Webinar: Coronaproof Organiseren

Er is eindelijk terug wat perspectief voor jonge organisatoren! Sinds 8 mei zijn evenementen en culturele activiteiten weer toegestaan, weliswaar onder bepaalde voorwaarden. Het kan een hele uitdaging zijn om je evenement volledig coronaproof te maken als je niet weet waar te beginnen. Daarom organiseerden we een webinar op dinsdag 8 juni.

In de webinar konden deelnemers vragen stellen en namen we het ikorganiseer.be-draaiboek erbij als houvast. Daarnaast bracht onze partner VI.BE Johan Penson mee aan tafel. Als specialist in CIRM en ventilatienormen bracht hij ook over zijn expertisegbied duidelijkheid. Het leverde de nodige knowhow op om te beginnen aan de organisatie van een evenement!

In dit artikel vind je de PowerPoint, die we gebruikten tijdens de webinar en de meest gestelde vragen tijdens de webinar.

Je kan het draaiboek met de regelgeving van toepassing sinds 9 juni nog steeds gratis downloaden.

Op dinsdag 8 juni organiseerden we een webinar over de heropstart van de evenementen. Tijdens de webinar werden de verschillende maatregelen geduid waar je als organisator rekening moet mee houden voor, tijdens en na een evenement.

Kijk je graag nog eens terug naar de Powerpoint? Geen nood, je kan de PowerPoint hier downloaden.

Opgelet! Voor de volledige uitleg raden we steeds aan om ons draaiboek te lezen. Wanneer je begint aan de organisatie van je eigen evenement, kan op basis hiervan keuzes maken voor je eigen evenement.

Hieronder vind je een opsomming van de meest gestelde vragen tijdens de webinar.

Georganiseerde activiteit vs evenement

  • Wat is het verschil tussen een activiteit en een evenement? Vanaf wanneer is iets een evenement?

    Bij activiteiten spreek je over ‘deelnemers’. Er is actieve deelname van de aanwezigen. Bij activiteiten ligt de social distancing op anderhalve meter met mondmasker.

    Bij een evenement gaat het over ‘publiek’ dat op een eerder passieve manier een culturele voorstelling bijwoont.

    Bron: FAQ Sectorgids Cultuur

  • Wat zijn de regels voor het algemene jeugdwerk en specifiek voor zomerkampen?

    De regels rond heropstart open jeugdwerk (jeugdhuizen en jeugdwerkinitiatieven) hebben we mooi opgelijst in een handig draaiboek. Voor de regels rond het algemene jeugdwerk en specifiek voor zomerkampen kijk je best op de site van de Ambrassade, zij hebben de regels mooi opgelijst.

Combinatie horeca – Evenement

  • Mag er staand geconsumeerd worden?

    Ja. Hoewel het horecaprotocol altijd spreekt van zittend consumeren, is het in een staande configuratie (buiten) toegelaten om staand te consumeren. De seating arrangements van het cultuurprotocol overheersen hier.

    Bron: FAQ Sectorgids Cultuur

  • Wat zijn de regels juist rond bestellen aan de toog?

    Wanneer je op een evenement drank serveert, moet je in principe de horecaregels volgen. Eén van de regels die daarin zijn opgenomen, is dat bediening aan tafel verplicht is. Dit is de algemene regel en deze volg je dan ook best.

    Er zijn echter bepaalde evenementen waarbij dat heel moeilijk te hanteren is. In dat geval hebben organisatoren de mogelijkheid om hun bediening te organiseren op basis van de regels rond fast service restaurants in het horecaprotocol. Het belangrijkste daarbij is dat je wachtenden moet vermijden en dus een systeem moet uitwerken waarbij er bijvoorbeeld doorgeschoven wordt, gewerkt wordt met een app en een afhaalpunt, gewerkt wordt met één persoon per bubbel die drank mag halen… Deze aanpak moet goed beschreven staan in het draaiboek waarbij ook aangetoond wordt dat dit een betere optie is dan tafelbediening.

