KLJ Nieuwkerken Waas en de Crazy Dating Party

Hoe belangrijk is het concept van de Crazy Dating Party?

Kenny: “Het concept is simpel. Bij de inkom delen we lichtgevende bandjes uit aan iedereen. Aan de hand van de oplichtende kleur kan je de relatiestatus of bedoeling van iedereen heel gemakkelijk zien. Iemand met een blauw bandje geeft te kennen dat hij single is. Een geel bandje betekent dan weer dat de persoon in kwestie verliefd is. Met een rood bandje laat je zien dat je op zoek bent naar een one night stand enzovoort. Of je de kleur van de bandjes serieus moet nemen, is vrij te beslissen. We willen een luchtige fuif aanbieden en zeker geen serieus datingcircuit ontwikkelen (lacht).

Naast dat vaste concept, proberen we jaarlijks iets nieuws te doen. Dat is niet altijd gemakkelijk maar we vinden het wel belangrijk om te blijven bouwen aan goede kwaliteit. Wat goed is, gooien we niet overboord en wijzigen we niet of nauwelijks. Op wat beter kan, bouwen we verder.

Zo’n evenement vraagt best wel wat organisatie: hoe zorg je ervoor dat er elk jaar zoveel vrijwilligers gemotiveerd zijn om mee te helpen organiseren?

“We hebben het geluk een grote KLJ-afdeling te zijn. Dit resulteert ook in veel ouders die een handje kunnen helpen. Daarnaast beschikken we over een grote aanhang oud-leiding die nog steeds KLJ Nieuwkerken een warm hart toedraagt. Onze goede band met de Landelijke Gilde heeft tot slot ook al zijn nut bewezen. Doorheen heel het jaar zet de KLJ in op het betrekken van ouders en medewerkers.

Zo is er een dia-avond na het kamp waarin de ouders mee kunnen terugblikken op de kampervaring van hun kinderen, een kaas- en wijnavond waar veel ouders op afkomen, een jaarlijks huisbezoek bij de leden enzovoort. Halverwege het zomerkamp worden de jongste leden opgehaald en mogen de ouders ook blijven eten. Daarbuiten worden ook alle kansen benut om grote projecten te organiseren, waar de gehele KLJ bij betrokken wordt.

De leiding kan zich makkelijk focussen op de KLJ-werking aangezien de organisatie van de fuif wordt geregeld door oud-leiding en een paar huidige leiders. Op die manier hoeft de maandenlange voorbereiding voor zo’n evenement geen last te zijn. De leiding wordt waar mogelijk ontlast, zodat het ook jarenlang vol te houden is. De leidingploeg voert mee de promotie en werkt hard mee in de week van de opbouw en de dag van de afbraak.

Ook de organisatoren van de fuif zelf trachten inspanningen te doen om medewerkers te vinden en te houden. We maken jaarlijks een medewerkersboekje- en brief om alle ouders aan te spreken. Dit doen we ook digitaal via mail en Facebook. Jaarlijks gaat de leiding op huisbezoek bij de leden. Ook daar wordt even over de fuif gesproken. Op ouderavonden proberen we ook iedereen nog eens te mobiliseren en het belang van de fuif te duiden. Dit gebeurt enkel als we merken dat er wat volk afvalt en we te weinig nieuwe instroom hebben. tijdens opbouwmomenten voorzien we eten en drinken. En heel belangrijk: we tonen voldoende appreciatie voor al hun werk. Medewerkers mogen ook altijd hun ideeën poneren om eens iets anders aan te pakken. Na het evenement wordt een bedankingsreceptie en -fuif in het KLJ-lokaal gegeven om iedereen te bedanken voor zijn inzet. Op deze avond zijn de hapjes en de drank gratis en à volonté. We willen de vrijwilligers hier natuurlijk mee in  de bloemetjes zetten.

Wat is het verschil tussen jullie fuif en andere (KLJ)fuiven? Wat maakt jullie organisatie uniek?

