FAQ Webinar: corona & evenementen

Even geleden kwam het goede nieuws dat evenementen opnieuw konden doorgaan onder bepaalde voorwaarden vanaf 1 juli. Bij de organisatie van een coronaproof evenement komt heel wat kijken. Formaat wil organisatoren hierin zo goed mogelijk ondersteunen. Daarom organiseerden we een webinar op 15 juli. Kon je er niet live bij zijn? Bekijk de webinar dan hier terug. Tijdens de webinar kregen deelnemers de kans om vragen te stellen. Al deze vragen vind je in dit artikel beantwoord terug.

Let wel, nieuwe maatregelen van na 15 juli zijn hier NIET in verwerkt. De nieuwste maatregelen kan je terugvinden in ons nieuwsbericht.

Organisatie en verantwoordelijkheid

  • Wat met bezoekers die de coronamaatregelen meermaals met de voeten treden? In hoeverre ben je als organisator verantwoordelijk wanneer bezoekers regels overtreden?

    Als organisator is het belangrijk dat je hier op voorhand rekening mee houdt. Stap 1 is communicatie en sensibilisering. Zorg dat de bezoekers, artiesten en medewerkers op de hoogte zijn van de regels en er regelmatig aan herinnerd worden, zowel voor, tijdens als na het evenement.

    Je medewerkers nemen een voorbeeldfunctie aan. Als organisator ben je verantwoordelijk om je medewerkers actief aan te spreken op het overtreden van de regels.

    Zorg dat je op voorhand nagedacht hebt over hoe je zal reageren wanneer mensen regels overtreden. Bespreek het ook met medewerkers. Het is belangrijk dat je als organisator reageert wanneer iemand regels overtreedt. Wanneer je dit niet zou doen, kan het snel escaleren.

    Wanneer je er niet in slaagt om de situatie op te lossen, bel je best de politie. Als organisator wordt er immers verwacht dat je handelt als goede huisvader.

  • Hoe kan je je medewerkers organiseren?

    In de organisatie van je medewerkers vertrek van het idee dat bezoekers zo vlot mogelijk naar hun plaats moeten. Dit doe je door medewerkers te voorzien voor:

    • De ingang: Zorg voor voldoende medewerkers aan de ingang om de doorstroom naar hun plaats vlot te laten verlopen.
    • Voldoende personen die eventuele ticketsystemen scannen
    • Je kan ervoor kiezen om telkens iemand mensen te begeleiden naar hun plaats zodat ze zo weinig mogelijk zich moeten zoeken en verplaatsen.
    • Mensen die instaan voor de sensibilisering van bezoekers.
    • Voor de barverkoop voorzie je mensen die achter de bar staan en dus dranken inschenken. Daarnaast voorzie je medewerkers die drank rondbrengen tot aan de bezoekers. Indien je eten serveert voorzie je daarvoor ook aparte medewerkers.
    • Het corona aanspreekpunt
    • Zorg ervoor dat artiesten onderling niet met elkaar in contact komen. Voorzie dus voldoende medewerkers om overgangen zo vlot mogelijk te laten gebeuren
    • Voorzie medewerkers voor het reinigingsplan.
  • Kan de lokale overheid ons evenement weigeren?

    Ja, in principe kan dat. De eindbeslissing ligt altijd bij de lokale overheid. Toch raden wij alle lokale besturen aan om zich zo veel mogelijk te houden aan de adviezen van de CERM. De CERM biedt een goed kader om coronaproof te organiseren.

Aard van het evenement

  • Als er ook een receptie is op je evenement moet dit dan ook in bubbels?

    Ja.

  • Mag je een evenement organiseren in je eigen tuin als je de ruimte hebt met muziekinstallatie en eetstand?

