Sponsoring

Meestal steunt de sponsor je met een geldsom, maar je kan ook kiezen voor sponsoring in natura.

Wat houdt een sponsoring in natura precies in? Voor de sponsor is het minder risicovol dan een financiële sponsoring, maar met wat creativiteit kan jouw organisatie hier enorm veel aan hebben.

Enkele voorbeelden:

• Een lokale drankenhandel die stoelen en tafels schenkt.
• Een verhuurfirma die gratis transport regelt.
• Een drukker die je affiches en flyers gratis drukt.
• …

Voor je sponsors begint te zoeken, maak je best een sponsordossier op om jouw evenement op een positieve en duidelijke manier voor te stellen aan potentiële sponsors. In zo’n sponsordossier geef je een korte voorstelling of omschrijving van jouw evenement. Onderstaand stappenplan helpt je op weg.

Sponsors komen niet uit de lucht gevallen en al zeker niet als je in het wilde weg bedrijven begint te contacteren. Je kan best doelgericht zoeken naar de sponsor die bij jou past. 

Nadat je een sponsor hebt overtuigd om jouw evenement te steunen, maak je in tweevoud een sponsorcontract op, een overeenkomst tussen de sponsor en de organisator. In dat contract neem je best volgende zaken op:

• De gegevens van beide partijen
• Het evenement en de datum waarop het contract van toepassing is
• De prestatie van de sponsor
• De prestatie van de gesponsorde
• Sancties voor als een van de partijen het nalaat een of meer van haar verplichtingen na te komen
• De handtekeningen van beide partijen

Dat hangt ervan af.

• Een feitelijke vereniging moet geen factuur opmaken, maar wel voor een ontvangstbewijs zorgen.
• Een vzw die sponsoring ontvangt, moet wel een factuur opmaken.
  • Als je vzw niet btw-plichtig is, vermeld je dat op de factuur: “Het jeugdwerk geniet vrijstelling van btw op goederen en diensten. (Artikel 44, paragraaf 2 van het btw-wetboek)”
  • Als je vzw wel btw-plichtig is, reken je ook btw aan.

Sponsoring wordt steeds gezien als een commerciële activiteit. Jij maakt namelijk reclame voor een commerciële firma. Hou de bedragen die je ontvangt daarom binnen de perken. Als je te veel structurele inkomsten verwerft via sponsoring, zou je vzw wel eens (gemengd) btw-plichtig kunnen worden. Als het gaat over kleine sponsorbedragen, valt men daar zelden over.

Een vzw betaalt normaal geen “gewone” belasting op winst, zoals een bedrijf dat wel doet. In plaats daarvan valt een vzw onder een ander belastingstelsel, de rechtspersonenbelasting. Onder dat stelsel wordt het geld dat je als vzw ontvangt via sponsoring niet belast.

Dat betekent concreet: als een bedrijf jouw evenement sponsort met bijvoorbeeld 500 euro, moet je vzw daar zelf geen belasting op betalen.

Er is wel een voorwaarde: dat werkt alleen zolang sponsoring een bijkomstige inkomstenbron blijft, dus zolang het niet je hoofdactiviteit wordt. Haal je heel veel van je inkomsten uit sponsoring, dan kan de fiscus oordelen dat je eigenlijk als een bedrijf bezig bent. In dat geval verhuis je naar een ander belastingstelsel (de vennootschapsbelasting), en dan wordt je sponsorgeld wél belast.

Voor handelaars en bedrijven is sponsoring interessant, omdat het fiscaal aftrekbaar is. Dit wil zeggen dat een bedrijf dat geld uitgeeft om zijn zaak te promoten, dit mag aftrekken van zijn belastingen.

Hoeveel het bedrijf mag aftrekken, hangt af van wat het terugkrijgt:

• Sponsoring in ruil voor publiciteit/reclame is 100% aftrekbaar (aftrekbare professionele kosten).
• Sponsoring in ruil voor tickets enzovoort is 50% aftrekbaar (aftrekbaarheid zogenaamde representatiekosten: representatiekosten zijn kosten om relaties te ontvangen, zoals eten of drank aanbieden ).

Kort gezegd: hoe meer een sponsor iets terugkrijgt dat op reclame lijkt, hoe voordeliger het voor hem is. Daarom is het slim om in je sponsorcontract duidelijk te maken wat de sponsor precies krijgt in ruil voor zijn steun. (Als de organisator een vzw is, komt daar ook een factuur bij.)

Soms sponsort een bedrijf je niet met geld, maar met goederen of diensten. Denk aan gratis drank, materiaal dat je mag gebruiken, of gratis transport. Dat heet sponsoring in natura. Ook dan speelt btw een rol, al is het wat anders dan bij een sponsoring in geld.

Is de waarde van wat je gratis krijgt minder dan 50 euro (zonder btw)? Dan is er niets extra’s nodig. Het bedrijf mag de btw op die aankoop gewoon recupereren, zonder dat jullie daar iets voor moeten regelen.

Is de waarde hoger dan 50 euro? Dan moeten jullie allebei een factuur opmaken. Het bedrijf maakt een factuur voor de goederen of diensten die het aan jou gaf. Jouw organisatie maakt een factuur voor de reclame die jullie in ruil maakten, bijvoorbeeld een vermelding op je affiches of sociale media. Alleen zo kan het bedrijf de btw op zijn geschenk recupereren.

Als je nog twijfelt is het best om je verder te informeren over de precieze regelgeving.

Een goede sponsor wil je niet alleen tijdens je evenement in de kijker zetten, maar ook achteraf bedanken. Zo bouw je een relatie op die ook bij een volgende editie loont.

Vermeld de sponsor op affiches, flyers, T-shirts, polsbandjes, sociale media of andere communicatiemiddelen die je gebruikt om je evenement te promoten. Dat doe je door het logo van de sponsor toe te voegen, of met een kort bedankwoordje, bijvoorbeeld onderaan een post op sociale media of op een flyer.

Krijgt de sponsor nog iets anders behalve reclame? Je kan de sponsor ook bedanken door hen enkele extra’s te geven:

• VIP-toegang
• Drankbonnetjes
• Een bedankingsavond na afloop