    Bron: FAQ Sectorgids Cultuur

  • Wat zeggen de horecamaatregels over bubbels?

    Een maximum van vier personen per tafel is toegestaan, kinderen tot en met 12 jaar worden niet meegeteld. Een huishouden mag een tafel delen, ongeacht de grootte van het huishouden.

    Bron: Heropstart Horeca

  • Mag je wegwerpbekers gebruiken als je geen mogelijkheid hebt tot afwassen van de bekers?

    Sinds 1 januari 2020 is er een verbod voor organisatoren van evenementen om drank te serveren in wegwerpverpakkingen. Tenzij de organisator een systeem kan voorzien waar 90% (95% vanaf 2022) van de wegwerpverpakkingen gescheiden wordt voor recyclage. Lokale overheden zijn zelfs verplicht om volledig herbruikbaar te werken vanaf 1 januari. Van <https://ikorganiseer.be/organiseren/herbruikbare-bekers-bestek-en-borden/>

    De coronamaatregelen maken geen uitzondering op deze wetgeving. Meer informatie vind je op de website van OVAM

Mondmaskers

  • Zijn mondmaskers verplicht?

    Ja, ook wanneer er bijvoorbeeld drank geschonken wordt of het optreden in een café of bar doorgaat. Bij het openhouden van een bar dient het horecaprotocol gevolgd te worden maar voor de rest het cultuurprotocol. Die laatste zegt dat mondmaskers verplicht zijn maar kortstondig afgenomen mogen worden om te eten of drinken.

    Mondmaskers zijn niet verplicht voor kinderen jonger dan 12 jaar.

  • Ik dacht vernomen te hebben dat een mondmasker om de X uur vernieuwd moeten worden in werkomgeving. Klopt dit ook voor medewerkers? en om de hoeveel tijd is dat dan?

    Het mondneusmasker moet elke 8 uur worden vervangen of elke 4 uur als het gaat om intensief gebruik bijvoorbeeld een leerkacht die lesgeeft of wanneer het nat of zichtbaar vies wordt. Het mondneusmasker moet na elk gebruik gewassen worden op 60°

    Bron: https://www.info-coronavirus.be/nl/mondmasker/

  • Mag je dichter bij elkaar staan als je een mondmasker opzet? Maakt het type mondmasker dan iets uit? Zijn chirurgische mondmaskers verplicht?

    Op evenementen is de algemene regel steeds dat je 1,5 meter afstand moet houden. Je neemt dit dan ook op in je Crowd Management Plan. Het dragen van een mondmasker vormt geen uitzondering op de afstandsregels.

    Chirurgische mondmaskers voor het personeel zijn verplicht. Mondmaskers kunnen evt. aangevuld worden met face shields waar nodig. Face shields kunnen evenwel mondmaskers nooit vervangen. Ook klanten dragen bij iedere verplaatsing verplicht een mondmasker.

    Bron: Heropstart Horeca

CIRM + ventilatie

  • Moeten jeugdlokalen ook een CIRM opmaken of geldt er een uitzondering voor jeugdlokalen?

    Er is spijtig genoeg geen uitzondering voor evenementen in jeugdlokalen en dus moeten die ook een CIRM opmaken. Bij de opmaak van het CIRM, vraag je best steun en/of ondersteuning van de lokale overheid.

  • Wat is het verschil tussen CIRM en CERM?

    CIRM = Covid Infrastructure Risk Model, éénmalig in te vullen voor je infrstructuur.