    Ja. Indien je een publiek openbaar evenement wil organiseren op privéterrein dien je hiervoor de nodige aanvragen te doen bij de lokale overheid. Je moet je dan ook houden aan het evenementenprotocol en de nodige maatregelen nemen om het event coronaproof te maken. Voor publieke evenementen is immers altijd toestemming nodig van de lokale overheid. Je neemt dus best contact op met de lokale bevoegde dienst voor evenementen.

    Indien je deze procedure niet doorloopt of je krijgt geen toelating van de lokale overheid mag het niet doorgaan. In dat geval mag je slechts 10 personen in je tuin ontvangen.

  • Bestaat er een formeel dansverbod?

    Ja. Er mag niet gedanst worden. Als je dit wel toelaat, is er kans dat het evenement heel snel uit de hand loopt.

  • Is het aangeraden om geen artiesten te boeken die opzwepende muziek spelen? Bvb hip hop

    Neen, daar zijn geen richtlijnen rond.

  • Als ik het goed begrepen heb moeten wij bij het organiseren van een wafelenbak ons houden aan de richtlijnen voor Horeca?

    Ja, als je je tijdens een wafelenbak kan houden aan de horecamaatregelen, is dat voldoende. Vraag dit sowieso ook na bij jullie lokale overheid.

Mondmaskers

  • Moet het publiek een mondmasker dragen bij een klein evenement buiten waar voldoende afstand tussen artiest en publiek mogelijk is?

    Bij een evenement dat buiten plaatsvindt is een mondmasker aangeraden bij luide muziek (boven 80dB) en/of wanneer/ op plaatsen waar social distancing niet kan gegarandeerd worden.

    Het is wel de inschatting en de verantwoordelijkheid van de organisator om hier correct mee om te gaan. Als je als organisator van oordeel bent dat de elektronisch versterkte muziek op jouw evenement het publiek niet aan zal zetten tot luider praten en/of meezingen of meeroepen, kan dat in het draaiboek aangegeven worden als verklaring om mondmaskers niet te verplichten.

    Vanaf zaterdag 25 juli zijn mondmaskers verplicht op alle drukke plaatsen. Voorlopig wachten we het ministerieel besluit af i.v.m. de regelgeving voor mondmaskers tijdens evenementen. Als het niet verplicht wordt vanuit dit ministerieel besluit, kan het alsnog zijn dat jullie lokale overheid mondmaskers wél verplicht op (de locatie van) jullie evenement. Er komt een update van onze informatie, zodra wij duidelijkheid hebben.

  • Waarom zijn mondmaskers dan niet verplicht bij bv. de optredens bij de Werchter Zomerbar? Hier werd de muziek wel degelijk luider gespeeld dan 80 dB

    Bij een evenement dat buiten plaatsvindt is een mondmasker aangeraden bij luide muziek (boven 80dB) en/of wanneer/ op plaatsen waar social distancing niet kan gegarandeerd worden.

    Het is de inschatting en de verantwoordelijkheid van de organisator om hier correct mee om te gaan. Als je als organisator van oordeel bent dat de elektronisch versterkte muziek op jouw evenement het publiek niet aan zal zetten tot luider praten en/of meezingen of meeroepen, kan dat in het draaiboek aangegeven worden als verklaring om mondmaskers niet te verplichten.

    Vanaf zaterdag 25 juli zijn mondmaskers verplicht op alle drukke plaatsen. Voorlopig wachten we het ministerieel besluit af i.v.m. de regelgeving voor mondmaskers tijdens evenementen. Als het niet verplicht wordt vanuit dit ministerieel besluit, kan het alsnog zijn dat jullie lokale overheid mondmaskers wél verplicht op (de locatie van) jullie evenement. Er komt een update van onze informatie, zodra wij duidelijkheid hebben.

  • Vervalt de verplichting van mondmaskers bij muziek >80db wanneer het publiek in bubbels zit?

    Neen, bij een evenement dat binnen doorgaat is een mondmasker sowieso verplicht bij live optredens, ook al zit het publiek in bubbels.