“Dat is een moeilijke vraag. Tentfuiven zijn minder prominent aanwezig. Weinig concurrentie is voor ons wel een groot voordeel. We gedragen ons ook niet als de vroegere boerenfuif, maar zetten meer in op fuifbeleving, comfort en afwerking. De fuifganger staat centraal in het verhaal en daar doen we alles voor. We houden de prijzen laag, bieden snelle en vriendelijke service, zorgen voor een veilige omgeving, antwoorden snel en correct wanneer er vragen komen via bijvoorbeeld Facebook, delen vrijkaarten uit aan bevriende verenigingen … Door hard in te zetten op al deze kleine maar belangrijke dingen, krijgen we heel veel terug.

Qua mobiliteit hebben we hebben het geluk dat Stad Sint-Niklaas fuifbussen inlegt. Wij mogen kiezen naar welke gemeentes deze rijden. Jongeren die verder dan vijf à zes kilometer wonen en normaal niet naar onze fuif zouden komen omdat het ver fietsen is, overwegen onze fuif nu wel. Ons bereik is door het aanbod van deze fuifbussen dus sterk gestegen.

Op gebied van promotie mogen we ook zeer tevreden zijn over ons afgelegd parcours. Onze stevige groei is gekomen na een zeer stevige inzet op promotie. Ons drukwerk werd toen verviervoudigd en de toenmalige leidingsgroep deed niks liever dan fuiven bezoeken en ging elk weekend op pad om promotie te voeren. En dat in een straal van 20 kilometer. We vinden veilig fuiven ook heel belangrijk en zetten daar extra op in. We zorgen dat er voldoende security en stewards aanwezig zijn, doen controles op ‘gevaarlijke zaken’ als glas en nemen de nodige voorzorgsmaatregelen in de nabije buurt.

Tenslotte zijn we zeker ook uniek omdat we kunnen rekenen op zoveel mensen die ons ondersteunen. Dit is toch een veelvoorkomend probleem bij verenigingen waarbij wij gelukkig genoeg niet mee te kampen krijgen.”

Welke tips zou je geven aan een beginnende organisator om van zijn fuif een succes te maken?

• Start alvast met je basiswerking naast je fuifwerking goed uit te bouwen en betrek iedereen waar mogelijk.
• Een onberispelijk imago is nodig als je wil dat ouders hun kinderen toelaten om naar je fuif te gaan.
• Zoek een leuk en fijn concept en werk dat goed uit. Iedereen wil waar voor zijn geld dus steek ook werk in de beleving van het evenement: lichteffecten, goed geluid, decoratie en comfort zijn vandaag de dag enorm belangrijk.
• Een grote opkomst vraagt veel voorbereidend werk … Promotie, promotie en nog eens promotie! Eens dat je fuif naamsbekendheid heeft, zal dit gemakkelijker en gemakkelijker worden.
• Nodig omliggende KLJ’s en de verenigingen uit je eigen dorp of stad uit. Vrijkaarten uitdelen (eventueel drankbonnetjes met erbij voor de echte bevriende verenigingen) kan echt geen kwaad. Deze verenigingen zorgen met hun leden voor veel potentiële fuifgangers dus je verdient het zeker terug.
• Bekijk tijdig welk materiaal je nodig hebt en zoek hiervoor sponsors in natura. Gelschieters zijn natuurlijk ook uitermate belangrijk.
• Neem het initiatief en de tijd om eens prijzen te vergelijken en te onderhandelen.
• Probeer geregeld een nieuwigheid te introduceren. Stilstaan is achteruitgaan, dus doe die cocktailbar eens anders, organiseer een ludieke actie … Concreet wil je dat een fuifganger de dag nadien zegt: “Het was toch een goed feestje, hé zeg. Volgens jaar ga ik zeker weer!” Of: “Ik vond zo’n bancontact-toestel handig, want ik had geen geld meer voor nog een zakje friet.”
• Evalueer altijd je evenement en blijf zoeken naar verbeterpunten.