Grote evenementen: coronaproof organiseren

Het overlegcomité kondigde heel wat versoepelingen aan. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen kleine en grote evenementen. Grote evenementen moeten door de vele aanwezige bezoekers meer coronaregels volgen dan kleine evenementen. De organisatoren van grote evenementen kunnen kiezen tussen twee regelingen: Met het COVID Safe Ticket of coronaproof georganiseerd. Dit artikel focust op het coronaproof organiseren. 

Wat zijn grote evenementen?

  • In oktober

    • Alle evenementen tot 500 personen binnen of 750 buiten 
    • Artiesten en medewerkers tellen niet mee in deze maximumcapaciteit 
    • De lokale overheden kunnen strengere maatregelen nemen 

Bereik je niet zo veel personen? Dan organiseer je een klein evenement en moet je bijna geen coronaregels meer volgen. Hier vind je de regeling voor deze evenementen.  

Wanneer kies je voor coronaproof organiseren en wanneer voor het COVID Safe Ticket?

Wanneer je een groot evenement organiseert kan je kiezen of je werkt met het COVID Safe Ticket of alles coronaproof organiseert. De aard van je evenement bepaalt voor welke regeling je kiest. 

Organiseer je bijvoorbeeld een dansfeest of fuif met jouw organisatie dan organiseer je met het COVID Safe Ticket. Dit soort evenementen zijn niet mogelijk onder de regeling van het coronaproof organiseren. Alles over organiseren met het COVID Safe Ticket vind je in dit artikel. 

Evenementen zoals optredens met vaste plaatsen, eetfestijnen, buurtfeesten… kunnen via beide opties, maar wij raden aan om dit coronaproof aan te pakken. Dit omdat het COVID Safe Ticket een hoge drempel kan vormen voor personen om naar het evenement te komen. Zo zullen mogelijk mensen wegblijven omdat: 

  • Niet iedereen gevaccineerd is. Testen kan duur uitvallen en neemt tijd in beslag.  
  • Niet iedereen voelt zich er goed bij om zonder coronaregels deel te nemen. Het virus is immers niet verdwenen. 

Hoe begin je aan het organiseren van een coronaproof evenement?

  • 1

    Contacteer de lokale overheid (en maak al eens een CERM-scan)

    Vooraleer je start aan de voorbereiding van je evenement raden we je aan om eerst contact op te nemen met je lokale overheid via de jeugd- of vrijetijdsdienst. Pols hoe zij de regels op lokaal niveau interpreteren en waarop je zeker moet letten bij de voorbereiding van een evenement. Je kan, bij wijze van test, een scan doen in het COVID Event Risk Model (CERM). Zo kan je kijken of het evenement dat je wil organiseren mogelijk is volgens de universele eventparameters. 

  • 2

    Bekijk of jouw evenement voldoet aan alle coronamaatregelen

    Aangezien de maatregelen die van toepassing zijn op muziekevenementen verspreid zitten over verschillende documenten, verzamelde Ikorganiseer alle relevante informatie in één artikelIn de vraag hieronder vind je de handvaten om een coronaproof evenement te organiseren.  

  • 3

    Vink de checklist af

    Ikorganiseer maakte een checklist rond coronaproof organiseren. De checklist is opgedeeld in de fase voor, tijdens en na het evenement. Sommige zaken worden in verschillende fases aangehaald en/of vullen elkaar aan. Door deze checklist te overlopen, zie je of je voldoende maatregelen hebt genomen om jouw evenement coronaproof door te laten gaan.  

  • 4

    Test je evenement

    Na het overlopen van de checklist moet je jouw evenement testen via het CERM. Krijg je een groen signaal, dan kan je verder naar de volgende stap. Is de uitkomst negatief, bekijk dan hoe je je evenement veiliger kan maken met de verkregen feedback. 

  • 5

    Krijg finaal goedkeuring

    Met de CERM-scan stap je naar de stad of gemeente om definitieve goedkeuring te krijgen. Vervolgens kan je in dialoog nog zaken aanpassen. Je stad of gemeente heeft het laatste woord om je evenement al dan niet te laten doorgaan. 

Wat is het COVID Event Risk Model (CERM)?

Het COVID Event Risk Model werd in samenwerking met wetenschappelijke experts, gespecialiseerde onderzoekers en de Alliantie van Belgische Event Federaties ontwikkeld. Met dit model kan je krijg je zicht op COVID-veiligheidsrisico van je event. Na de scan krijg je een GO, en dus een groen label, of een NO-GO, en dus een rood label te zien. Dit label kan als referentie worden gebruikt door lokale overheden bij het verlenen van vergunningen. Met het online COVID Event Risk Model kan je eigen events scannen en aanpassen. Het CERM is in 2021 geüpdatet en aangepast aan de 10 geboden van het coronaprotocol. 