    Alle evenementen die (deels) indoor georganiseerd worden in een permanente infrastructuur, moeten voldoen aan het CIRM. Het COVID Infrastructure Risk Model, kortweg CIRM, is ontwikkeld voor uitbaters van een permanente sport– , culturele of evenementen infrastructuur zoals jeugdhuizen, sporthallen, theaters, concertzalen, evenementenhallen en congreslocaties. Het CIRM is een checklist die uitbaters toelaat om via een vragenlijst, aan de hand van een aantal veiligheidsparameters, hun permanente infrastructuren te screenen op de COVID-19 veiligheidsrisico’s. Het CIRM beroept zich (deels) op dezelfde set parameters als het COVID Event Risk Model (CERM), maar focust zich op hoe de infrastructuur zich leent tot het COVID-veilig organiseren van evenementen. Door het opmaken van CIRM-scan krijg je zicht op de maximumcapaciteit van een infrastructuur om het COVID-veilig te kunnen houden.

    In de berekening moet je steeds minimaal voldoen aan deze afstanden:

    • Minimaal 3 meter tussen publiek en het podium
    • Een maximale spreiding van de aanwezigen over de beschikbare ruimte
    • Tussen individuele toeschouwers en/of bubbels wordt telkens minimaal een stoel gelaten of minimaal 1 meter
    • De Rijafstand tussen toeschouwers mag nooit minder zijn dan 83 cm

    CERM = Covid Event Risk Model, in te vullen per evenement

    CERM – COVID Event Risk Model Het COVID Event Risk Model werd in samenwerking met wetenschappelijke experts, gespecialiseerde onderzoekers en de Alliantie van Belgische Event Federaties ontwikkeld. Met dit model kan je inzicht verwerven in het COVID-veiligheidsrisico van elk event. Dit resulteert finaal in een GO, en dus een groen label, of een NO-GO, en dus een rood label voor het betrokken event. Dit label kan als referentie worden gebruikt door lokale overheden bij het verlenen van vergunningen. Met het online COVID Event Risk Model kan je eigen events scannen en aanpassen. Het CERM is in 2021 geüpdatet en aangepast aan de 10 geboden van het coronaprotocol.

    1. Respecteer de geldende wetgeving
    2. Duid een COVID-coördinator aan
    3. Communiceer, informeer, motiveer
    4. Social distancing
    5. Hygiëne
    6. Reiniging en ontsmetting
    7. Verluchting
    8. Persoonlijke bescherming
    9. Beheer besmette personen
    10. Compliance en handhaving

    Het COVID Event Risk Model wordt begeleid door een COVID Event Protocol. Dat protocol helpt je inschatten of je event aan de gevraagde parameters kan voldoen. Bovendien is het een aanvulling bij de COVID Event Scan die werd ontwikkeld als beheermodel om inzicht te verschaffen in de COVID-veiligheidsrisicoscore van het geplande event. De COVID Event Scan vertrekt voornamelijk vanuit het perspectief van het publiek en dus de bezoekers van een event. Voor meer specifieke richtlijnen voor deelnemers, artiesten/performers, medewerkers en leveranciers wordt er verwezen naar de sectorspecifieke gidsen. In dit draaiboek hebben we dan ook een samenstelling gemaakt van de belangrijkste richtlijnen – uit al deze protocollen en gidsen – voor een (muziek)evenement voor en door jongeren

  • Moet voor elk evenement dat georganiseerd wordt in een ontmoetingscentrum een aparte CIRM ingediend worden?

    Nee, een CIRM-scan geeft aan hoe je binnen een bepaalde infrastructuur of omgeving coronaveilig een evenement kan organiseren. Zolang het gaat over dezelfde infrastructuur of omgeving blijft je CIRM-scan geldig.

    Het is wel zo dat je voor verschillende evenementen telkens een nieuwe CERM-scan moet doen. Tenzij de evenementen dezelfde opzet hebben.

  • Is een CO2-meter verplicht? Voor wie en waar? Vanaf wanneer is dat verplicht?

