Het annuleren van evenementen tijdens de coronacrisis

De coronamaatregelen zorgen ervoor dat heel wat evenementen moeten geannuleerd worden. Een beslissing met een grote impact op de evenementensector en ook op de evenementen door en voor jongeren. 

Hoe pak je dat nu concreet aan? Hoe kan je een evenement annuleren? Hoe beperk je de schade voor de organisatie? En hoe zorg je ervoor dat bezoekers tevreden zijn over je aanpak? We zetten in dit artikel alvast enkele aandachtspunten en tips op een rijtje. 

We annuleren ons evenement: wat nu?

Dit virus is voor niemand een pretje. We vragen organisatoren, bezoekers en leveranciers om solidair te zijn met elkaar. Ga in dialoog en bekijk samen wat de alternatieven kunnen zijn voor je evenement. Vergeet zeker deze stappen niet: 

  • 1

    Contacteer je eigen medewerkers

    Contacteer alle betrokken vrijwilligers en medeorganisatoren. Uit je waardering voor hun inzet. Vergeet dat zeker niet: zo’n nieuws wil je als vrijwilliger niet horen via de officiële kanalen. 

  • 2

    Informeer leveranciers en artiesten

    Informeer alle leveranciers en artiesten zo snel mogelijk. Ook zij zitten ongetwijfeld met vragen en horen het slechte nieuws best zo snel mogelijk. 

  • 3

    Lees je contracten

    Lees je contracten goed na. Mogelijk staat er iets in over afgelasting wegens onvoorziene omstandighedenEen verzekering voor dit soort gevallen heeft (bijna) niemand. Je kan die nu niet meer afsluiten, het zou onbetaalbaar zijn. Het geld dat je tot nu toe in bijvoorbeeld affiche stak, ben je dus kwijt. Auteursrechten hoef je uiteraard niet meer te betalen. Lees op de website van Unisonowat je hiervoor moet doen. 

  • 4

    Plan je evenement eventueel op een later tijdstip

    Bekijk met alle partijen of het mogelijk is om op een later tijdstiphet evenement toch te laten plaatsvinden. 

  • 5

    Communiceer naar je potentiële bezoekers

    Ook bezoekers zullen ongetwijfeld teleurgesteld zijn. Leg hen duidelijk uit waarom je je keuze hebt gemaakt en beantwoord hun vragen: of de tickets worden terugbetaald, of het evenement wordt verplaatst, of je met een alternatief concept komt… Verder in dit artikel vind je een antwoord op de vraag of je de tickets moet terugbetalen. 

  • 6

    Overmacht inroepen

    Als het evenement definitief moeten worden geannuleerd op last van de maatregelen van de overheid, dan kan je je beroepen op overmacht. Meer informatie over overmacht vind je in ons artikel over de financiële gevolgen.  

Moet ik reeds verkochte tickets terugbetalen?

In normale omstandigheden ben je als organisator sowieso verplicht om verkochte tickets terug te betalen wanneer het evenement niet doorgaat, ook bij overmacht.  

De regels zijn als volgt bij overmacht: de organisator moet zijn contractuele verplichtingen niet nakomen, maar ook de bezoeker moet zijn verplichting niet nakomen. Dat wil zeggen dat een bezoeker kan vragen dat zijn ticket wordt terugbetaald. De organisator kan een evenement verplaatsen naar een latere datum, maar de consument kan echter niet verplicht worden het evenement op een alternatieve datum te aanvaarden en heeft in dit geval het recht op de terugbetaling van zijn ticket. 

Deze situatie zou op dit moment leiden tot zwaar inkomensverlies en zou heel wat organisaties in ernstige financiële moeilijkheden kunnen brengen. Daarom werden erextra maatregelen uitgewerkt door minister Muylle voor evenementen die getroffen worden door de coronacrisis: 

  • De organisator hoeft tickets tijdelijk niet terug te bepalen wanneer hetzelfde evenement op een latere datum binnen een redelijke termijn wordt georganiseerd 
  • Als de consument kan aantonen dat het niet mogelijk is om op die nieuwe datum het evenement bij te wonen, bijvoorbeeld door ziekte, dan kan een terugbetaling van de tickets wel. 
  • Kan het evenement niet op een later moment worden georganiseerd, moet de organisator voldoende tijd krijgen om de terugbetalingen te doen zodat die in de tijd kunnen worden gespreid. 
  • Beeld Charlotte Kog