Evenementen organiseren tijdens corona

Sinds 1 juli mogen evenementen onder strikte voorwaarden weer doorgaan. Op de nationale veiligheidsraad van 24 september kondigde de Nationale Veiligheidsraad geen nieuwe versoepelingen of verstrengingen aan voor evenementen. De regels voor het coronaproof organiseren blijven hetzelfde voor publieke evenementen. Evenementen kunnen doorgaan met 200 personen binnen en 400 personen buiten.

Het dragen van een mondmasker en registreren van aanwezigen blijven verplicht, net als het naleven van de veiligheidsregels en -protocollen.

Onder welke maatregelen kan je een evenement organiseren?

De afgelopen periode heeft de overheid in samenspraak met de evenementensector een COVID Event RISK Model uitgewerkt met een bijhorend event protocol. Daarnaast hebben andere sectoren zoals cultuur en de horeca ook protocollen en draaiboeken uitgewerkt. Op basis van al deze informatie hebben wij een draaiboek uitgewerkt op maat van de jeugdsector. Zo kunnen ook jeugdverenigingen en jongeren in het algemeen veilig muziekevenementen organiseren.

Het draaiboek behandelt de fase voor, tijdens en na het evenement. Sommige zaken worden in verschillende fases aangehaald en/of vullen elkaar aan. Maak op basis van dit draaiboek een eigen draaiboek voor je evenement en voorzie de juiste maatregelen in elke fase van je evenement. Een draaiboek is belangrijk:

  • als basisdocument bij de voorbereidingen
  • als houvast voor de organisator en medewerkers/vrijwilligers
  • als bewijs voor de (lokale) overheid dat het evenement volgens het principe van een goede huisvader werd aangepakt

Hoe begin ik eraan?

We raden je aan deze stappen te volgen bij het organiseren van je evenement: 

  • 1

    Contacteer de lokale overheid (en maak al eens een CERM-scan)

    Vooraleer je start aan de voorbereiding van je evenement raden we je aan om eerst contact op te nemen met je lokale overheid via de jeugd- of vrijetijdsdienst. Pols hoe zij de regels op lokaal niveau interpreteren en waarop je zeker moet letten bij de voorbereiding van een evenement. Je kan zeker ook, bij wijze van test, een scan doen in het COVID Event Risk Model (CERM). Zo kan je kijken of het evenement dat je wil organiseren mogelijk is volgens de universele eventparameters. 

  • 2

    Maak een draaiboek aan de hand van ons draaiboek

    Op basis van dit draaiboek kan je een eigen draaiboek voor je evenement maken, waarin je elke stap concretiseert voor je eigen situatie. Zo voorzie je de juiste maatregelen in elke fase van je evenement. 

  • 3

    Test je evenement

    Na de opmaak van je draaiboek kan je jouw evenement testen via het CERM. Krijg je een groen signaal, dan kan je verder naar de volgende stap. Is de uitkomst negatief, bekijk dan waar je je evenement veiliger maken met de verkregen feedback. 

  • 4

    Krijg finaal goedkeuring

    Met je draaiboek en de uitslag van de CERM-test kan je naar je stad of gemeente stappen om definitieve goedkeuring te krijgen voor je evenement. Vervolgens kan je in dialoog nog zaken aanpassen. Je stad of gemeente heeft het laatste woord om je evenement al dan niet te laten doorgaan. 

  • 5

    Organiseer!

    Een niet te vergeten stap: geniet van het evenement!

Sensibiliseringaffiches voor op je evenement

Sensibiliseer de bezoekers op je evenement door affiches af te drukken en op te hangen. We hebben enkele affiches ontworpen die je als organisator kan uithangen op je evenement om bezoekers te sensibiliseren over de algemene maatregelen. In onze toolbox kan je ze in kleur vinden en downloaden of in zwart-wit. In beide kleuren vind je telkens deze affiches terug:

  • Houd 1,5m onderlinge afstand
  • Was en ontsmet je handen regelmatig
  • Graag elektronisch betalen
  • Geen drang, wacht aan de ingang
  • Blijf in je bubbel
  • Last call om …
  • Overzichtsaffiche met corona maatregelen
  • Beeld Valerie Vonck