Pers
in
Je hebt weken werk gestoken in je evenement. Zonde als niemand het ziet, toch? Met een beetje persaandacht bereik je mensen die je via je eigen mediakanalen nooit zou bereiken. En het mooie is: het hoeft je geen geld te kosten. De gemakkelijkste manier om in de media te komen, is een persbericht sturen.
Waarom is het belangrijk om je evenement in de pers te krijgen?
Persaandacht brengt je evenement bij een groep mensen die je zelf niet bereikt met affiches of sociale media. Een artikel in de krant geeft je ook geloofwaardigheid: mensen vertrouwen nieuws sneller dan reclame. En staat je evenement al eens in de krant? Dan is dat een sterk argument als je later op zoek gaat naar subsidies (geld dat je krijgt van de overheid voor jouw evenement) of nieuwe partners.
Wat is een persbericht?
Een persbericht is een communicatiemiddel om nieuws (in dit geval over jouw evenement) onder de aandacht te brengen. Het is een bericht dat je als organisator of als persverantwoordelijke binnen je team schrijft over jouw evenement, dat je vervolgens verstuurd naar een krant of ander soort nieuwskanaal. Vooraleer je een persbericht schrijft, is het best om een persplan op te stellen.
Hoe moet je een persplan opstellen?
-
1
Wat is het doel van je persplan?
Begin met je doel zo scherp mogelijk te formuleren. Wil je vooral bezoekers trekken? Of gaat het je om bekendheid, ook na afloop?
-
2
Timing: wanneer stuur je je persbericht?
Je doel bepaalt wanneer je in actie komt.
- Wil je reclame maken of bezoekers trekken? Dan verschijn je best in de pers vóór het evenement. Stuur je bericht zeker twee weken op voorhand.
- Wil je vooral bekender worden of uitpakken met het succes van je evenement? Dan is een persbericht achteraf minstens zo belangrijk. Je doet dit best zo snel mogelijk na afloop van je evenement.
Je kan je persbericht al vooraf voorbereiden, maar maak er wel geen standaardtekst van: je verhaal moet eruit springen.
Op de dag zelf houd je best rekening met dit:
- Vermijd je persbericht te sturen op spitsmomenten zoals maandagochtend.
- Stuur je persbericht tussen 10 en 12 uur, dan draaien de nieuwsredacties op volle toeren.
-
3
Wie is je doelgroep?
Je doelgroep bepaalt welk kanaal en welke toon je kiest en waar je persbericht verschijnt. Jongeren uit je eigen omgeving bereik je vooral met affiches, flyers en sociale media. Wil je een breder publiek? Dan is een artikel in de (lokale) krant ideaal.
-
4
Wat is je boodschap?
Nieuws vertrekt bijna altijd vanuit mensen, niet vanuit organisaties. Betrek dus je vrijwilligers en bezoekers bij je verhaal. Vraag je af: wat maakt mijn evenement bijzonder, en waarom zou een journalist dat interessant vinden?
Een paar vuistregels:
- Een korte beschrijving van je evenement is niet genoeg, kranten of nieuwskanalen moeten zich aangesproken voelen door het verhaal dat je vertelt in jouw bericht.
- Een persbericht werkt alleen als je verhaal eruit springt: maak het zo interessant mogelijk. Zoek eventueel een link met de buurt van je evenement, dit maakt het een stuk interessanter voor een lokale krant om jouw bericht te delen.
- Kies maximaal drie dingen om op te focussen, liever nog minder.
-
5
Via welke mediakanalen bereik je je publiek?
Maak een lijst van alle mediakanalen die je kan bedenken: kranten, magazines, populaire blogs, radiozenders, tv… Kies daarna degene die het meest nuttig is voor jou. Wees kieskeurig tot je er nog maar enkele overhoudt.
Let op de deadlines:
Een krant of regionaal nieuwskanaal kan je nieuws de volgende dag al brengen. Een weekblad moet je veel eerder contacteren.
Heb je een persverantwoordelijke nodig voor je evenement?
Wijs tijdens de voorbereiding van je evenement iemand in je team aan die de communicatie met de pers opvolgt. Handig, ook als er iets misloopt en je snel en duidelijk moet reageren. Deze persoon:
- weet precies wat wel en niet naar buiten mag;
- kan goed persberichten schrijven;
- houdt een lijst bij met contacten van journalisten;
- durft journalisten zelf te bellen of mailen.
Deze persoon is meestal ook het eerste aanspreekpunt als een journalist contact opneemt. Je kan deze taak natuurlijk over meerdere mensen verdelen.
Hoe schrijf je een goed persbericht?
Tips voor een goed persbericht
Hoe en naar wie stuur je een persbericht?
Zoek eerst de juiste persoon. Elk kanaal of krant heeft journalisten die zich bezig houden met een bepaald thema of regio. Ga na wie bij een krant, radiozender of blog het meest waarschijnlijk over jouw evenement zou schrijven. Vaak vind je die naam en dat e-mailadres terug op de website van de krant of nieuwsdienst (bij een gelijkaardig artikel als auteur of in het team/contacten lijstje).
Vind je geen naam? Bel gerust naar de algemene redactie en vraag naar wie je het beste kan mailen. Dat werkt beter dan blind naar een info@-adres sturen: daar verdwijnt je bericht al snel tussen tientallen andere mails.
Stuur je persbericht als gewone e-mail, niet als bijlage. Zet je titel in het onderwerp van de mail, plak de tekst van je persbericht in het bericht zelf en voeg je foto’s als bijlage toe. Zo kan een journalist alles in één keer lezen, zonder eerst iets te moeten openen.
Bouw een contactenlijstje op. Kreeg je ooit al eens aandacht van een journalist? Bewaar dat contact. Bij een volgend evenement mail je gewoon opnieuw, en dat werkt vaak beter dan elke keer weer bij nul beginnen.
Hoe moet je een journalist ontvangen en sta je hen te woord?
- Maak duidelijke afspraken over het tijdstip en hoe de journalist jouw aanspreekpunt vindt.
- Geef een telefoonnummer mee, zodat de journalist je kan bereiken als plannen veranderen.
- Bepaal vooraf welke boodschap je wil meegeven. Wat wil je graag in de krant lezen, en vooral: wat niet? Beperk je tot één hoofdboodschap en maximaal twee kleinere.
- Vertel nooit dingen die niet kloppen.
- Maakt de journalist foto’s? Denk vooraf na over welk beeld interessant kan zijn voor het artikel.