ikorganiseer.beOrganiserenOpenlucht en tent

Openlucht en tent

in

Locatie

Bij de organisatie van een evenement in een tent of in openlucht komt er heel wat meer kijken dan wanneer je enkel een zaal zou huren.

Gerelateerd:

Wat zijn de verschillen tussen een activiteit in een tent of een in openlucht?

Om een publieke activiteit in een tent op een privéterrein te organiseren, heb je nooit de toestemming nodig van de burgemeester. Dat zou indruisen tegen het grondwettelijk recht van vrijheid van vergaderen, waar fuiven en concerten onder vallen. Voor een openluchtactiviteit heb je wel toestemming nodig, omdat die zichtbaar is voor anderen.

Wettelijk is er meestal wel de meldingsplicht (zie in het gemeentelijk politiereglement) voor grote activiteiten in het kader van veiligheid. Zo kan je tijdig afspraken maken met de veiligheidsdiensten (politie, brandweer …)

Merk ook op dat je bij een muziekevenement wel steeds de toestemming nodig hebt van het College Burgemeester en Schepenen om luider te gaan dan 85 dB(A), gemeten over vijftien minuten.

Bij een activiteit in openlucht is een verzekering objectieve brand & ontploffing verplicht. Dat geldt niet voor een tent.

Het tarief van de billijke vergoeding wordt voor een tent op dezelfde manier berekend als voor openlucht. Je betaalt dus minder voor een tent dan voor een zaal met dezelfde oppervlakte.

In een volledig gesloten tent, met vier gesloten wanden, geldt een totaal rookverbod en moet je voldoende en goed zichtbare verbodsstickers aanbrengen. Als je dat niet doet of andere regels in de  rookwetgeving, riskeer je boetes tot 1200 euro.

Waarop moet je bijzonder letten als je een evenement in een tent of openlucht organiseert?

  • Geluidsvergunning

    Een aanvraag voor een uitzondering op de geluidsnormen is steeds noodzakelijk.

    Als de muziekactiviteit plaatsvindt in de omgeving van stiltebehoevende instellingen of zones (bejaardenhuizen, ziekenhuizen, natuurreservaten), kan het College van Burgemeester en Schepenen eventueel beperkende maatregelen opleggen of de activiteit zelfs verbieden.

  • Brandweercontrole

    Voorafgaandelijke zijn een controle door de brandweer en een veiligheidsoverleg noodzakelijk. Het gaat dan niet enkel over uitgangen, gebruik van gasflessen of brandbare materialen, maar ook over de toegankelijkheid van het terrein voor brandweervoertuigen.

  • Verzekeringen

    Je moet eerst en vooral nagaan of de activiteit gedekt wordt door jouw gewone verenigingspolis. Een tent plaatsen houdt extra risico’s in, want die tent kan wegwaaien en schade toebrengen in de buurt. Ben je er zeker van dat je polis burgerlijke aansprakelijkheid ook de tent dekt? En eventuele schade aan de tent zelf? Een polis alle risico’s kan in dit geval nuttig zijn.

    Bij de organisatie van een openluchtfuif is er ook een polis objectieve brand en ontploffing nodig. Sommige grote organisatoren sluiten ook een (dure) ‘slecht weer’-polis af. Dat kan een onderdeel zijn van een evenementenpolis of een Weatherday-polis. 

  • Logistiek

    Houd er rekening mee dat er bij een evenement in openlucht of tent veel meer komt kijken op het gebied van logistiek. Het spreekt voor zich dat je alles zelf moet (laten) voorzien: koelkasten, tapinstallaties, dansvloer, (stromend) water, sanitair, elektriciteit, tenten, podium, licht- en geluidsinstallatie …

  • Drankenleverancier

    Als je activiteit plaatsvindt op een perceel dat bij een zaal hoort, is het mogelijk dat je verplicht drank moet afnemen via de zaaluitbater. Mogelijk beperkt dat ook het drankenassortiment dat je kan schenken.

  • Water bij heet weer

    Voor zomerse evenementen die overdag plaatsvinden hou je er best rekening mee dat vele bezoekers onvoldoende voorbereid zijn om urenlang in de zon te zitten. Zonnebrand en uitdrogingsverschijnselen kunnen dan het gevolg zijn. Alcoholgebruik verhoogt het risico alleen maar. Voorzie tijdens hete dagen voldoende drinkwaterkraantjes en zonnecrème bij de EHBO-post. Vooral op het moment dat de zon het hoogst staat (tot 16 uur), zijn acties belangrijk. Wat je beter niet doet, is de bezoekers natspuiten. Natte stoffen hebben vaak geen beschermende werking meer.

  • Ecologische impact

    Een evenement organiseren heeft steeds een ecologische impact. Bij een evenement in een tent of in openlucht is die impact nog groter. Besteed daar dan ook zeker voldoende aandacht aan. Ga waar mogelijk voor de duurzame opties.

  • Beeld Nikki Lucy