De financiële impact van corona

De coronacrisis heeft ongetwijfeld financiële gevolgen voor organisatoren. De inkomsten uit evenementen vormen voor veel organisatoren een belangrijke inkomstenbron. In dit artikel zetten we op een rijtje hoe je kan omgaan met de financiële gevolgen voor je organisatie als gevolg van de coronamaatregelen.

Hoe kunnen we de financiële impact meten?

Als gevolg van de coronamaatregelen verliezen heel wat organisatoren inkomsten uit evenementen. Ook voor organiserende jeugdverenigingen kan de financiële impact groot zijn.  Onderschat dat niet en breng de financiële kater op tijd in kaart. Dat doe je door een begroting te maken van inkomsten en uitgaven. Aan de hand daarvan kan je de impact op de organisatie inschatten.

Wat met de kosten van ons geannuleerd evenement?

Als het evenement definitief moeten worden geannuleerd op last van de maatregelen van de overheid, dan kan je je beroepen op overmacht.

Het Burgerlijk Wetboek bepaalt immers:

  • 1147. De schuldenaar wordt, indien daartoe grond bestaat, veroordeeld tot het betalen van schadevergoeding, hetzij wegens niet uitvoering van de verbintenis, hetzij wegens vertraging in de uitvoering, wanneer hij niet bewijst dat het niet nakomen het gevolg is van een vreemde oorzaak die hem niet kan worden toegerekend, en hoewel er zijnerzijds geen kwade trouw is.
  • 1148. Geen schadevergoeding is verschuldigd, wanneer de schuldenaar door overmacht of toeval verhinderd is geworden datgene te geven of te doen waartoe hij verbonden was, of datgene gedaan heeft wat hem verboden was.

De partijen die niet akkoord gaan met het inroepen van de overmacht hebben dan steeds de mogelijkheid om naar de rechtbank te stappen.

Op welke steunmaatregelen kunnen we beroep doen bij een geannuleerd evenement?

  • Unisono/Sabam

    Voor alle evenementen die verplicht geannuleerd werden tijdens de coronamaatregelen zal Unisono geen kosten aanrekenen. Unisono zal automatisch de licentie annuleren.

    • Licentieaanvragen waarvoor nog geen factuur verstuurd werd, worden automatisch geannuleerd
    • Licentieaanvragen waarvoor reeds een factuur verstuurd werd, worden automatisch geannuleerd en ontvangen een creditnota
    • Licenties die reeds betaald werden, worden teruggestort.

    Voor evenementen gepland na de maatregelen die je toch al wil annuleren, kan je zelf de aanvraag annuleren via je MyUnisono-account.

  • Verzekeringen

    Indien je voor jouw evenement een aparte verzekering hebt afgesloten, bekijk je best of je die (in onderlinge overeenkomst) kan annuleren.

  • Locatiekosten

    Heel wat verhuurders van zalen rekenen geen huur aan voor afgelaste evenementen. Vraag dus ook zeker eens na bij de verhuurder of lokale overheid van de locatie of ze de huur (deels) willen laten vallen.

Wat als we financieel in de problemen dreigen te komen?

Als je volledige werking door de coronamaatregelen financieel in problemen dreigt te komen, al dan niet door verloren inkomsten van een evenement, stel je best enkele zaken in het werk om de impact zoveel mogelijk te beperken.

  • Vergader met je mede-organisatoren

    Als je nog geen (online) bestuurs- of vrijwilligersvergadering had, plan die dan zo snel mogelijk in. Zeker op het moment dat je facturen niet meer kan betalen, moet je als organisatie beslissingen nemen. Liefst doe je dat natuurlijk voor het zover is.

    Roep een (online)vergadering samen als je financiële situatie rampzalig dreigt te worden.  Zeker als je organiseert vanuit een vzw is het aangeraden om een algemene vergadering bijeen te roepen.

  • Contacteer leveranciers en stakeholders

    Neem contact op met de belangrijkste leveranciers en schuldeisers en vraag hen of je betalingen voor lopende contracten buiten de organisatie van je evenement kan uitstellen.

    Wees creatief en bekijk hoe je goodwill kan creëren bij je stakeholders, hoe je hen tot solidariteit kan bewegen en hoe je – indien nodig – toch aan geld kan geraken. Betrek daar zeker je netwerk bij:   andere organisatoren, partners, verenigingen, je medewerkers, je leden, bezoekers, ouders van bezoekers, de buurt…

  • Bekijk je begroting en planning

    Neem je begroting en planning voor 2020 onder de loep en kijk waar je kan besparen. Investeringen stel je best uit, of ze nu bedoeld waren voor je evenement of voor je reguliere werking, bijvoorbeeld het vernieuwen van een jeugdbewegingslokaal of de aankoop van een nieuwe geluidsset in het jeugdhuis.

  • Contacteer je stad of gemeente

    Neem contact op met het bestuur van je gemeente of stad en bespreek hoe die kan helpen om deze moeilijke periode te overbruggen. Let op: je verzoek komt veel sterker over wanneer je zelf al maatregelen hebt genomen. Dit is immers ook voor lokale overheden een moeilijke periode.

Hoe kunnen we onze uitgaven zo klein mogelijk houden?

Bekijk niet enkel de contracten van je evenement, maar ook die van je volledige werking: verzekeringen, energie… De kans is erg groot dat je niet de voordeligste contracten hebt. Overschakelen heeft vaak een grote positieve impact op je financiën voor de volgende jaren. Met erg weinig inspanningen kan je dus veel geld verdienen.

Op welke alternatieve financieringsbronnen kunnen we ons beroepen?

Er zijn ook verschillende dingen die je zelf kan ondernemen om uit de kosten te geraken. De meest gekende zijn:

  • Crowdfunding

    Zet een crowdfunding op poten. Naast klassieke inkomstenbronnen als sponsoring en subsidies is crowdfunding een alternatieve manier om je evenement te financieren. Kort gezegd geef je geïnteresseerden de mogelijkheden om via een onlineplatform te investeren in jouw evenement, vaak met een klein bedrag.

  • Sponsoring

    Ga op zoek naar sponsors. Een sponsor is een persoon of organisatie, meestal een bedrijf, die jouw organisatie steunt door geld of andere middelen ter beschikking te stellen in ruil voor reclame.

  • Beeld Nikki Lucy