Het UBO-register: Vermijd een boete als vzw
In 2019 werd een nieuwe verplichting ingevoerd voor vzw’s: het UBO-register. De afkorting UBO staat voor ‘ultimated beneficial owner’ wat vertaald kan worden als ‘uiteindelijke begunstigden’. Alle rechtspersonen, en dus ook vzw’s, zijn verplicht om hun ‘uiteindelijke begunstigden’ te registreren. In november kregen de eerste vzw’s een boete in de bus wegens het niet indienen van het UBO-register.
Daarom deze reminder: Dien jaarlijks je UBO-register in!
Over het UBO-register
-
Wat is het UBO-register?
De afkorting UBO staat voor ‘ultimated beneficial owner’ wat vertaald kan worden als ‘uiteindelijke begunstigden’. Alle rechtspersonen, en dus ook vzw’s, zijn verplicht om hun ‘uiteindelijke begunstigden’ te registreren.
-
Wie zijn de uiteindelijke begunstigden?
Voor vzw’s zijn dit meestal bestuursleden. Voor bepaalde vzw’s kunnen dit ook mensen zijn die de machtiging hebben om de vereniging te vertegenwoordigen (bijvoorbeeld een personeelslid) of leden van het dagelijks bestuur (komt normaal alleen voor bij zeer grote vzw’s)
Het is belangrijk dat je je uiteindelijke begunstigden officieel informeert over
- dat hun gegevens bijgehouden worden in het UBO-register.
- het recht van de uiteindelijke begunstigde om de gegevens in te kijken, die te laten verbeteren of verwijderen indien ze onjuist zijn (aanvraag via ubobelgium@minfin.be).
- de bewaartermijn van 10 jaar.
-
Hoe breng je het in orde?
- Bepaal wie in jouw vereniging de uiteindelijke begunstigden zijn.
- Contacteer hen over hun rechten en plichten.
- Vraag hen alle relevante informatie en bewijsstukken te bezorgen. (Naam en voornaam, geboortedag, -maand en -jaar, nationaliteit, land van verblijf en verblijfsadres, datum waarop zij/hij uiteindelijke begunstigde is geworden, rijksregisternummer)
- Geef de informatie in het UBO-register in (via MyMinFin). In deze handleiding staat stap voor stap uitgelegd hoe je de uiteindelijke begunstigden van jouw vzw registreert.
-
Is dit iets dat je éénmalig moet invullen?
Neen,
- het UBO-register moet bij iedere wijziging van de uiteindelijke begunstigden aangepast worden in de online module. Dit moet binnen de maand na de bestuurswijziging gebeuren.
- Daarnaast moet het jaarlijks bevestigd worden.
Link met de Kruispuntbank van Ondernemeningen
In veel gevallen zal het UBO-register op basis van de gegevens die beschikbaar zijn in de kruispuntbank al ingevuld zijn. In dit geval moet je bevestigen dat de gegevens correct zijn of, in het geval ze niet correct zijn, de gegevens aanpassen.