  1. Respecteer de geldende wetgeving
  2. Duid een COVID-coördinator aan
  3. Communiceer, informeer, motiveer
  4. Socialdistancing 
  5. Hygiëne
  6. Reiniging en ontsmetting
  7. Verluchting
  8. Persoonlijke bescherming
  9. Beheer besmette personen
  10. Compliance en handhaving

Het COVID Event Risk Model wordt begeleid door een COVID Event Protocol. Dat protocol helpt je inschatten of je event aan de gevraagde parameters kan voldoen. Bovendien is het een aanvulling bij de COVID Event Scan die werd ontwikkeld als beheermodel om inzicht te verschaffen in de COVID-veiligheidsrisicoscore van het geplande event.  

Wat zijn de huidige coronaregels voor een groot coronaproof evenement?

  • Capaciteit oktober

    • Evenementen buiten: minimaal 750 bezoekers, maximaal 5000 personen 
    • Evenementen binnen: minimaal 500 bezoekers, maximaal de CIRM-capaciteit van de zaal met een plafond van 3000 bezoekers 
  • COVID Event Risk Model & COVID infrastructure Risk Model

    • Het maken van een CERM-scan is verplicht voor alle grote coronaproof georganiseerde evenementen. 
    • Iedere binnenlocatie moet éénmalig een CIRM-aanvraag doen. Die scan kan dan tellen voor verschillende evenementen. 
  • Preventie en communicatie

    • Als organisator informeer je mensen voor, tijdens en na je evenement over de coronamaatregelen  
    • Zorg voor éénduidige en duidelijke signalisatie tijdens het evenement. Te veel borden zorgen dan weer voor verwarring.  
    • Plaats indien nodig medewerkers waar extra begeleiding nuttig kan zijn. Zo kan je bijvoorbeeld aan de inkom mensen verwelkomen en meenemen naar hun zitplaats. 
  • Hygiënische maatregelen en materiaal

    • Als organisator voorzie je voldoende hygiënisch materiaal zoals handgel, wasbakken, zeep… Dit doe je zowel voor bezoekers als eigen medewerkers.  
    • Contactoppervlakten worden regelmatig ontsmet. Zo worden tafels, stoelen, deurklinken, de toog frequent gepoetst. 
  • Mondmaskers

    Verplicht voor medewerkers

  • Afstand & bubbels

    Opgelet! Omwille van de grote van dit soort evenementen, gelden hier meer regels. Zo bestaan bubbels, en afstand tussen bubbels hier wel nog.  

    • Bubbels bestaan uit maximaal 8 personen 
    • Er is altijd minstens 1.5 m afstand tussen bubbels of individuen.  
    • Bediening is verplicht. Tenzij de regels rond afhaal worden gevolgd, waarbij je moet aantonen dat het mogelijk is voor bezoekers om steeds afstand te houden aan de toog. 
  • Zitten/rechtstaan/dansen

    Mensen kunnen zitten of rechtstaan 

  • Ventilatie en CO2-meting

    • In publiek toegankelijke binnenruimtes is CO2-meting verplicht.  
    • De CO2-meter stel je als volgt in: Groen tot 900 ppm, oranje tussen 900 en 1200 ppm, Rood boven 1200 ppm. Als er meer CO2 in de lucht zit dan 900 ppm, moet je extra ventileren. 
    • De organisator moet een actieplan opmaken waarin maatregelen staan om de lucht extra te zuiveren. Indien er meer dan 900 ppm wordt gemeten tijdens het evenement, moet dit actieplan uitgevoerd worden.
      FOD Waso ontwikkelde een implementatieplan dat je kan gebruiken voor het opmaken van een actieplan voor je eigen zaal. Indien het evenement doorgaat in een gemeentelijke zaal vraag je best even na of de lokale overheid reeds zelf een plan opmaakte.  
    • Een mechanische installatie is verplicht, maar de lokale overheid kan hier een uitzondering voor maken, indien aangetoond wordt dat er voldoende verluchting kan voorzien worden zonder mechanische ventilatie. 
  • Registratie, ticketverkoop, telling

    • Registratie van wie aanwezig is op het evenement is niet verplicht, maar wel sterk aangeraden. Dit maakt contacttracing aanzienlijk makkelijker. Let op: gegevens van mensen moeten ten laatste twee weken na het evenement verwijderd worden (GDPR-richtlijnen).  
    • Registreer je de gegevens van bezoekers niet, raad dan aan om de CoronaAlert-app te installeren. 
    • Als organisator moet je op ieder moment zeker zijn dat je niet over je maximumcapaciteit gaat. Dat kan op twee manieren: ticketverkoop vooraf of telling ter plaatse.  
  • Toelating lokale overheid

    • Toelating van de lokale overheid is verplicht. Men kan steeds lokaal strenger zijn dan de federale richtlijnen. Je kan dus best met hen afstemmen.  
    • Alvorens je start met de concrete uitwerking van je evenement ga je best langs bij de jeugd- of vrijetijdsdienst van jouw stad of gemeente. Bespreek je plannen over je evenement en vraag wat de lokale aandachtspunten zijn. Zo zijn ze op de hoogte en kunnen ze je ondersteuning geven waar nodig. 
  • De COVID-veiligheidsplannen