    CO2-meting is verplicht bij ieder evenement dat (gedeeltelijk) binnen doorgaat. Ventilatie is één van de parameters uit de CIRM-scan. Een CIRM-scan kan enkel goedgekeurd zijn worden wanneer aan volgende parameters qua ventilatie voldaan wordt:

    • CO2 meter aanwezig of regelmatige meting in alle compartimenten
    • Permanente bewaking en monitoring CO2 en bij 900 ppm de extra uitgeschreven beheersmaatregelen uitvoeren. Nooit overschrijding van 1200 ppm.
    • Geen recirculatie van de binnenlucht
    • Mechanische installatie.
    • 100% aanvoer buitenlucht
  • Heb je een CO2 meter nodig als je de ramen permanent open zet?

    CO2-meting is verplicht bij ieder evenement dat (gedeeltelijk) binnen doorgaat. Ventilatie is één van de parameters uit de CIRM-scan. Een CIRM-scan kan enkel goedgekeurd zijn worden wanneer aan volgende parameters qua ventilatie voldaan wordt:

    • CO2 meter aanwezig of regelmatige meting in alle compartimenten
    • Permanente bewaking en monitoring CO2 en bij 900 ppm de extra uitgeschreven beheersmaatregelen uitvoeren. Nooit overschrijding van 1200 ppm.
    • Geen recirculatie van de binnenlucht
    • Mechanische installatie.
    • 100% aanvoer buitenlucht
  • Waar kan je een goeie CO2-meter kopen?

    We onderzochten de verschillende CO2-meters naargelang prijs-kwaliteit en zetten enkele modellen in de kijker. Deze kan je terug vinden via Formaat of De Federatie.

    Indien je bent aangesloten bij een koepelorganisatie of federatie is de kans groot dat je kan mee profiteren van deze groepsaankoop.

  • Kan de lokale overheid inspringen om de CO2-meter te bekostigen?

    Bespreek de aankoop van een CO2-meter zeker met je lokale overheid, zij springen soms bij en heel wat steden en gemeenten voorzien hier subsidies voor maar dat is zeker niet overal het geval. Onze tip: check zeker bij je lokale overheid en probeer met goede argumenten te staven waarom zij subsidies zouden moeten verlenen voor de aankoop van een CO2-meter.

  • Is de CIRM capaciteit afhankelijk van de zaalopstelling? Stoelen in rijen of aan tafels?

    Ja, in de CIRM-scan moet je de maximumcapaciteit van je evenement berekenen en een seating arrangement uittekenen.

    Hier hou je best rekening met de volgende voorwaarden:

    • het vrijlaten van minimaal 3 meter tot het podium en vrijlaten van eerste rij van het balkon;
    • een maximale spreiding van de aanwezigen over de beschikbare ruimte;
    • tussen individuele toeschouwers en/of wettelijk toegelaten groepen/gezelschappen wordt telkens minimaal een stoel tussen gelaten, of minimaal 1 meter;
    • rijafstand tussen toeschouwers mag nooit minder zijn dan 83 cm.

    Je moet in de aanvraag dus kiezen voor het individueel plaatsen van je publiek of het werken met bubbels en dat uittekenen in je seating arrangement. Het heeft dus zeker een invloed.

  • Moet je per zaal een aparte CIRM aanvragen?

    Nee, maar je moet wel in je CIRM-scan wel rekening houden met compartimentering. Op covideventriskmodel.be staat daarover het volgende:

    Een compartiment is een opsplitsing van de eventlocatie in bezoekersblokken waarbij er gegarandeerd wordt dat elk compartiment te allen tijde kan genieten van aparte COVID-veilige services. Wanneer er bijvoorbeeld geen gescheiden sanitair tussen verschillende compartimenten mogelijk is, moet ervoor gezorgd worden dat het sanitair niet samen gebruikt wordt. Er moet spreiding zijn in tijd en ruimte. Uiteraard moet dan dit gebruik dan ook uitgewerkt worden met de nodige hygiënemaatregelen, waardoor er besmettingen van de ene bezoekersgroep (en dus compartiment) naar een andere bezoekersgroep uitgesloten worden. Bij de vorige CIRM-aanvragen kon de compartimentering gebruikt worden om dan per compartiment het maximum toegelaten bezoekers bepaald per event te ontvangen. Dit kan nu niet meer. Uiteraard blijft compartimentering nog altijd een goede manier om mogelijke besmettingen op een event te beperken tot een bepaald compartiment.

