Lokale ondersteuning
in
Je hebt als lokale overheid tal van mogelijkheden om de organisatoren en de lokale evenementen in jouw stad of gemeente te ondersteunen. De ondersteuning kan verschillende vormen aannemen en is het best een combinatie van verschillende ondersteuningsmogelijkheden.
Inhoudelijke ondersteuning
Nog meer dan met materiaal of geld kan een gemeente iets betekenen voor haar organisatoren met informatie en inhoud. Idealiter heeft een gemeente daarvoor een uniek evenementenloket.
Een uitstekend instrument om organisatoren inhoudelijk te ondersteunen, is een lokaal evenementendraaiboek. Verwerk in het draaiboek handige tips, maar zorg vooral voor lokale info, zoals een overzicht van de beschikbare zalen in de gemeente en de regels die in het gemeentelijk politiereglement rond evenementen zijn opgenomen.
Materiële ondersteuning
Als gemeente kan je investeren in een uitleendienst waar organisatoren terecht kunnen om een aantal zaken te ontlenen die ze nodig hebben voor hun evenement. Dat materiaal is bij voorkeur door de gemeente zelf verzekerd. De meeste gemeenten vragen voor de ontleende materialen een kleine huurprijs of een waarborg. In het ideale scenario kan de organisator voor informatie over het ontlenen en voor reservatie terecht bij het evenementenloket in de gemeente.
We denken aan volgende materialen:
- podiumelementen
- dansvloeren (voor fuiven en bals in openlucht of een tent)
- audiovisueel materiaal (versterker, luidsprekers, cd-spelers …)
- feestverlichting, spots …
- nadarafsluiting en/of hekkens
- universele drankbonnenstand
- brandvertragende doeken
- brandveilig inkledingsmateriaal
- herbruikbare bekers
- pictogrammen (voor evenementen en bals in tenten, maar ook handig wanneer die in de gehuurde zaal niet voorzien zijn)
- noodverlichting
- preventiebanners of -pictogrammen
- fuifboxen met onder meer walkietalkies, fluohesjes, EHBO-kit, stempels met blacklightherkenning, herkenbare reflectorbandjes voor de parking, zaklampen, valsgelddetectie …
Financiële ondersteuning
De lokale overheid kan initiatieven nemen om organisatoren financieel te ondersteunen, zodat evenementen organiseren aantrekkelijker wordt. Zo ontstaan er meer ontspanningsmogelijkheden voor jongeren in de gemeente. Bovendien hoeven evenementen dan niet te draaien op enkel de drankverkoop en worden ze zo laagdrempeliger.
Promotionele ondersteuning
De gemeente zorgt mee voor promotie van het evenement via:
- haar website;
- haar sociale media (voor jongerenevenementen kan dat ook via de sociale media van de jeugdraad en/of jeugddienst);
- gemeentelijke aanplakzuilen;
- gemeentelijk infoblad of krantje;
- het ter beschikking stellen (en plaatsen) van borden of panelen.