    Neen, bij een evenement dat binnen doorgaat, waarbij de elektronisch versterkte muziek luider dan 80 dB is, zijn mondmaskers altijd verplicht.

    Enkel bij evenementen die buiten doorgaan, waarbij de organisator de inschatting maakt dat de elektronisch versterkte muziek het publiek niet zal aanzetten tot luider praten en/ of meezingen, kan dat in het draaiboek aangegeven worden als verklaring om mondmaskers niet te verplichten.

    Vanaf zaterdag 25 juli zijn mondmaskers verplicht op alle drukke plaatsen. Voorlopig wachten we het ministerieel besluit af i.v.m. de regelgeving voor mondmaskers tijdens evenementen. Als het niet verplicht wordt vanuit dit ministerieel besluit, kan het alsnog zijn dat jullie lokale overheid mondmaskers wél verplicht op (de locatie van) jullie evenement. Er komt een update van onze informatie, zodra wij duidelijkheid hebben.

  • Mag er een muziek installatie aan ons skatepark staan naast het jeugdhuis, indien de gemeente het goedkeurt? Moeten skaters en mensen op het terras dan een mondmasker dragen?

    Ja, er mag versterkte muziek zijn buiten. We raden aan om dit niet te luid te zetten (80 dB), zodat mensen niet luider moeten babbelen of gaan meezingen. Of er mondmaskers moeten gedragen worden, hangt af van de lokale regelgeving. Stem af met de gemeente of het skatepark wordt gezien als een drukke plaats.

    Het terras maakt deel uit van je activiteit als drinkgelegenheid, als je daar mensen van drank bedient. Daar mag ook versterkte muziek zijn (tot 80 dB). Het mondmasker mag afgenomen worden wanneer de bezoekers op hun plaats zitten. Als mensen bewegen op het terras, moeten ze een mondmasker dragen.

    We raden af om constant bezoekers heen-en-weer te laten bewegen tussen het skatepark en het terras. Maak een duidelijke afscheiding tussen het skatepark en het terras.

    Indien je een activiteit wil organiseren op het skatepark, gericht op jongeren tot 30 jaar, kan je ervoor kiezen om een activiteit te organiseren onder de jeugdwerkregels. Hierbij mag je geen drank verkopen, deelnemers mogen wel hun eigen (non-alcoholische) dranken meenemen.

    Meer info over de horecamaatregelen en de jeugdwerkregels voor instuifwerkingen vind je in het draaiboek van Formaat of op de website van De Ambrassade.

  • Voorzie je één mondmasker per medewerker of meerdere? Als ze het even afzetten, moeten ze waarschijnlijk een nieuw kunnen dragen.

    Voorzie een mondmasker per persoon per acht uur. Voorzie een mondmasker per vier uur voor medewerkers die het masker intensief gebruiken (lees: veel babbelen).

    Medewerkers mogen hun maskers op- en afzetten als ze vooraf en achteraf hun handen wassen of ontsmetten.

    Meer info over het correct gebruik van mondmaskers vind je op de website van de overheid.

Podiumplan, grondplan en zitplan

  • Indien je werkt met bubbels, moet je verplicht op voorhand bubbels gaan toewijzen per bubbel die gereserveerd heeft?

    Neen, dit is niet verplicht. Het is wel aangeraden om op voorhand een zitplan en grondplan uit te tekenen waar je de bubbels heel duidelijk op zet.

    Het is bovendien aangeraden om mensen die toekomen te begeleiden naar hun plaats.

  • Kan er een voorbeeld gegeven worden van de omvang van een bubbel ten opzichte van een andere bubbel met bijvoorbeeld 4, 5 of 10 personen? Lijkt me wel handig om een voorbeeld te hebben zodat de berekening ervan juist wordt toegepast.