  • Is een CIRM voor evenementen buiten verplicht in te vullen?

    CIRM voor evenementen buiten moet niet, het kan enkel helpen om mensen op kortere afstand te zetten en dus een hogere capaciteit toe te laten.

  • Geldt een CIRM voor alle locaties (ook niet evenement locaties)?

    Een CIRM-scan is bedoeld voor elke infrastructuur die gebruikt wordt voor de organisatie van evenementen. Het is dus enkel van toepassing op evenementenlocaties.

    Voor evenementen binnen is het verplicht, voor buitenevenementen is het optioneel om betere voorwaarden te krijgen.

  • Kan een lokale overheid een vergunning geven zonder CIRM of CERM?

    In het ministerieel besluit is opgenomen dat een lokale overheid de CERM en indien van toepassing de CIRM, moet hanteren in het bekijken van de COVID-veiligheid van een evenement. In principe kan dat dus niet.

    Voor evenementen die pas later doorgaan: het is niet zeker hoelang de scans verplicht zullen zijn. Bij het afbouwen van de coronamaatregelen zullen de CERM en CIRM dus ook verdwijnen. Wanneer ze niet meer verplicht zullen zijn is niet zeker. We raden aan om daarover in gesprek te gaan met je lokale overheid.

  • Op welke basis wordt de maximumcapaciteit berekend?

    Als uit het dossier blijkt dat de infrastructuur voldoet aan de voorwaarden om een CIRM-toelating te krijgen, dan wordt er voor de bepaling van de maximumcapaciteit in de eerste plaats gekeken naar de seating arrangements. Deze moeten zodanig opgemaakt zijn dat ze voldoen aan de minimale (stoel)afstanden en rijafstanden zoals deze zijn bepaald in de ministeriele besluiten en eventueel zijn verduidelijkt in sectorspecifieke protocollen.

    Uiteraard moet het maximum aantal toegelaten bezoekers steeds geëvalueerd worden binnen een COVID-veiligheidsanalyse voor de omgeving (openbare ruimte). Het mobiliteitsplan moet bijvoorbeeld rekening houden met de mogelijke extra druk op het publieke transport door de organisatie van een event. pagina 7 van 20 Een berekening van capaciteit en het uittekenen van een seating arrangement moet minimaal voldoen aan de volgende voorwaarden:

    • het vrijlaten van minimaal 3 meter tot het podium en vrijlaten van eerste rij van het balkon;
    • een maximale spreiding van de aanwezigen over de beschikbare ruimte;
    • tussen individuele toeschouwers en/of wettelijk toegelaten groepen/gezelschappen wordt telkens minimaal een stoel tussen gelaten, of minimaal 1 meter;
    • rijafstand tussen toeschouwers mag nooit minder zijn dan 83 cm

    Bron: FAQ covideventriskmodel.be

CERM

  • Indien we een event organiseren in Wallonië, moeten we dan vertalingen voorzien voor de lokale overheid ter plekke?

    CERM & CIRM zijn ook in het Frans beschikbaar via https://www.covideventriskmodel.be/ en https://www.covideventriskmodel.be/cirm (klik rechtsboven op Frans)

    De lokale overheid van de plek waar je het evenement organiseert zal goedkeuring moeten geven.

  • Is registratie verplicht?

    Registratie is niet verplicht maar wordt wel aangeraden in de CERM-scan.

Afstandsregels en bubbels

  • Zijn bubbels nog verplicht? Zijn de bubbels altijd per 4 of kan dit ook groter zijn? Wat als je publiek ook uit gezinnen bestaat?