    Omdat het risico op besmetting bij grote evenementen groter is dan bij kleine evenementen, moet je als organisator verschillende COVID-veiligheidsplannen opstellen. We maken een opsomming: 

    • Bij de organisatie van grote evenementen ben je verplicht je publiekscapaciteit te berekenen en een Crowd Management Plan te maken. Dit zorgt ervoor dat alle verplaatsingen COVID-veilig gebeuren.  
    • Seating Arrangement: Bij grote evenementen is het opmaken van een “Seating Arrangement” verplicht. Hiermee zorg je ervoor dat de minimumafstand tussen de zitplaatsen altijd gerespecteerd wordt. Voor de opmaak van een Seating Arrangement heb je een grondplan nodig van de locatie van het evenement. 
    • MobiliteitsplanEen mobiliteitsplan zorgt ervoor dat alle bezoekers te allen tijde op een zo COVID-veilige mogelijke manier kunnen aankomen en vertrekken op een event. 
    • Een hygiëneplan omschrijft wat, wanneer, hoe en door wie gereinigd en/of ontsmet moet worden.
    • Aan de hand van een sensibiliserings- en informatieplan zorg je voor een goede communicatie over de COVID-maatregelen. In zo een plan neem je best volgende parameters op: Boodschap/taak, wanneer het moet uitgevoerd worden, via welk kanaal of waar en door wie het uitgevoerd wordt. 
    • Het opmaken van een procedure ‘beheer mogelijk besmette personen’ is verplicht bij grote evenementen. Het is een interne procedure die het beheer van en het omgaan met vermoedelijk of mogelijk besmette personen omvat. Die personen kunnen bezoekers, artiesten, medewerkers… zijn. 
    • Handhavingsplan/-procedure: Een laatste stap in je voorbereiding is nadenken over hoe je ervoor zal zorgen dat bezoekers al de maatregelen die je neemt zullen naleven. Op grote evenementen of evenementen waar alcohol geconsumeerd wordt is het risico op het niet naleven van de COVID-regels groter.

    Het opmaken van deze plannen is niet simpel, daarom stelden we een tool op om organisatoren hierbij te helpen voor hun eigen evenement.

  • COVID-coördinator

    • Duid een COVID-coördinator aan voor de opvolging van de verschillende veiligheidsmaatregelen voor, tijdens en na je evenement. Vermeld deze persoon met naam en contactgegevens in het draaiboek van je evenement en maak deze persoon kenbaar via de website en/of (facebook)eventpagina. 
    • De COVID-coördinator is verantwoordelijk voor de opmaak, opvolging en handhaving van de COVID-veiligheidsplannen. Hij moet niet alle plannen zelf opmaken, maar moet er wel voor zorgen ze opgemaakt zijn door zichzelf of iemand anders. De verschillende COVID-veiligheidsplannen werden in het vorige punt omschreven. 

Nog enkele adviezen

  • Buiten vs. Binnen

    • Het organiseren in buitenruimte geniet de voorkeur. Door de natuurlijke ventilatie krijgt het virus minder de kans om te blijven hangen. 
    • Organiseer je toch binnen dan dien je de richtlijnen hierboven te volgen rond CO2-meting en ventilatie. 
  • Duur van het evenement

    Het is aangeraden om deze evenementen te beperken in tijd. Hoe langer een evenement duurt hoe groter de kans dat bezoekers zich niet zullen houden aan de regels en dus hoe moeilijker handhaving wordt.  

  • Alcohol als risicofactor

    Hoe meer alcohol er gedronken wordt tijdens een evenement, hoe groter het risico dat bezoekers zich niet meer houden aan de regels (rond social distancing en de mondmaskerverplichting). Als organisator moet je je hierop voorbereiden door: 

    • Vraag medewerkers dat ze bezoekers blijven wijzen op de regels. Alcohol is geen excuus voor het niet naleven. 
    • Sensibiliseer over de risico’s van alcoholgebruik en COVID-onveilig gedrag. 
    • Beperk het alcoholaanbod in tijd (bij langdurige evenementen). 
    • Als er problemen dreigen, stop dan met het aanbieden van alcohol. 
    • Kies voor alcoholarme dranken in plaats van dranken met een hoger alcoholpercentage 
    • Promoot de alcoholarme dranken of alcoholvrije dranken. 
  • Luide muziek of lawaai

    Wanneer bezoekers luid praten, roepen, zingen of op een andere manier hun stem verheffen, haalt men dieper adem. De longen worden dan op een andere manier gebruikt waardoor de kans op “virale druppeltransmissie” groter wordt en dus de kans op doorgave van het virus vergroot. 

    • Het is sterk aanbevolen om mondmaskers steeds te verplichten bij luide muziek of lawaai. 
    • Zorg algemeen voor extra sensibilisering en eventueel ook voor extra handhaving op de plaatsen/tijdstippen waar mensen luid praten of zingen. 
  • Beeld Valerie Vonck