    Tijdens je evenement mogen er bubbels gevormd worden tot maximaal 10 mensen. Het is inderdaad zo dat je voor bubbels met een groter aantal mensen beter een grotere oppervlakte inrekend. Hoeveel oppervlakte er precies moet zijn per persoon van een bubbel staat nergens vast. Wij raden aan om naast de oppervlakte van de tafel minstens 1,5 à 2 m² per persoon te voorzien. Een voorbeeld voor de berekening: Voor een bubbel van 5 personen: 5 personen x 1.5 m² + 1.5 m² tafeloppervlakte = 9 m².

    Opgelet dit is enkel de oppervlakte binnen de bubbel. Daarnaast moet er tussen iedere bubbel te alle tijde 1.5 m zijn.

  • Volgens het draaiboek van de horecaregels moet er 1,5m voorzien worden tussen de bubbels (gemeten tussen de tafels). Volgens het draaiboek van evenementen moet dit 1,5m zijn gemeten tussen de personen van de verschillende bubbels. Klopt dit (dus dat de afstand tussen bubbels groter moet zijn bij evenementen dan bij een gewone horeca activiteit)?

    Ja, dit klopt. Bij de horecaregels wordt er 1,5 m gemeten van tafel tot tafel, want bezoekers blijven op hun stoel zitten. Bij evenementen kan er ook gewerkt worden met staanplaatsen, waardoor je de afstand meet van ‘van hart tot hart’. Dus alle personen uit 1 bubbel moeten minstens 1,5 m afstand kunnen houden van een andere bubbel.

  • Wat als je een evenement binnen wil organiseren en het podium te klein is om afstand te houden tussen artiesten?

    Algemeen wordt een afstand van 1,5 m meter tussen elk individu aangeraden. Bij blazers en zangers is dat 2 meter.

    Indien dat niet 100% kan gewaarborgd worden, kan je ook nog volgende aanvullende maatregelen treffen: mondmaskers (of ander individueel) beschermingsmateriaal dragen; – beschermingswanden (plexi of andere) voorzien.

Hygiëne

  • Als je drank verkoopt in flesjes van 20cl is dit dan nodig om deze te ontsmetten of dergelijke? ( minder afwas )

    Neen, de flesjes zelf moeten niet ontsmet worden. De medewerkers die de flesjes aanraken moeten regelmatig hun handen wassen of ontsmetten.

  • Wat is een effectief ontsmettingsmiddel voor contactoppervlakken?

    Je kiest best voor een middel met minimum 60% ethanol.

(Cashless) betaalsysteem

  • Zijn jetons uit den boze als betaalmiddel?

    Als het op Corona aankomt, is er geen verschil tussen jetons of cash geld uitwisselen. Daarom worden cashless betalingen aangeraden.

  • Is het verkoop van drankkaarten aangeraden? (ipv cash betaling, zo heeft iedereen zijn persoonlijke betaalkaart)

    We raden aan om een cashless systeem te gebruiken, daarbij denken we vooral aan Payconiq en SumUp. Het handige aan deze systemen is ook dat je geen grote kosten moet doen om ze op te starten.

    Payconiq is één van de meest gebruikte systemen voor ‘cashless’ betalingen. Er zijn er geen vaste kosten, noch opstartkosten aan verbonden. Er wordt wel 0,06 euro per transactie aangerekend. Jouw organisatie krijgt een unieke QR code die bezoekers scannen met de Payconiq-app waarna ze rechtstreeks hun betaling kunnen doen. Jongeren zonder smartphone of zonder de Payconiq-app kunnen hier dus geen gebruik van maken.

    Een andere veel gebruikte manier om betalingen te ontvangen is SumUp. Dat is een draagbare kaartlezer waar je alle betaalkaarten mee kan accepteren. Ook betalen via je smartphone is er mogelijk mee. De betaalterminal koop je aan, dat kan vanaf 29,99 euro. Nadien betaal je een transactiekost van 2,75 procent. De betaalterminal wordt via bluetooth verbonden met de smartphone van de persoon achter de bar. Al je vrijwilligers moeten de SumUp-app dus downloaden.

