Interne communicatie
in
Wanneer je een evenement organiseert, werk je samen met verschillende mensen. Dat kunnen medewerkers zijn, maar ook vrijwilligers. Duidelijk communiceren met hen is essentieel om je evenement tot een succes te maken. Maak dus zeker werk van je interne communicatie.
Wat betekent interne communicatie tijdens een evenement?
Interne communicatie is alles wat je deelt met de mensen die met jou het evenement organiseren, zoals medewerkers en vrijwilligers. Denk aan taakinformatie, afspraken, beleidsbeslissingen en motiverende boodschappen. Het is belangrijk om duidelijk te communiceren naar de buitenwereld, maar minstens zo belangrijk om te communiceren met je medewerkers of vrijwilligers. Een slechte interne communicatie kan ervoor zorgen dat je evenement minder vlot verloopt.
Waarom is interne communicatie belangrijk?
De mensen die meewerken aan je evenement zijn eigenlijk de vertegenwoordigers van je evenement. Als zij enthousiast zijn en weten waar jullie voor staan, zullen ze dat ook uitstralen naar het publiek.
Zorg er daarom voor dat je vrijwilligers en medewerkers goed op de hoogte zijn. Heb je belangrijk nieuws? Vertel het eerst aan je team voordat je het met het grote publiek deelt. Zo voelen je medewerkers zich betrokken en weten ze meteen wat er speelt.
Wil je iets belangrijks aankondigen op social media? Vraag je team dan om het bericht te liken, te delen of er iets over te posten. Zo help je samen om het evenement extra zichtbaar te maken.
Goede communicatie is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat alles vlot verloopt. Iedereen moet weten wat er van hen verwacht wordt en waar ze terechtkunnen met vragen.
Je kan hiervoor heel eenvoudig tools gebruiken die iedereen kent. Denk bijvoorbeeld aan:
- een gedeelde online map met het draaiboek, de planning en de roosters;
- een WhatsApp-groep voor belangrijke updates;
- een aparte WhatsApp-groep voor vrijwilligers;
- een korte briefing voor de start van het evenement.
Zo blijft iedereen mee, weet iedereen wat er moet gebeuren en kan je samen zorgen voor een geslaagd evenement!
Let op:
Een WhatsApp- of andere chatgroep kan handig zijn om snel iets af te spreken. Maak wel duidelijke afspraken over het gebruik ervan. Deel alleen informatie die relevant is voor de groep en spreek af dat iedereen respectvol met elkaar omgaat. Een chatgroep is er om samen te werken en elkaar te helpen, niet om elkaar af te breken of alleen maar negatieve berichten te delen.
Welke vier types interne communicatie zijn er?
Welke tools gebruik je best voor interne communicatie?
Dat hangt af van je boodschap. Voor documenten deel je best via Google Drive, OneDrive of Dropbox. Voor afspraken werk je met Google Agenda of Doodle. Voor snelle interactie grijp je naar WhatsApp of een e-mail.
Hoe communiceer je best met vrijwilligers?
Als je met vrijwilligers werkt, is het belangrijk dat iedereen weet wat er verwacht wordt én zich gehoord en gerespecteerd voelt.
- Wees duidelijk: Leg afspraken en verwachtingen eenvoudig en concreet uit. Zo weet iedereen waar hij of zij aan toe is en voorkom je misverstanden.
- Toon interesse: Spreek vrijwilligers persoonlijk aan, luister naar hun ideeën en toon dat je hun inzet waardeert. Je hoeft niet altijd formeel te zijn: een open en vriendelijke communicatie werkt vaak het best.
- Geef en vraag feedback: Vraag regelmatig hoe vrijwilligers de samenwerking ervaren. Wat loopt goed? Wat kan beter? Sta ook zelf open voor feedback.
Wat doe je als een vrijwilliger stopt?
Wanneer een medewerker of vrijwilliger zijn engagement stopzet, zorg dan voor een waardig afscheid. Pols naar de reden van hun vertrek en voer een helder exitgesprek. Zo vergroot je de kans dat je vrijwilliger met een goed gevoel terugkijkt op jullie tijd samen.
Hoe bedank je je vrijwilligers?
Vergeet niet om je vrijwilligers af en toe te bedanken voor hun inzet!
Laat weten hoe blij je met hen bent door een berichtje te sturen, een feestje te organiseren, hen in de kijker zetten op sociale media of hen kansen geven om bij te leren.
Trakteer je vrijwilligers
Als je budget het toelaat kan je na afloop van je evenement ook een traktatie voorzien. Dit is zeker geen verplichting, maar zo geef je je vrijwilligers en medewerkers het gevoel dat hun inzet gewaardeerd wordt en is de kans groter dat je vaker op hen kan rekenen.
