Checklist coronaproof organiseren

In het artikel “grote evenementen: coronaproof organiseren staan alle regels die organisatoren van grote evenementen zonder COVID Safe Ticket moeten volgen uitgelegd. We hebben deze hieronder samengevat in een checklist. Gebruik deze checklist om na te gaan of je niets vergeten bent op nemen in de organisatie van je evenement. Vergeet daarna zeker niet de ‘scan’ te doen met de evenementenmatrix en goedkeuring te verkrijgen van je stad of gemeente.  

Voor het evenement

  • Evenement gescand op coronaveiligheid via de CERM-scan

  • Contact opgenomen met je stad of gemeente en goedkeuring gekregen voor je evenement

  • Bepaald waar en wanneer je evenement doorgaat, rekening houdend met de ventilatievoorschriften 

  • Bij evenementen binnen: CIRM-aanvraag gedaan voor de locatie 

  • Publiekcapaciteit berekend en seating arrangement opgemaakt 

  • Circulatieplan en crowd managementplan opgemaakt

  • Toegangsvoorwaarden bepaald en gecommuniceerd

  • Indien van toepassing: registratiesysteem en/of voorverkoop opgezet om je capaciteit te bewaken

  • Bepaald hoe de publiekstelling zal gebeuren 

  • COVID-coördinator bepaald en gecommuniceerd

  • Richtlijnen en aandachtspunten voor medewerkers opgesteld en gecommuniceerd 

  • Eigen medewerkers geregistreerd 

  • Coronamaatregelen gecommuniceerd aan artiesten

  • Hygiënisch materiaal voorzien/aangekocht voor publiek, medewerkers en/of artiesten 

  • Sensibiliserings- en informatieplan opgemaakt 

  • Sensibiliseringsmateriaal geprint of aangekocht

  • Hygiëneplan opgemaakt en gecommuniceerd

  • Indien nodig: een mobiliteitsplan opgesteld 

  • Noodprocedure aangepast met extra coronamaatregelen 

  • Publiek, medewerkers en artiesten voor de start van het evenement ingelicht over de geldende coronamaatregelen

  • Handhavingsplan of -procedure opgemaakt 

  • Adviezen CERM-scan meegenomen in de veiligheidsplannen en draaiboek

Tijdens je evenement

  • Hygiënische maatregelen opgevolgd tijdens de opbouw

  • Mondmaskers uitgedeeld aan de medewerkers

  • Voldoende algemene informatie verspreid rond de geldende maatregelen 

  • Ervoor gezorgd dat personen altijd makkelijk hun handen kunnen wassen en ontsmetten

  • Ontsmettingsgel bij contactrijke plaatsen gezet

  • Reinigingsplan opgesteld: wie maakt wat schoon, met welke frequentie en welke producten

  • Eventueel registratie van je bezoekers bij het aankomen 

  • Begeleiding voorzien van het publiek naar hun plaatsen

  • Circulatieplan zichtbaar gemaakt door het aanbrengen van bijvoorbeeld looppijlen 

  • Duidelijk gemaakt wie de COVID-coördinator is

  • Het publiek consumeert bij voorkeur zittend

  • Bubbel principe gehanteerd, bepaald en gecommuniceerd

  • Acties ondernomen om cash betalingen te vermijden

  • Voldoende sanitaire voorzieningen mét handwasmogelijkheden voorzien 

  • Plan opgemaakt en uitgerold voor het wassen van glas, bestek en/of herbruikbare bekers

  • Handschoenen en mondmaskers voorzien bij de EHBO-stand en/of kit

  • Voorschriften rond hygiëne en afstand opgevolgd bij het publiek, medewerkers en artiesten. 

  • Personen aangesproken indien ze zich niet aan de regels hielden.  

  • Veiligheidsplannen gevolgd

Na het evenement

  • Hygiënische maatregelen opgevolgd tijdens de afbraak 

  • Plan opgesteld bij eventuele besmetting met het coronavirus na afloop van het evenement 

  • Indien van toepassing: publieksregistratie gewist 14 dagen na het evenement