Voorzieningen

Je evenement lokt bezoekers en die hebben uiteraard honger en dorst. Hen zo vlot mogelijk aan drank en eten helpen vergt wat voorbereiding. Daarnaast kan je ook extra inzetten op bijkomende voorzieningen om het jouw bezoekers aangenaam en makkelijker te maken.

Barbeheer

Tijdens een fuif of concert is de bar de belangrijkste bron van inkomsten. Het is daarom belangrijk dat die efficiënt georganiseerd is. 

Enkele tips voor een vlot barbeheer:

  • Voorzie genoeg ‘drankaanvullers’

    Zij zorgen ervoor dat er altijd voldoende drank koel staat, dat er op tijd nieuwe vaten worden aangesloten en dat lege vaten en flessen worden afgevoerd. Voorzie gepaste kledij en handschoenen voor hun veiligheid.

  • Verantwoordelijken

    Een vaste verantwoordelijke per toog is belangrijk om de shiften vlot te laten werken en wisselen. Het is de persoon die alles in het oog houdt en richtlijnen kan geven. Brief je barverantwoordelijken op voorhand.

  • Check de voorraad

    Enkele uren voor het einde zonder drank zitten is een nachtmerrie voor elke organisator. Per toog moet er dus tijdig ingeschat worden of de voorraad voldoende is. Hou het telefoonnummer van de brouwer altijd bij de hand.

  • Werk met een doorgeeftoog

    De medewerkers achter de doorgeeftoog zetten alle dranken klaar. Zo kunnen de medewerkers aan de voortoog de bestellingen makkelijk oppikken en aan de bezoekers geven. Ook de medewerkers aan de voortoog moeten bezoekers die alcohol bestellen naar hun leeftijd vragen.

  • Vermeld wanneer de toog sluit

    Op het einde van de activiteit krijg je regelmatig te maken met moeilijke klanten die nog snel een laatste drankje willen. Hang daarom voldoende affiches op waarop vermeld wordt wanneer de togen sluiten. Stop ook tijdig met de bonnetjesverkoop.

Soms ligt de winst door drankverkoop lager dan verwacht of geschat (gebaseerd op de stocktelling voor en na het evenement).

We belichten de meestvoorkomende oorzaken:

  • Drankbonnen die ‘verdwijnen’

    • Voorzie steeds een gesloten doos of emmer (met gleuf) waarin de gebruikte drankbonnen worden gedeponeerd.
    • Als je werkt met nieuwe medewerkers of medewerkers die je niet zo goed kent, valt misbruik niet uit te sluiten. Door te werken met een toogverantwoordelijke per bar die je vertrouwt, kan je misbruiken voorkomen. Zo kan je vermijden dat er drankbonnen verdwijnen in de zakken van medewerkers of dat ze hun vrienden gratis drank geven.
    • Wanneer het evenement georganiseerd wordt door meerdere organisaties, neemt de kans op misbruiken nog toe. Het gevaar bestaat dat medewerkers zich dan niet echt verantwoordelijk voelen voor het eindresultaat. De controle op de toog zal dan ook strenger moeten zijn. Je kan dan best een toogverantwoordelijke uit een andere groep/organisatie bij de dienstdoende ploeg plaatsen. Twee groepen mixen is ook een optie.
    • Maak vooraf afspraken over het aantal drankbonnen dat een medewerker krijgt per shiftuur en verdeel ze voor het evenement begint. Op deze manier heeft niemand een excuus om iets te bestellen zonder een drankbon te geven.
  • Te veel onverkochte drank

    • Medewerkers hebben vaak geen tapervaring. Hen op voorhand een tapcursus laten volgen kan je veel geld opleveren. Desnoods organiseer je er eentje op de dag zelf, enkele uren voor de start van het evenement.
    • Het risico op te veel aangesloten vaten en geopende flessen op het einde bestaat altijd en wordt nog groter als je met meerdere togen werkt. Beslis op tijd om een toog af te sluiten. Welke je wanneer sluit, wordt vooraf bepaald. Uiteindelijk neemt de toogverantwoordelijke de beslissing.
    • Ook de opmaak van een drankenstock voor en na het evenement is belangrijk. Tel altijd de volle flessen en vaten, nooit het leeggoed. Zo kan je zien of de drankverkoop ongeveer overeenstemt met de drankbonnenverkoop. Reken erop dat bij een evenement al vlug 6 tot 7% van de bonnen niet ingeleverd worden.

Verkopen en voorzien van eten

Als je jaarlijks eenmalig eten wil verkopen, moet je dat niet melden bij het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen. In de praktijk wordt er meestal beroep gedaan op een cateraar of foodtrucks. Die moeten uiteraard wettelijk in orde zijn.

Zelfs als je enkel eten voorziet voor je medewerkers, neem je best volgende eenvoudige regels in acht:

  • Koel het eten altijd voldoende, zeker tijdens warme zomers.
  • Plaats nooit gasflessen in een lokaal.
  • Als je wil frituren, zorg dan dat je een blusdeken bij de hand hebt.
  • Voorzie een EHBO-koffer op de plaats waar het eten wordt bereid. Bij brandwonden koel je best niet rechtstreeks op de wonde, maar er vlak naast.
  • Als je werkt met elektrische vuurtjes en ovens, check dan steeds op voorhand of de stroomkring voldoende zwaar is. Een evenement waar voortdurend de stroom uitvalt, is echt niet plezant. Een elektrische inductiekookplaat met meerdere warmtezones  is de beste keuze. Ze werkt snel, precies en energiezuinig.

Vestiaire

Met een betaalde vestiaire kun je voorkomen dat mensen achteraf zonder jas naar huis moeten. Als ze de vestiaire verplicht moeten gebruiken, kunnen ze bovendien veel moeilijker allerlei dingen mee naar binnen te smokkelen. Bezoekers die bij relletjes betrokken zijn, zullen ook minder snel het hazenpad kiezen als ze eerst hun jas nog moeten afhalen. Een vestiaire blijft best open en bewaakt tot alle bezoekers de zaal of het terrein verlaten hebben.

  • Beeld Nikki Lucy