    Meer info over Sumup vind je hier.

    Meer weten over Payconiq kan hier.

  • Hoe kan jeugdbeweging aan een betaalkaart systeem raken voor met de kaart de betalen? Met wat moet er rekening gehouden worden om dit te organiseren en wat kan dit kosten om aan te schaffen?

    Er zijn verschillende systemen, waarmee cashless betalen mogelijk is. De systemen die wij aanraden en ook de meest gebruikte zijn, zijn Payconiq en SumUp. Het handige aan deze systemen is ook dat je geen grote kosten moet doen om de systemen op te starten.

    Payconiq is één van de meest gebruikte systemen voor ‘cashless’ betalingen. Er zijn er geen vaste kosten, noch opstartkosten aan verbonden. Er wordt wel 0,06 euro per transactie aangerekend. Jouw organisatie krijgt een unieke QR code die bezoekers scannen met de Payconiq-app waarna ze rechtstreeks hun betaling kunnen doen. Jongeren zonder smartphone of zonder de Payconiq-app kunnen hier dus geen gebruik van maken.

    Een andere veel gebruikte manier om betalingen te ontvangen is SumUp. Dat is een draagbare kaartlezer waar je alle betaalkaarten mee kan accepteren. Ook betalen via je smartphone is er mogelijk mee. De betaalterminal koop je aan, dat kan vanaf 29,99 euro. Nadien betaal je een transactiekost van 2,75 procent. De betaalterminal wordt met bluetooth verbonden met de smartphone van de persoon achter de bar. Al je vrijwilligers moeten de SumUp-app dus downloaden.

    Meer info over Sumup vind je hier.

    Meer weten over Payconiq kan hier.

Geluidswetgeving

  • Wat is het geluidslimiet buiten?

    Hou je aan de normale wettelijke geluidsnormen. Dit is iets waar je sowieso rekening mee moet houden als je evenementen organiseert. Uitzonderingen vraag je aan bij je lokale overheid. Meer info over geluidsnormen kan je vinden op onze website.

  • Moet je een vergunning aanvragen voor +80dB?

    Ja, je moet sowieso rekening houden met geluidsnormen als je een evenement organiseert. Voor een evenement buiten moet je altijd een vergunning vragen bij de gemeente.

    Binnen hangt de geluidslimiet af van de locatie. Uitzonderingen vraag je aan bij je lokale overheid. Meer info over geluidsnormen kan je vinden op onze website.

Algemene vragen

  • Kan de presentatie overgemaakt worden aan de deelnemers?

    Je kan de powerpoint en de opname van de presentatie hier terugvinden.

    Daarnaast staat alles uitgeschreven in het draaiboek

  • Waar zijn contactgegevens van Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid afdeling infectieziektenbestrijding te vinden ?

    Je kan deze gegevens vinden op de website van het Agentschap

    Een andere manier om hen te bereiken is via je huisarts.

    Bovendien raden we aan om ook de gemeente waar het evenement doorging op de hoogte te brengen. Zij hebben misschien ook een procedure bij een uitbraak.

  • Is de hoop gerechtvaardigd dat social distancing niet meer zal bestaan in september?

    Wij zijn geen virologen, dus daar kunnen wij geen antwoord op geven.

Jeugdwerkregels

  • Zijn er al richtlijnen voor jeugdwerking. Bv. een startdag? Of zal dit blijven zoals het nu is?

    Ja, de jeugdwerkregels blijven voorlopig hetzelfde. Voor nieuwe info rond de jeugdwerkregels, hou je best de platformen van De Ambrassade in de gaten. Deze regels zijn gericht op kinderen en jongeren en wijken dus af van de regels voor evenementen. Een startdag gericht op jongeren, volgt de jeugdwerkregels. Een activiteit gericht op de ouders van de kinderen, moet de evenementenregels volgen.

  • Beeld Valerie Vonck