoordelijke zorgt ervoor dat dat allemaal opgevolgd wordt.

  • Betrouwbare vrijwilligers

    Werk met vrijwilligers aan de kassa die je volledig vertrouwt.

  • Wisselgeld

    Zorg dat er voldoende wisselgeld aanwezig. Bewaar het tijdens het evenement op een veilige plaats en zeker niet allemaal in de kassa.

  • Bonnen of drankkaarten

    Werk met bonnetjes, jetons of drankkaarten, zodat er slechts enkele mensen in aanraking komen met geld. Dat is ook een stuk makkelijker voor je barvrijwilligers, want zij hoeven dan niet (veel) meer te rekenen.

  • Berekeningstabel bonnen

    Werk je met bonnetjes of jetons? Leg dan een berekeningstabel aan de kassa. Zo hoeven vrijwilligers niet zelf uit te rekenen hoeveel de kostprijs is van zeventien bonnen.

  • Gebruik unieke bonnen

    Vermijd bonnen of jetons die op andere evenementen kunnen opduiken. Ontwerp ze desnoods zelf of voorzie ze van een stempel.

  • Nauwkeurige kassa

    Voorzie per shift een getelde kassa met een geteld aantal bonnen. Als er meer bonnen nodig zijn, noteer dat dan zeker. Zo kan je nadien perfect nagaan of er geld verdwenen is. Dat zijn allemaal taken voor je financieel verantwoordelijke.

  • Gesloten bonnendoos

    Voorzie steeds een gesloten doos (met gleuf) waarin de gebruikte bonnen of kaarten kunnen worden gedeponeerd.

Elektronisch betaalsysteem

Een elektronisch betaalsysteem maakt het niet alleen makkelijker voor de organisator, maar zorgt ook voor minder cash op het terrein en verkleint dus de kans op diefstallen. Zo’n systeem kan je zowel gebruiken aan de ingang als voor de verkoop van bonnetjes of drankkaarten.

Er zijn verschillende services op de markt waar je gebruik van kan maken:

  • Informeer bij de bank van je vereniging wat zij voor je kunnen doen.
  • Kassabox van KBC, gratis voor jeugdverenigingen indien bezoekers betalen met binnenlandse bankkaarten. (Bancontact)
  • Payconic by Bancontact
  • Beeld Nikki Lucy