    Bubbels zijn nog steeds verplicht bij evenementen. Je mag 400 (of 2500 of…) mensen ontvangen maar ze moeten op afstand van elkaar in groepjes van maximaal 4 zitten of staan. Er is een uitzondering op de grootte van de bubbel voor gezinnen. Alle personen uit éénzelfde gezin mogen één bubbel vormen.

    Wanneer de bubbelregels vervallen is nog niet zeker. Men hoopt hiervoor op september.

  • Welke afstand moet er gehouden worden tussen de personen wanneer er niet geconsumeerd wordt op het evenement?

    Voorlopig geldt de social distance-regel van 1,5m tussen ieder individu of iedere bubbel.

    Indien je een permanente infrastructuur (indoor & outdoor) hebt, kan je een uitzondering aanvragen bij de bevoegde burgemeester voor een 1m of één stoel afstand. De rijafstand tussen de toeschouwers mag nooit minder zijn dan 83cm.

    Er geldt nog altijd een mondmaskerplicht.

  • Gelden bij activiteiten tot 50 personen dezelfde regels qua bubbels en Sociale distance?

    Ja.

Artiesten

  • Hoe organiseer je de backstage?

    Backstage gelden dezelfde regels qua afstand en hygiëne als voor het hele evenement.

  • Hoeveel afstand moet er zijn tussen de artiesten op het podium?

    Algemeen

    Probeer zoveel mogelijk contact tussen artiesten te vermijden.

    Voor specifieke voorstellingen, zoals koren, theatervoorstellingen, performances of optredens met blaasinstrumenten zijn extra maatregelen nodig. Deze maatregelen kan je vinden in het basisprotocol cultuur.

    Binnen

    Er moet 1,5m behouden worden tussen artiesten.

    Bij blazers moet 2 m afstand gehouden worden. Die afstand kan verkleind worden tot 1,5 meter indien er beschermingsmateriaal (bv. plexischermen) worden gebruikt.

    Bij zangers moet 3 m afstand gehouden worden.  Die afstand kan verkleind worden door:

    • Er wordt wel een mondmasker (of gevalideerd alternatief) gedragen
    • Er worden plexischermen geplaatst tussen de zangers.
    • Alle zangers staan op één rij naast elkaar en zingen in dezelfde richting, maar niet naar elkaar toe.

    Het podium moet op 3 meter van het publiek staan en je bent verplicht een podiumplan te maken.

    Buiten

    Wanneer er een afstand van 1,5 meter rondom elke persoon voorzien kan worden, kan er zonder
    mondmasker gezongen of gemusiceerd worden. Het is aanbevolen dat zangers of blazers niet naar elkaar toe zingen of musiceren.

    De afstand met een publiek moet altijd minstens 3 meter zijn.

Algemeen

  • Mag je fuiven organiseren? Geldt daar ook nog steeds de social distancing? Of vervalt de afstand wanneer mensen een negatieve test of vaccinatiekaart kunnen voorleggen?

    Vanaf 13 augustus is er een versoepeling voor massa-evenementen tot 75.000 bezoekers, waarvoor een contract tussen organisator en federale overheid nodig is en er heel wat bijkomende maatregelen inzake vaccinatie en/of testing zijn. Helaas is het nog niet mogelijk om als kleine organisator een fuif te organiseren.

  • Dien je nog steeds een dB-meter te hangen bij een muziekevenement, nu je boven de 80 dB mag?

    In de wet staat dat iedereen die hoger dan 85dB(A)LAeq15min wil halen een meetsysteem of begrenzer moet gebruiken. In een volle zaal is 85 dB niet luid, dus je zal zeer waarschijnlijk een meter of begrenzer moeten plaatsen.

    Meer informatie over geluidsnormen en oplossingen vind je op onze website.

  • Is er al een sluitingsuur bekend voor de zomer?

    Het sluitingsuur is momenteel gelijklopend met de horeca, namelijk 23:30. Of dit nog verder versoepeld zal worden, is nog niet duidelijk.

  • Beeld Kaat Brackeniers